Bygge- og Teknikudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 9. november 2005

 

 

Sager til beslutning

 

2.      Proceseffektivitet og serviceniveau i Byggeri & Bolig

 

BTU 599/2005  J.nr. 430.0004/05

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget tager til efterretning,

at Byggeri & Bolig iværksætter en implementering af projekt om forbedring af proceseffektivitet og fastholdelse af serviceniveau i byggesagsbehandlingen ved hjælp af planlægnings- og effektiviseringsmetoden Lean Administration. Udgiften til projektet finansieres indenfor Byggeri & Boligs 2005 budget på konto 6.51.1.

 

 

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

at der til Byggeri & Bolig i 2006 og 2007 ansættes yderligere 7 personer til dækning af en øget aktivitet på kommunens byggesagsbehandling. Udgiften på 6 mill. fordelt med 3 mill. i 2006 og 3 mill. i 2007 dækkes af tillægsbevilling til Byggeri & Bolig fkt. 6.51.1 og finansieres af et inter nt lån til BTU. Endelig stillingtagen til finansiering og lånets tilbagebetaling sker i forbindelse med behandling af overførselssagen i foråret 2006, hvor der kan anvises dækning på eventuelle merindtægter/mindreudgifter i regnskab 2005.

at personalesituationen genvurderes i efteråret 2006, hvor de øvrige afdelinger i Byggeri & Bolig er inddraget i vurderingen.

 

 

RESUME

Byggeri & Bolig har siden 1990 gennem rationalisering/udvikling af organisationen og efteruddannelse af personalet kunnet opfylde de fastsatte servicemål på alle væsentlige dele af byggesagsområdet samtidig med, at der er sket en gradvis personalereduktion med i alt 20 % af medarbejderstaben som følge af de årlige budgetbesparelser ol.

Med et byggeri i København i stadig vækst og i konsekvens heraf et stigende antal byggesager har det i de seneste år imidlertid været vanskeligere og vanskeligere at imødekomme de årlige besparelseskrav og samtidig fastholde servicemålene for området. I dag må der konstateres en væsentlig ubalance mellem ressourcer og antallet af byggesager – ikke mindst store komplekse sager – der skal behandles.

Denne ubalance er løbende søgt reduceret. Senest i 2004 indgik Byggeri & Bolig i samarbejde med Økonomiforvaltningen og konsulentfirmaet Valcon i et pilotprojekt om at finde nye måder at imødegå den voksende arbejdsbyrde med udgangspunkt i behandlingen af sager på Byggesagsafdelingens daglige byggemøder (visitation og færdigbehandling af ukomplicerede sager).

Der blev i pilotprojektet gjort brug af planlægnings- og effektiviseringsmetoden Lean Administration, der er en anerkendt metode udviklet i den japanske bilindustri og som i øjeblikket blandt andet anvendes med succes i den danske sundhedssektor. Pilotprojektet resulterede i en produktivitetsforøgelse, der umiddelbart gjorde metoden interessant set i relation til Byggeri & Boligs øvrige arbejdsopgaver.

Valcon har for Bygge- og Teknikforvaltningen i 2005 forestået en forundersøgelse i Byggeri & Bolig med henblik på en foreløbig vurdering af den nuværende balance mellem arbejdsopgaverne med byggesagsbehandlingen og de til rådighed værende ressourcer samt det mulige effektiviseringspotentiale ved anvendelsen af Lean-principperne for den samlede byggesagsbehandling.

Valcon vurderer, at der samlet set er et potentiale for produktionsstigning på 20 % i 2006 i de sagsbehandlende afdelinger.

Produktivitetsforøgelsen skal ske ved at forbedre proceseffektiviteten og serviceniveauet i alle byggesagsproducerende afdelinger ved at indføre og opbygge kompetencer hos ledelse og medarbejdere i Lean-principper og hertil relevante værktøjer. Produktivitetsforøgelsen skal gennemføres samtidig med, at serviceniveauet forbedres og medarbejdertilfredsheden fastholdes.

Valcon konkluderer,

·      at såfremt der ikke gøres noget i forhold til den samlede produktivitet, vil ressource- og rekrutteringsbehovet være markant og akut i størrelsesordenen plus 20 medarbejdere.

·      at såfremt det lykkes at hjemtage de forventede gevinster vil rekrutteringsbehovet være reduceret til ca. 7 medarbejdere ultimo 2006.

·      at den øjeblikkelige ressourcesituation ikke er tilstrækkelig til at løfte den nuværende opgavemængde, hvorfor det anbefales at ansætte de 7 medarbejdere nu.

Alt andet lige betyder en øget produktion flere indtægter i form af gebyrer. Det anses for afgørende for at opretholde det serviceniveau på byggesagsområdet, som har været en af parametrene i udviklingen af København gennem de senere år, at en nødvendig del af disse midler stilles til rådighed for en løsning af de forøgede opgaver.

Byggeri & Bolig har med undersøgelsen haft fokus på byggesagsbehandlingen, men forudsætter, at projektet også skal omfatte en vurdering af potentialet ved anvendelse af Lean-principperne i Grønne Gårde og Stadskonduktørembedet. Dette med henblik på i givet fald at implementere et LEAN – projekt i disse afdelinger efterfølgende.

Det findes derfor hensigtsmæssigt, at der i efteråret 2006 - efter implementering af Lean-projektet i Byggesagsafdelingen og efter vurdering af et muligt effektiviseringspotentiale i Stadskonduktørembedet og Grønne Gårde - evalueres på det samlede ressourcebehov på længere sigt. Når dette ligger klart, skal der tages stilling til det fremtidige personalebehov i Byggeri & Bolig som helhed, ligesom personalebehovet fremover skal følges i sammenhæng med udviklingen i den konkrete opgavemængde. En opgave, som Lean-analysen giver de rette værktøjer til.

Bygge- og Teknikforvaltningen vil her udover opsamle og anvende projektets resultater i tilrettelæggelsen af forestående udvikling af den nye Teknik- og Miljøforvaltning.

Udgifterne til konsulentbistand i forbindelse med implementering af projektet afholdes over Byggeri & Boligs driftsbudget i 2005.

De nødvendige ekstra medarbejdere kan ikke finansieres indenfor det nuværende budget, da de afledte merindtægter fra byggesagsgebyrerne er disponeret i forbindelse med de indgåede budgetforlig. Derfor søges midlerne som et internt lån til Byggeri & Bolig fkt. 6.51.1 finansieret fra kommunens kasse. Den endelige finansiering og tilbagebetalingen af det interne lån forudsættes der taget stilling til i forbindelse med overførselssagen fra 2005 til 2006, da der dermed kan peges på finansiering via eventuelle merindtægter/mindreudgifter i 2005 i Byggeri & Bolig alternativt finansiering af kommunekassen.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Udviklingen 1990 - 2005

Byggeri & Boligs væsentligste driftsudgift er lønmidler. Derfor er de årlige krav om budgetnedskæringer gennem tiden primært realiseret ved justeringer i personaleudviklingen.

 

I perioden 1990-2001 blev der således foretaget en reel reduktion i det samlede antal medarbejdere på mere end 20 %, samtidig med at der gennem hele perioden kunne konstateres en vækst i Byggeri & Boligs hovedproduktion – byggesagsbehandlingen.

 

Uanset en væsentlig reduktion i antallet af medarbejdere over en længere periode med stigende antal byggesager, har Byggeri & Bolig løbende søgt at bevare et uændret serviceniveau. Dette kunne i en årrække gennemføres, bl.a. ved successiv øget udnyttelse af IT-hjælpeværktøjer (elektronisk måleudstyr, journal- og sagsstyringssystemer, pc-arbejdspladser og elektronisk netværk), samt ved udnyttelse af fordelene ved fysisk samling af Stadskonduktørembedet og Grønne Gårde med Byggesagsafdelingen på Ottiliavej.

Endvidere blev der i perioden gennemført en organisationsændring i Byggesagsafdelingen, hvor 7 byggesagsbehandlende afdelinger blev sammenlagt til 2, og specielt byggemødebehandlingen blev effektiviseret. Herudover gennemgik de 4 bygningsinspektorater en etapevis om- og sammenlægning til 2 bygningsinspektorater. Der blev desuden løbende foretaget en lang række justeringer og omlægninger af arbejdsrutiner med henblik på at effektivisere og minimere ressourceanvendelsen samt med henblik på varetagelse af nye eller voksende opgaver, hvortil "budgetmæssig dækning" ikke var anvist.

På nogle sagsområder var det nødvendigt at fravælge dele af den kommunale indsats ud fra prioritetsvurderinger, men det er Byggeri & Boligs opfattelse, at langt størsteparten af de gennemførte ændringer, organisatoriske som funktionsmæssige, er sket med fuld respekt for og uden større negativ effekt på det kommunale serviceniveau.

I de senere år (2002-05) har antallet af byggesager været fortsat stigende samtidig med at der i stigende grad har været efterspurgt rådgivning gennem personlige, telefoniske og elektroniske henvendelser.

Sammensætningen af de behandlede ansøgninger er også ændret i retning af flere komplicerede og flere store – og dermed flere ressourcetunge – byggesager, og det sidste år har vist en kraftigt øget byggeaktivitet specielt på boligområdet.

Antallet af verserende sager og de til rådighed værende ressourcer må nu konstateres i betænkelig grad at være ude af balance med deraf følgende risiko for en væsentlig negativ indflydelse på såvel serviceniveau som produktionsmål.

Situationen i dag

Byggemødebehandlingen

Byggemødet er et centralt koncept i byggesagsbehandlingen, hvor byggesagerne enten direkte behandles færdigt eller visiteres videre til samarbejdspartnere eller afdelinger i Byggeri & Bolig. Grundlæggende er strategien for byggemødet, at jo flere sager, der kan færdigbehandles med det samme, des bedre tid bliver der til de større og tungere sager.

Mængden af byggesager har sammenligneligt været målt gennem tilgang til det daglige visitations- og byggemøde over en lang årrække.

Antallet af sager på Byggemødet er de seneste 10 år steget med mere end 60 % (fra 8.227 i 1995 til 13.673 i 2004). Ser man således på historikken generelt, har antallet af byggesager - store som små - været jævnt stigende over flere år, og det bliver allerede af den grund stadigt sværere at følge trit med reducerede ressourcer.

Byggeri & Bolig har løbende forsøgt at imødegå den voksende arbejdsbyrde ved at justere på byggemødeformen. Senest i 2004 indgik Byggeri & Bolig i et pilotprojekt i samarbejde med Økonomiforvaltningen og konsulentfi rmaet Valcon om at finde nye måder at imødegå den voksende arbejdsbyrde med udgangspunkt i behandlingen af sager på byggemødet. I projektet er gennem anvendelse af Lean-principper tilstræbt en effektivitetsforbedring bl.a. ved en forbedring af sagernes fysiske flow gennem Byggemødet fra ansøgningen modtages, til afgørelsen afsendes. Der er hermed skabt et bedre forståelsesmæssigt overblik og helhedssyn over sagerne for de enkelte sagsbehandlere i processen, og der er ved hjælp af en større synlighed skabt et forbedret styringsmæssigt overblik over produktionen på Byggemødet.

 I dag færdigbehandles således et større antal sager i byggemødesystemet end før, herunder også sager af større sværhedsgrad. Prisen herfor har samlet set været en noget større ressourceanvendelse på Byggemødet, og dette betyder, at der er færre ressourcer i afdelingerne til at håndtere den stigende mængde komplekse og store sager.

Komplekse / større byggesager

Tendenserne til flere komplicerede byggesager blev iagttaget i 2001/2002, og søgt imødegået bl.a. gennem prioritering af indsatsområder. Det har imidlertid ikke afværget, at antallet af komplekse sager, der må visiteres videre, fortsat har været stigende.

Udviklingen er nemmest at følge ved at iagttage sagsbeholdninger og tilgang af nye sager til Arkitektafdelingen. Det kan her konstateres, at den gennemsnitlige sagsbeholdning (ikke færdigekspederede sager) fra et niveau på 150-200 sager for tre år siden nu er steget til et niveau på 400-500 sager. Antallet af sager visiteret til Arkitektafdelingen er samtidig steget med 50 % (fra godt 200 til 300 sager/mdr.)

En væsentlig forskel i sammensætningen af byggesagerne er konstateret i antallet af store sager, hvor ressourceforbruget i den enkelte sag er mere omfattende.

I 2001 blev der afsluttet 40 byggerier, hvor de samlede byggeomkostninger pr. byggesag var omkring eller mere end 10 millioner, mens der i 2004 var 90 byggerier i denne kategori. Antallet af "store" byggerier er således mere end fordoblet over en 3-årig periode.

Byggeri & Bolig er meget fokuseret på målsætningerne om at byggesagsbehandlingen gennemføres som en proces, der er forudsigelig i relation til tidsforløb og som sker i dialog med de byggende. Dette er specielt i relation til de store byggesager vanskeligt at opretholde ved mangel på ressourcer.

For yderligere at effektivisere og optimere byggesagsbehandlingen har Byggeri & Bolig efter foran omtalte pilotprojekts afslutning selv arbejdet videre med Lean-principperne i de mere komplekse byggesager.

Konceptet består i en typologisering af de mere komplekse sager i såkaldte produktfamilier, der er defineret ud fra sagernes kompleksitet og dermed de kompetencer, der skal til for at løse sagerne. En etableret "produktfamilie" er f.eks. byggesager i relation til nybyggerier i lokalplanbelagte områder, hvilket blandt andet skal ses som et forsøg på at være proaktive over for udviklingen med flere store boligbyggerier.

En inddragelse af Lean-principperne på de mere komplekse byggesager forventes at medføre en betydelig effektivisering, da flow, synlighed og helhedssyn samt systematisk opfølgning på proces og produkt på sigt vil sikre et bedre styringsmæssigt overblik også over denne del af produktionen, samt sikre, at de rigtige ressourcer og kompetencer er til stede på det rigtige tidspunkt, således at dobbeltarbejde og tilbageløb formindskes.

Typologiseringen i produktfamilier er også et led i den strategiske kompetenceudvikling, der skal understøtte generationsskiftet i Byggeri & Bolig.

Andre sagstyper

Byggeri & Bolig oplever – i lighed med resten af landets kommuner – en tendens med et stigende antal ressourcekrævende klagesager. Det er forvaltningens opfattelse, at Københavns kommune ikke er belastet i det omfang det ifølge dagspressen er tilfældet i mange andre kommuner, men alligevel mærkbart på grund af de i forvejen knappe ressourcer. Denne relativt begrænsede ressourceanvendelse på denne opgave kan givet delvist tilskrives den indsats der – ikke mindst via KundeCenter – gøres i relation til dialogen med borgerne. KundeCenter, der hvert år betjener ca. 17.000 kunder, har således hidtil været en højt prioriteret funktion i Byggeri & Bolig, hvor borgerne til enhver tid kan komme direkte ind fra gaden og få råd og assistance.

KundeCenter har tilknyttet en tilkaldefunktion, hvor kunderne kan få professionel hjælp af en jurist, ingeniør eller arkitekt. Generelt har karakteren af kunderådgivningen ændret sig fra (færre) simple forespørgsler om formalia til mere konkret rådgivning, hvilket medfører større ressourceforbrug for de medarbejdere, der har tilkaldevagt.

Samtidig er der en stigning i antallet af henvendelser via telefon og e-mail, og besvarelse af disse trækker på de ressourcer, der bliver brugt på Byggemødet og til kundebetjening. Byggeri & Bolig er i øjeblikket ved at registrere og analysere disse henvendelser med henblik på at finde en service- og ressourcemæssigt hensigtsmæssig måde at håndtere dem på.

Hertil kommer, at det stigende ressourcetræk i forbindelse med udviklingstiltag (kommunikation, personaleudvikling, IT-udvikling og virksomhedsudvikling generelt), også i stort omfang tages ud af ressourcerne til byggesagsbehandlingen.

Generationsskiftet

En yderligere problemstilling i forhold til ressourcebehovet i Byggeri & Bolig består i, at en række rutinerede medarbejdere vil forlade forvaltningen som følge af pensionering, uden at der er mulighed for at ansætte nye i samme omfang, da Byggeri & Bolig som øvrige grene af Københavns Kommune skal anvise et årligt omstillingsbidrag. Udover den direkte ressourceforringelse fjernes grundlaget for en strategisk kompetenceudvikling, der kan medvirke til et forsvarligt generationsskifte i Byggesagsafdelingen.

Et højt fagligt niveau er en hjørnesten i byggesagsbehandlingen, og det igangværende generationsskifte vil i væsentlig grad blive vanskeliggjort, hvis muligheden for at nye medarbejdere kan trække på erfaring fra de rutinerede fjernes.

Lean-projektet

Som foran beskrevet har Byggeri & Bolig fortsat ønsker om at udnytte de muligheder for effektivisering, der kan medvirke til en bedre balance mellem Byggeri & Boligs ressourcer og arbejdsopgaver.

I den sammenhæng er der med hjælp fra konsulentfirmaet Valcon i 2005 – i en foranalyse – set på mulighederne for ved brug af Lean-produktionsprincipper, at afdække de effektiviseringsmuligheder, der kunne bidrage til bedre balance mellem ressourcer og arbejdsopgaver i byggesagsbehandlingen.

Byggeri & Bolig har med undersøgelsen haft fokus på byggesagsbehandlingen, men forudsætter, at projektet også vil omfatte en vurdering af potentialet ved anvendelse af Lean-principperne i Grønne Gårde og Stadskonduktørembedet.

Lean-metoden er valgt, fordi produktionsprincipperne ikke er fremmede for den måde, Byggeri & Bolig hidtil, med gunstige resultater, har arbejdet med effektivisering og rationalisering på. Herudover kender Byggeri & Bolig metoden fra det ovenfor omtalte pilotprojekt, der blev gennemført i 2004 i samarbejde med Økonomiforvaltningen, hvor man med gode resultater afprøvede relevante Lean-principper på byggemødebehandlingen af de ukomplicerede sager.

I foranalysen konstateres, at den stadigt stigende tilgang af byggesager, herunder stigningen af komplicerede og ressourcekrævende sager, samt den stigende efterspørgsel på rådgivning gennem personlige, telefoniske og elektroniske henvendelser nu giver anledning til en forøget ophobning af verserende byggesager.

Denne ophobning af sager medfører en forringelse af serviceniveauet i forbindelse med stigende sagsbehandlingstider og en forringelse af produktiviteten i forbindelse med tidsforbrug til behandling af rykkere, ekspedition af hastesager og eftersøgning af sager i systemet.

Specielt sagsbehandlingstiderne er vigtige servicemål. Sammenholdes antallet af tungere sager der visiteres til Arkitektafdelingen med den gennemsnitlige beholdning af uekspederede sager i Arkitektafdelingen, kan der konstateres en gennemsnitlig halvering af omsætningshastigheden i de seneste år sammenholdt med perioden før 2001/2002. Dette svarer til en fordobling af ekspeditionstiden i Arkitektafdelingen fra ca. 10 dage til ca. 20 dage.

Det er derfor indledningsvis nødvendigt at nedbringe antallet af verserende sager i systemet til et acceptabelt niveau.

Pilotprojektet i 2004 om byggemødebehandlingen realiserede efter Valcons vurdering en produktivitetsforøgelse i størrelsesordenen 45 % for de ukomplicerede sager isoleret.

De ukomplicerede sager udgør ca. 15 % af ressourceforbruget i de sagsbehandlende afdelinger i Byggesagsafdelingen.

Det estimeres, at øvrige sager udgør 45 % af det samlede tidsforbrug i de sagsbehandlende afdelinger, og med udgangspunkt i foranalysen vurderer Valcon, at der kan hjemtages mindst samme effekt på produktivitetsudvikling som i det afgrænsede pilotprojekt.

Valcon vurderer dermed, at der samlet set er et potentiale for produktionsstigning på 20 % i 2006 i de sagsbehandlende afdelinger.

Produktivitetsforøgelsen skal ske ved at forbedre proceseffektiviteten og serviceniveauet i alle byggesagsproducerende afdelinger ved at indføre og opbygge kompetencer hos ledelse og medarbejdere i Lean-principper og hertil relevante værktøjer. Produktivitetsforøgelsen skal gennemføres samtidig med, at serviceniveauet forbedres og medarbejdertilfredsheden fastholdes.

Konklusion på foranalysen

Det konkluderes på foranalysen,

·      at såfremt der ikke gøres noget i forhold til den samlede produktivitet, vil ressource- og rekrutteringsbehovet være markant og akut i størrelsesordenen plus 20 medarbejdere.

·      at såfremt det lykkes at hjemtage de forventede gevinster, er rekrutteringsbehovet væsentligt reduceret over tid. Samlet set vil der, under forudsætning om den forventede naturlige afgang, den vurderede produktivitetsstigning samt en øget sagsmængde, være et udækket ressourcebehov på ca. 7 medarbejdere ultimo 2006.

·      at den øjeblikkelige ressourcesituation ikke er tilstrækkelig til at løfte den nuværende opgavemængde. Dermed er det relevant at tilføre ressourcer, der kan sikre den fortsatte opgaveløsning og projektbelastningen frem til, at effekterne af projektet realiseres.

Det er foranalysens anbefaling, at de estimerede 7 medarbejdere, der er nødvendige for at sikre den nødvendige kapacitet i Byggesagsafdelingen efter implementeringen af Lean-principperne, ansættes umiddelbart. Rekrutteringen nu skal sikre ressourcer til sagsproduktionen, ressourcer til projektgennemførelsen, ressourcer til øvrige udviklingsopgaver samt et glidende generationsskifte i Byggesagsafdelingen.

Økonomi

Udgifterne til konsulentbistand i forbindelse med implementering af projektet afholdes over Byggeri & Boligs driftsbudget i 2005.

De nødvendige ekstra medarbejdere kan ikke finansieres indenfor det nuværende budget, da de afledte merindtægter fra byggesagsgebyrerne er disponeret i forbindelse med de indgåede budgetforlig. Derfor søges midlerne som et internt lån til Byggeri & Bolig fkt. 6.51.1 finansieret fra kommunens kasse.

Det er Bygge- og Teknikforvaltningen klare opfattelse, at en aktivitetsudvidelse som denne – der hænger snævert sammen med øgede indtægtsforventninger – burde dækkes af de afledte merindtægter jf. de grundlæggende forudsætninger om at byggesagsområdet er gebyrfinansieret og kommunens rammestyring på nettobevillinger. Da disse merindtægter er disponeret i forbindelse med budgetforligene for hhv. 2005 og 2006 kan Bygge- og Teknikforvaltningen ikke kan anvise dækning efter denne normale metode og da det er centralt for Bygge- og Teknikforvaltningen at projektet gennemføres, søges midlerne som et internt lån. Det er dog Bygge- og Teknikforvaltningen forudsætning, at der taget endelig stilling til finansiering og tilbagebetaling i forbindelse med overførselssagen fra 2005 til 2006, da der dermed kan peges på finansiering via eventuelle merindtægter/mindreudgifter i 2005 i Byggeri & Bolig alternativt finansiering af kommunekassen.

Når implementeringen af Lean-projektet i Byggesagsafdelingen er afsluttet, skal der vurderes et muligt effektiviseringspotentiale i Stadskonduktørembedet og Grønne Gårde. Når dette ligger klart, skal der tages stilling til det fremtidige personalebehov i Byggeri & Bolig som helhed, ligesom personalebehovet fremover løbende skal vurderes i forhold til udviklingen i den konkrete opgavemængde. En opgave, som Lean-analysen giver de rette værktøjer til.

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Bygge- og Teknikforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Høring

-

BILAG VEDLAGT

Bilag 1: Foranalyse af grundlaget for en omstillingsproces i Byggeri & Bolig

Bilag 2: Opgavebeskrivelse – Implementering af Lean Administration i Byggeri & Bolig, optimering af proceseffektivitet og serviceniveau

 

 

Ole Sperling