"Handlingsplan for fremtidig økonomistyring i KTK" fra KPMG Consulting

8. "Handlingsplan for fremtidig økonomistyring i KTK" fra KPMG Consulting

BTU 406/2003 J.nr. 700.0001/03

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller,

Efter KTK's store ikke ventede budgetunderskud for 2002 har der været gennemført en række undersøgelser, hvor der i flere omgange peges på behov for forbedringer i økonomistyringen. Bygge- og Teknikforvaltningen og KTK har med baggrund i dette bedt KPMG gennemgå økonomistyringen i KTK og udarbejde en handlingsplan for forbedring af denne.

Den fremlagte rapport, der blev omdelt på mødet d. 27. august, er resultatet af KPMG's arbejde og indeholder konkrete handlingsplaner, der dels er rettet mod det korte sigt, hvor opgaven er tilvejebringelse af et så kvalificeret bud på årsregnskabet for 2003 som muligt, og dels er rettet mod det lidt længere sigt, hvor formålet er en permanent forbedring af den økonomiske styring i KTK.

KTK har efter modtagelse af rapporten igangsat en række initiativer, hvilket der kort redegøres for i det følgende. Det skal i denne forbindelse nævnes, at udover det her omtalte arbejde med KPMG er PLS/Rambøll , i forlængelse af Bygge- og Teknikudvalgets beslutning d. 13. august 2003, i gang med en præcisering af det effektiviseringsscenarium de beskrev i deres første rapport. PLS/Rambøll's arbejde afsluttes ultimo 2003.

Med baggrund i de tidligere udarbejde rapporter fra juni 2003 (Intern rapport fra KTK, Bygge- og Teknikforvaltningen og Økonomiforvaltningen, Revisionsdirektoratets rapport og PLS/Rambølls rapport), og en række interviews, undersøgelser m.v. har KPMG fremlagt en handlingsplan for genopretning og forbedring af økonomistyringen i KTK. Rapporten blev omdelt til udvalget i mødet den 27. august 2003. Forslagene retter sig dels mod det korte sigt, hvor der er et umiddelbart behov for genopretning af basale bogføringsrutiner, og dels mod det lange sigt, hvor formålet er organisatorisk styrkelse af økonomi- og administrationsfunktion samt implementering af forretningsgange og rutiner, der sikrer en løbende og kvalificeret økonomistyring.

Opretning af bogføringsrutiner
I det følgende præsenteres kort de primære tiltag, der er anbefalet af KPMG med henblik på øjeblikkelig genopretning af basale bogføringsrutiner og etablering af grundlaget for en acceptabel fremtidig økonomistyring. Såfremt der er iværksat tiltag er disse tilsvarende anført.

Udvikling af økonomistyringen
En del af arbejdet på det korte sigt danner grundlaget for en permanent forbedret økonomistyring i KTK, men er samtidigt en analyse, der skal danne baggrund for en detailplanlægning af det videre arbejder. Der er derfor ikke detaljeret redegjort for detaljerne omkring iværksatte initiativer, da de i al væsentlighed udgøres af de ovenfor anførte tiltag.

Som aktiviteter, der anbefales for en permanent forbedret økonomistyring er der følgende forslag:

• Systemer
• Reemplementering af Time-/sagsmodul
• Fastlægge principper og værktøjer til styring af større entrepricer
• Vurdere om økonomisystemet understøtter KTK's fremtidige behov
• Etablering af snitflade til kommunens kommende lønsystem (1. maj 2004)
• Budgetopfølgning og perioderegnskaber
• Revurdering af indhold og format i regnskabsrapporteringen
• Beskrivelse af budgetprocessen
• Beskrivelse af forecast (kalkule)-processen
• Systematisk afstemning af beholdningskonti
• Etablering af regnskabspraksis der følger Årsregnskabsloven
• Forvaltningens tilsyn og opgaver
• Fastlæggelse af fremtidig controllingprocedure
• Fastlæggelse af indhold, omfang og frekvens i rapporteringen fra KTK
• Entydig opgørelse af nettoindtjeningskravet.

Det skal i relation til det sidste forslag om opgørelse af nettoindtjeningskravet oplyses, at punktet er en del af budgetforliget for 2004-07, og er foreløbig reduceret med 11,3 mio. kr. En yderligere tilpasning afventer PLS/Rambølls arbejde med effektivisering af KTK. Dette arbejde forventes afsluttet ultimo 2003.

Der er indgået aftale med assistance fra KPMG frem til aflæggelse af regnskabsprognose medio oktober. Dette arbejde holdes inden for en ramme på 400 tkr. der afholdes indenfor Bygge- og Teknikforvaltningens ramme. Hertil kommer ressourcer organiseret internt i KTK.

Mette Lis Andersen