Bygge- og Teknikudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 8. december 2004

 

 

Sager til beslutning

 

1.      Aftale om intern revision i Bygge- og Teknikforvaltningen

 

BTU 588/2004  J.nr. 1100,0001/03

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller at Bygge- og Teknikudvalget godkender

aftalen mellem Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune og Bygge- og Teknikudvalget

at Bygge- og Teknikforvaltningen ansætter KPMG C.Jespersen som intern revisor for Kommune Teknik København

at udgifterne til den interne revisor afholdes af Bygge- og Teknikforvaltningen af forvaltningspuljen. 

 

Bygge- og Teknikforvaltningen anbefaler, at Bygge- og Teknikudvalget tager den udarbejdede revisionsinstruks til efterretning

 

RESUME

Som del af vedtagelsen af effektiviseringsplanen (BR 152/2004) for Kommune Teknik København (KTK) blev det vedtaget, at KTK fremover skal revideres af en ekstern revisor, således at revisionen fra Revisionsdirektoratet blev suppleret af et eksternt revisionsfirma. I denne forbindelse blev det fremført, at dette var en model der kunne overvejes for samtlige kontraktstyrede enheder under Bygge- og Teknikudvalget.

Med dette udgangspunkt havde Bygge- og Teknikforvaltningen en dialog med Revisionsdirektoratet om mulighederne og behovet for dette. Revisionsdirektoratets holdning til dette spørgsmål var, at de ifølge styrelsesloven skal have det overordnede revisionsmæssige ansvar i Københavns Kommune, et ansvar der dog godt kunne kombineres med en intern revision, men Revisionsdirektoratet fandt ikke sagligt belæg for dette.

Bygge- og Teknikforvaltningen aftalte med Revisionsdirektoratet, at en endelig afgørelse om revision i enheder udover KTK skulle afvente resultatet af et administrativt servicetjek, der var i gang i samtlige enheder i Bygge- og Teknikforvaltningen.

Resultatet af disse servicetjek foreligger nu, og med baggrund i drøftelserne med Revisionsdirektoratet og tilbagemeldingerne fra KPMG er den samlede vurdering, at der ikke er behov for antagelse af yderligere revision i de øvrige kontraktstyrede enheder.

Nærværende indstilling er derfor alene en redegørelse for den aftale der lægges op til mellem Revisionsdirektoratet, Bygge- og Teknikudvalget og KPMG C. Jespersen. Denne aftale er udarbejdet under henvisning til § 10 stk. 1 i Revisionsvedtægten for Københavns Kommune (BR 742/97) er der udarbejdet et udkast til aftale mellem Revisionsdirektoratet og Miljø- og forsyningsudvalget samt udkast til aftale mellem Bygge- og Teknikudvalget og KPMG C.Jespersen.

 

SAGSBESKRIVELSE

Antagelse af intern revision i KTK

Som del af vedtagelsen af effektiviseringsplanen (BR 152/2004) for Kommune Teknik København (KTK) blev det vedtaget, at KTK fremover skal revideres af en ekstern revisor som supplement til Revisionsdirektoratet. Baggrunden for dette var at KTK i den løbende drift anvender en række af elementerne fra den traditionelle Årsregnskabslovgivning – hvilket dog sker frivilligt – og at der reelt sker en bearbejdning af dette materiale for at kunne afrapportere efter de kommunale regnskabsprincipper. I denne proces er det centralt, at KTK får den bedst mulige støtte og vejledning samt at øvrige parter opnår størst mulig sikkerhed for at de præsenterede resultater er retvisende. Samlet er det vurderingen, at disse krav bedst imødekommes ved at antage en intern revision. En model der i øvrigt også er valgt i forbindelse med KE.

Det har tidligere været forventningen, at KTK skulle aflægge et fuldt regnskab efter Årsregnskabsloven (ÅRL). I forbindelse med aflæggelsen af regnskab 2003 blev det imidlertid klart, at det kun er de grundlæggende elementer i årsregnskabslovgivningen der forbedrede styringsgrundlaget i KTK. Det blev derfor – efter anbefaling fra KPMG C.Jespersen – aftalt, at KTK i deres daglige styring udelukkende skulle anvende disse elementer, mens specielle elementer som immaterielle anlægsaktiver ol. ikke finder anvendelse.  Dermed vil rapporteringen blive udarbejdet med udgangspunkt i årsrapporten fra regnskab 2003 aflagt d. 23. februar 2004. Som del af årsrapporteringen gennemgår KPMG "broen" mellem det grundlæggende årsregnskab og de kommunale regnskabsprincipper, således at der er vished om at posterne i KØR – der er de officielle regnskabstal – kan betragtes som fuldt beskrivende.

For at der er muligt for Bygge- og Teknikforvaltningen at antage KPMG som intern revisor i KTK skal flere aftaler være på plads. Dels skal Bygge- og Teknikudvalget aftale rammerne for revisionen med Revisionsdirektoratet (Bilag 1). Dernæst skal Bygge- og Teknikforvaltningen – på vegne af Bygge- og Teknikudvalget – aftale med KPMG at de varetager opgaven (bilag 2), og endelig skal der udarbejdes en revisionsinstruks til KPMG, der nærmere beskriver retningslinierne for KPMG's arbejde og afrapportering til Revisionsdirektoratet (bilag 3). Sammenhængen i dette er illustreret nedenfor.

Den samlede aftale er udarbejdet under henvisning til § 10 stk. 1 i Revisionsvedtægten for Københavns Kommune (BR 742/97).

$10 Direktoratet kan med Økonomiudvalget eller vedkommende stående ud-valg aftale, at en afdeling for intern revision bistår direktoratet med udførelsen af revisionsopgaver…

Oplægget indebærer med hensyn til rapportering:

at når en revisionsopgave er afsluttet, afgiver KPMG et revisionsprotokollat til direktionen i KTK samt til den administrerende direktør og økonomichefen i Bygge- og Teknikforvaltningen. Forhold og anbefalinger af mindre karakter gives alene til direktionen i KTK, men disse vil være omtalt i revisionsprotokollatet.

at KPMG efter afslutningen af revisionen af hvert regnskabsår afgiver en skriftlig beretning til Revisionsdirektoratet om den udførte revision og de konklusioner, der kan drages på grundlag af denne.

Øvrige kontraktenheder og myndighedsområderne

Det er i forbindelse med beslutningen om intern revision i KTK overvejet om samtlige kontraktenheder skulle omfattes af aftalen. Tilbagemeldingen i brev af. 29. april fra Revisionsdirektoratet var, at de ikke fandt at der var saglige argumenter der kunne begrunde dette, men at de ville tage Bygge- og Teknikforvaltningens ledelses ønske om forstærket revisionsindsats med i deres planlægning, og at emnet naturligt vil indgå på de løbende møder mellem Revisionsdirektoratet og Bygge- og Teknikforvaltningens ledelse.

Bygge- og Teknikforvaltningen aftalte med Revisionsdirektoratet, at en endelig afgørelse om intern revision i kontraktenhederne skulle afvente resultatet af et administrativt servicetjek, der var sat i gang i samtlige enheder i Bygge- og Teknikforvaltningen.

Resultatet af disse servicetjek foreligger nu. Resultaterne er udformet som interne arbejdspapirer til ledelsen af de lokale enheder. Der er i forhold til de enkelte enheder en række konkrete anbefalinger, men det samlede billede er, at ingen af anbefalingerne er af en karakter, der giver baggrund for at anbefale antagelse af en intern revision i øvrige af de kontraktstyrede enheder.

Servicetjekkene viser dog også, at der i det fremadrettede arbejde også skal være fokus på Bygge- og Teknikforvaltningens myndighedsområder. Således er opfordringen, at Bygge- og Teknikforvaltningens ledelse skal involvere sig aktivt i planlægningen af revisionsopgaverne, hvilket blandt andet skal sikre at der sker en koordination af Revisionsdirektoratets arbejde og Bygge- og Teknikforvaltningens eget arbejde. Bygge- og Teknikforvaltningen vil inddrage disse forhold i den løbende dialog med Revisionsdirektoratet. Det skal hertil nævnes, at der allerede er igangsat et projekt imellem Plan & Arkitektur og Revisionsdirektoratet omkring den økonomiske styring af området. Dette er en udløber af afstemningssagen.  Yderligere er der igangsat initiativer på myndighedsområderne, der skal sikre at organiseringen og kompetencerne til den økonomiske styring på myndighedsområderne understøtter at Bygge- og Teknikforvaltningen også fremadrettet kan levere en økonomisk styring, der lever op til forventningerne. Der er således ved at blive rekrutteret nye økonomichefer til to af myndighedsområder med en profil der afspejler de øjeblikkelige udfordringer.

 

Økonomi

Aftalen om intern revision med KPMG vil årligt koste 375 tkr. der anbefales finansieret fra forvaltningspuljen, da det er en opgave der reelt pålægges KTK. De 300 tkr. vil dække ordinær revision og 75 tkr. vil dække forvaltningsrevision. Yderligere opgaver, der aftales mellem KTK og KPMG betales af KTK.

 

Miljøvurdering

-

Høring

Aftalerne er udarbejdet i samarbejde med Revisionsdirektoratet.

 

BILAG VEDLAGT

Bilag 1 – Aftale om intern revision i KTK mellem Revisionsdirektoratet og Bygge- og Teknikudvalget.

Bilag 2 – Aftale mellem Bygge- og Teknikforvaltningen og KPMG C.Jespersen om den interne revision i KTK

Bilag 3 – Revisionsinstruks for KTK.

 

 

Mette Lis Andersen