Bygge- og Teknikudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 10. november 2004

 

 

Sager til beslutning

 

3.      Analyse af udviklingsmuligheder i Rådgivende In geniører & Arkitekter

 

BTU 489/2004  J.nr. 800.0001/04

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller grundet omstændighederne, at Bygge- og Teknikudvalget anbefaler Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen

at afvikle RIA

at anmode Bygge og Teknikforvaltningen om i samarbejde med Økonomiforvaltningen at tilrettelægge processen omkring afvikling af RIA under hensyn til, at der i videst muligt omfang tilbydes medarbejderne anden beskæftigelse i Københavns Kommune, samt søge afviklingsomkostningerne nedbragt mest muligt gennem relevant genanvendelse af lokaler, maskiner m.m.

at Bygge- og Teknikudvalget bidrager til finansieringen af afviklingen via et forventet mindreforbrug i 2004

at tage stilling til hvordan Københavns Kommune samlet finansierer afviklingen af RIA

 

 

RESUME

RIA blev dannet i forbindelse med Borgerrepræsentationens beslutning 19. marts 1998 om Bygge- og Teknikforvaltningens fremtidige overordnede struktur. Baggrunden herfor var et ønske om at udvikle og omdanne kommunens rådgivende funktion indenfor ingeniør og arkitektvirksomhed til en indtægtsdækket virksomhed, der skulle fungere på markedsvilkår. RIA blev til ved en samling af Københavns Kommunes Rådgivende Ingeniørkontor og den halvdel af det daværende Stadsarkitektens Direktorat, der udførte rådgivningsopgaver.

 

Den 25. november 1998 godkendte Bygge- og Teknikudvalget den første virksomhedskontrakt for RIA.

 

Der var allerede i RIAs første år fokus på virksomhedens eksistensbetingelser. Dette indebar, at Bygge- og Teknikudvalget den 8. november 2000 godkendte, at forvaltningen indledte forhandlinger med Carl Bro A/S om dannelse af et fælles aktieselskab med henblik på senere frasalg af RIA. Hensigten hermed var at styrke RIA forretningsmæssigt og derved sikre virksomheden for fremtiden. RIAs ledelse og medarbejdere var i denne periode gennem en vanskelig tid, hvor stor usikkerhed og utryghed prægede virksomheden.

 

Maj 2001 afslutter forvaltningens administrerende direktør forhandlingerne uden resultat, da det blev vurderet at Carl Bros forventninger til RIAs markedsværdi var urealistisk lav.

 

Herefter søgte RIAs direktør de oprindelige intentioner med RIA som kontraktstyret virksomhed gennemført, som de var beskrevet i den virksomhedskontrakt, der var indgået mellem RIAs ledelse og Bygge og Teknikforvaltningens ledelse og godkendt af Bygge- og Teknikudvalget. Gennem 2001 og 2002 arbejdede RIAs ledelse med at få virksomheden til at fungere og genoprette motivation og tro på RIA som arbejdsplads hos ledelse og medarbejdere. En proces, der ikke har været uden vanskeligheder.

 

RIA leverede i 2001 og 2002 et årsresultat på henholdsvis et underskud på 3,2 mio. kr. og et overskud på 16 tkr. September 2003 varslede RIAs ledelse, at der var problemer med omsætningen og at der dermed kunne opstå problemer med årsresultatet i 2003. RIAs ledelse vurderede, at de opståede problemer kunne imødegås ved en omgående kapacitetstilpasning af virksomheden. Ledelsen iværksatte denne ved en personalereduktion, der samlet betød at RIA reducerede antallet af medarbejdere med 13 årsværk.

 

På denne måde lykkedes det RIAs ledelse at imødegå den vigende omsætning og et budgetmæssigt underskud i 2003. Således at RIA kom ud af 2003 med et beskedent overskud på 7 tkr. Allerede i forbindelse med budgetopfølgningen i april 2004 varsler RIAs ledelse imidlertid nye problemer med omsætningen. RIAs forventninger til omsætningen i 2004 svarer ikke til den opgavemængde der indløber. RIAs ledelse vurderer, at såfremt den vigende omsætning fortsætter vil RIA komme ud med et underskud på mellem 6 og 7 mio. kr. i 2004. Ledelsen vurderer det ikke muligt – som i 2003 – at kapacitetstilpasse virksomheden på samme måde som i 2003.

 

Bygge- og Teknikudvalget orienteres om udviklingen i RIA forud for budgetopfølgningen og i forbindelse med sagens behandling på mødet den 5. maj 2004 orienterede forvaltningens ledelse udvalget om, at der iværksættes en ekstern analyse af RIAs situation og udviklingsmuligheder med henblik på at få taget en fremadrettet stilling til RIAs situation. Samtidig orienteres om at RIAs ledelse iværksætter en omgående indsats med henblik på at øge omsætningen og søge at begrænse et underskud. Dette sker bl.a. ved en møderække med de øvrige fagforvaltninger, hvor mulige opgaver til RIA drøftes og hvor forvaltningernes tilfredshed med RIAs opgaveløsning drøftes.

 

Rapport om RIAs fremtidige udviklingsmuligheder

Rambøll Management gennemfører derefter en analyse af RIAs fremtidige udviklingsmuligheder for Bygge- og Teknikforvaltningen. Analysen gennemføres i samarbejde med RIA, der leverer input og oplysninger og følges dels af en styregruppe med repræsentanter for forvaltningens og RIAs ledelse og dels af en følgegruppe, hvor også tillidsrepræsentanter for RIA deltager. Rapporten forelægges for Bygge og Teknikudvalget den 29. september 2004 og præsenteres for RIAs medarbejdere den 30. september 2004.

 

Rapporten beskriver fire mulige scenarier for RIAs fremtidige udvikling:

 

Scenario 1: Fortsat optimering af RIA

Scenario 2: Strategisk turn around

Scenario 3: Lukning
Scenario 4: Salg af RIA

 

Rapporten tegner et billede af en virksomhed der – om end den har gennemgået en række effektiviseringstiltag og rummer en række styrker – på afgørende områder er nødlidende. Projektstyring, salg, kundetilfredshed, omsætning pr medarbejder er væsentlige virksomhedsparametre ved ledelse og drift af en rådgivningsvirksomhed. På disse afgørende felter vurderer Rambøll Management at RIA har betydelige vanskeligheder.

 

Vurdering af omsætningsmuligheder fremover

I forbindelse med stillingtagen til valg af den fremtidige udvikling af RIA er det vigtigt at bedømme mulighederne for fremtidig omsætning for virksomheden. Analysen afdækker en overordentlig stor følsomhed for blot marginale udsving i omsætningsniveauet for RIA i de to scenarier, hvor RIA fortsætter med henholdsvis mindre og større forandringer. Således vil et fald på blot 2-3 % af den forudsatte omsætning i turn around scenariet indebære, at den forudsatte positive økonomisk udvikling vender og bliver negativ. Omvendt vurderes RIA kunne levere fornuftige resultater, såfremt der kan opnås en omsætning ud over det forudsatte.

 

RIAs omsætning er og vil i givet fald fremover primært skulle baseres på opgaver fra Københavns Kommune forvaltninger. Virksomheden RIA giver kun mening og kan i øvrigt kun opretholdes som en kommunal virksomhed, såfremt den helt overvejende del af omsætningen stammer fra behov i Københavns Kommune jf. kommunalfuldmagtens bestemmelser. Det er derfor afgørende, at få vurderet om der fortsat er et behov for en rådgivende ingeniør og arkitektvirksomhed indenfor Københavns Kommune. Det er samtidig afgørende, at få vurderet RIAs situation i lyset af den øvrige udvikling der sker i Københavns Kommune og de dispositioner der allerede er truffet af Borgerrepræsentationen.

 

Københavns Borgerrepræsentation har den 14. december 2003 truffet beslutning om at oprette en ejendomsenhed, der har til formål at forestå langt den overvejende del af ejendomsadministration og vedligeholdelse af Københavns Kommunes bygninger. Bag denne beslutning ligger et ønske om at effektivisere området. Forudsætningerne for etablering af Ejendomsenheden og realiseringen af effektiviseringspotentialet er, at Ejendomsenheden kan tilrettelægge opgavernes udførelse efter forretningsmæssigt optimale principper og sikre den til enhver tid optimale økonomi gennem udbud af såvel rådgiveropgaver som udførelse af vedligeholdelse og byggearbejder.

 

Det er samtidig en forudsætning, at der sker en vis overførsel af medarbejdere der i dag er ansat i fagforvaltningerne til at forestå deres bygge- og vedligeholdelsesopgaver til Ejendomsenheden. Dette gælder imidlertid ikke RIA, idet der i forbindelse med dannelsen af Ejendomsenheden har været en forudsætning om at benyttelsen af RIA skulle foregå som i dag, dvs. at Ejendomsenheden – tidligere forvaltningerne – udbyder ydelserne og RIA leverer dem i det omfang de er konkurrencedygtige. Bygge og Teknikforvaltningen har gennem forløbet omkring dannelsen af Ejendomsenheden gjort opmærksom på, at der kan udestå et betydeligt problem omkring blandt andet RIA. Tilsvarende har Bygge og Teknikudvalget i forbindelse med forvaltningshøringen af oplægget om dannelse af Ejendomsenheden gjort eksplicit opmærksom herpå.

 

De konstaterede problemstillinger i RIA aktualiserer en stillingtagen til hvordan Københavns Kommune ønsker at håndtere RIA fremover.

Med henblik på at afdække behovet for en rådgivende arkitekt- og ingeniørenhed RIA i Københavns Kommune har Bygge og Teknikforvaltningen drøftet behov og ønsker med Økonomiforvaltningen, forvaltningsdirektørerne og direktøren for Ejendomsenheden.

Kultur- og Fritidsforvaltningen og ledelsen af den kommende ejendomsenhed tilkendegiver:

·        At den opgave Ejendomsenheden skal løse af Borgerrepræsentationen er forudsat løst på forretningsmæssige vilkår, hvilket er forudsætningen for realiseringen af de effektiviseringspotentialer, der er forudsat indhøstet gennem Ejendomsenhedens virke.

·        At Ejendomsenheden i forlængelse heraf ikke har behov for at opbygge interne rådgiverfunktioner indenfor arkitekt og ingeniørområdet

·        At Ejendomsenheden vil købe ydelser, hvor de er mest konkurrencemæssige, hvilket forudsættes afgjort gennem udbud

·        At Ejendomsenheden vil vælge at anvende RIA, forudsat RIA viser sig at kunne leve op til forudsætningen om at være konkurrencemæssige gennem udbud.

·        At Ejendomsenheden først træder i kraft pr 1. januar 2006 og derfor ikke kan iværksætte hverken opgaver eller udbud før dette tidspunkt.

 

Samtlige forvaltningsdirektører tilkendegiver: < /p>

·        At der ikke fremover skønnes at være behov i fagforvaltningerne for et internt rådgivende arkitekt- og ingeniørvirksomhed i Københavns Kommune. Fagforvaltningernes rolle vil når Ejendomsenheden etableres fra 1.1. 2006 ændres betydeligt.

·        At de kompetencer, der skønnes at blive behov for, allerede i vidt omfang findes i fagforvaltningerne

·        At eventuelle behov for at supplere disse kompetencer forventes at ske gennem rekruttering eller indhentning af rådgivningsbistand gennem udbud. Opmærksomheden henledes på at dette forudsættes at skulle ske i meget begrænset omfang.

·        At fagforvaltningerne i forbindelse med en eventuel afvikling af RIA vil foretage en konkret vurdering af, i hvilket omfang der er behov for og vil kunne tilbydes beskæftigelse af medarbejdere fra RIA.

Bygge og Teknikforvaltningen har i forlængelse af Bygge- og Teknikudvalgets beslutning den 29. september 2004 sendt analysen af RIAs fremtidsmuligheder til høring i SU systemet. Der foreligger udtalelser fra ASU i RIA af 21. oktober 2004. Og fra Medarbejdersiden i HSU den 29. oktober 2004. Endelig har en gruppe af medarbejdere i RIA sendt HSU et indlæg om rapporten og situationen i RIA.

 

Af udtalelserne fra ASU fremgår det, at analysen vurderes som et godt grundlag for stillingtagen. ASU finder dog, at RIAs situation vurderes for negativt og stiller i denne forbindelse spørgsmålstegn ved at der tages udgangspunkt i år 2004 i scenarieberegningerne. Endelig finder ASU det misvisende, at der sammenlignes med en stor privat rådgivervirksomhed. ASU peger på et turn around som foretrukken model. Gruppen af medarbejdere der har indsendt HSU et indlæg peger ligeledes på turn around scenariet og præsenterer et oplæg til en ændret organisering af RIA. Endelig peger B-siden i HSU på en fortsat effektivisering med elementer fra turn around scenariet, samt at RIA organisatorisk bør være placeret i tilknytning til Ejendomsenheden. Samtlige udtalelser er vedlagt denne indstilling som bilag.

 

Bygge- og Teknikforvaltningen har indhentet udtalelse fra Rambøll vedrørende de to punkter ASU rejser omkring rapportens forudsætninger. Rambøll kommenterer disse og konkluderer, at der ikke er belæg for at ændre rapportens konklusioner. Udtalelsen fra Rambøll vedlægges ligeledes som bilag.

 

Bygge og Teknikforvaltningen har noteret sig synspunkterne fra SU systemet og har stor forståelse for både medarbejdernes ønsker og den bekymring, der udtrykkes. Bygge og Teknikforvaltningen må imidlertid konstatere, at der ikke synes at være en situation, der giver mulighed for at imødekomme medarbejdernes synspunkter.

Med tilkendegivelserne fra de øvrige forvaltninger må Bygge- og Teknikforvaltningen konstatere, at vilkårene for et RIA i Københavns Kommune fremover i bedste fald er forbundet med meget stor usikkerhed og i værste fald ikke eksisterer.

 

Fagforvaltninger, såvel som Ejendomsenheden kan som det fremgår ikke forventes at anvende RIA med mindre RIA er fuldt konkurrencedygtig. Som det fremgår af Rambøll Managements rapport er dette på afgørende punkter ikke tilfældet i dag og vil forudsætte en betydelig omstilling af virksomheden, der kræver investeringer i størrelsen 17 mio. kr. og en omstillingsperiode på ca. 3 år.

Som det også fremgår af Rambøll Managements analyse vil en – endog marginal – usikkerhed på omsætningsniveauet for RIA betyde, at de positive udviklingsmuligheder ændres radikalt med udsigt til et fortløbende betydeligt negativt resultat for Københavns Kommune.

 

Set i det lys må Bygge og Teknikforvaltningen konstatere, at det ikke er lykkedes at udvikle RIA til en indtægtsdækket virksomhed, der vil kunne fortsætte på et sundt forretningsmæssigt grundlag. På denne baggrund ser Bygge og Teknikforvaltningen sig nødsaget til at fraråde en fortsættelsesstrategi for RIA. Københavns Kommune må i forlængelse heraf tage konsekvensen og afvikle virksomheden RIA med de personalemæssige og økonomiske konsekvenser dette indebærer.

 

Afviklingen af RIA anbefales at ske hurtigst muligt, men under den forudsætning at der tilrettelægges en proces, der sikrer, at medarbejderne i RIA i muligt omfang tilbydes anden beskæftigelse i Københavns Kommune, således at de nødvendige kompetencer fastholdes i Københavns Kommune. Samt at øvrige medarbejdere tilbydes genplaceringsrådgivning med henblik på at hjælpe medarbejderne videre i arbejdslivet. Forud for en endelig stillingtagen til afvikling af RIA skal der gennemføres en række procedurer omkring høring af arbejdsmarkedsråd mv. Dette forudsættes gennemført i et samarbejde mellem Bygge- og Teknikforvaltningen og personaleafdelingen i Økonomiforvaltningen.

 

SAGSBESKRIVELSE

Se resume.

 

Økonomi

Belyses i rapporten fra Rambøll management, hvor det skønnes, at en afvikling af RIA medfører engangsudgifter på 45-50 mio. kr. og at en fortsættelse af RIA med årlige underskud på 6-7 mio. kr. årligt vil medføre en negati v nutidsværdi på godt 83 mio. kr.

En afvikling af RIA vil indebære en ekstraordinær omkostning i størrelsesordenen 45-50 mio. kr. Afviklingsomkostningerne forudsættes i givet fald finansieret efter indstilling fra Økonomiudvalget til Borgerrepræsentationen. Det skal dog oplyses, at Bygge- og Teknikforvaltningen i oktober budgetopfølgningen vurderer, at der for Bygge- og Teknikudvalgets centrale driftsområde i 2004 forventes et disponibelt driftsresultat på ca. 17 mio. kr. Bygge- og Teknikudvalget er indstillet på at anvende dette til medfinansiering af afviklingsomkostningerne.

 

Miljøvurdering

-

Høring

Rapporten har været i høring i SU-systemet.

Bygge- og Teknikforvaltningens administrerende direktør har orienteret samtlige forvaltningers direktører om rapporten og diskuteret mulighederne for en fortsættelse af RIA.

 

BILAG VEDLAGT

Bilag 1 – Rapporten fra Rambøll Management "Analyse af RIAs udviklingsmulig
 heder" er udleveret på Bygge- og Teknikudvalgets møde d. 29. september
 2004.

Bilag 2 – Høringssvar fra RIAs samarbejdsudvalg 21. oktober 2004.

Bilag 3 – Indlæg fra en gruppe af medarbejdere i RIA til HSU 19. oktober 2004.

Bilag 4 – Høringssvar fra B-siden i Bygge- og Teknikforvaltningens HSU 29. oktober
 2004

Bilag 5 – Bemærkning til høringssvar fra SU ved RIA – Notat fra Rambøll 26. okto-
 ber 2004.

 

 

Mette Lis Andersen