Revisionsprotokollat nr. 7/2003 (Parkering København)
Revisionsprotokollat nr. 7/2003 (Parkering København)
Bygge- og Teknikudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 1. september 2004
Sager til beslutning
3. Revisionsprotokollat nr. 7/2003 (Parkering København)
BTU 405/2004 J.nr. 1430.0002/03
INDSTILLING
Bygge- og
Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget godkender
at de i denne indstilling anførte
bemærkninger sendes til Revisionsdirektoratet som høringssvar på
Årsrevisionsprotokollat nr. 7/2003 vedrørende Parkering København
De
t skal oplyses for
Bygge- og Teknikudvalget, at Revisionsdirektoratet deltager ved punktets
behandling i Bygge- og Teknikudvalget.
RESUME
Revisionsdirektoratet har foretaget en undersøgelse af økonomistyringen
i Parkering København. Formålet med undersøgelsen har været at analysere og
vurdere økonomistyringen, dvs. de 5 faser: Fastlæggelse af vision,
målsætninger, mål og resultatkrav, budgetlægningen af ressourceindsatsen på
aktivitetsområder, styringen i året løb, regnskabsaflæggelsen samt den
efterfølgende vurdering af målopfyldelse og evaluering.
Undersøgelsen viser generelt, at Parkering København har en
veltilrettelagt økonomistyring, men at der selvfølgelig er nogle punkter hvor
proces eller resultater kan forbedres. Disse punkter og forvaltningens
kommentarer fremgår af sagsbeskrivelsen. Besvarelsen fra forvaltningen er
kursiveret.
SAGSBESKRIVELSE
Parkering ·
København har med sin første virksomhedsplan udarbejdet i slutningen af 2002
med virkning fra 1. januar 2003 sat ind i forhold til de områder, vi på det tidspunkt
fandt mest vitale for at igangsætte en positiv udvikling af virksomheden. Med
virksomhedsplanen for 2004 er de igangsatte initiativer blevet justeret, og nye
områder er kommet til. Virksomhedsplanen for 2004 er i forbindelse med det nye
ledelsesgrundlag i Bygge- og Teknikforvaltningen blevet yderligere justeret med
udarbejdelsen af en plan for 2004-5. I denne plan sammenfletter Parkering ·
København egne mål, handlingsplaner og resultatkrav med de strategiske temaer,
Bygge- og Teknikforvaltningen som forvaltning ønsker at fokusere på. Parkering
· København opfatter denne plan som en overgangsplan, og den vil blive justeret
i løbet af efteråret med henblik på en virksomhedsplan gældende for 2005. Vi
har således mulighed for at indarbejde henstillinger og forslag fra såvel Revisionsdirektoratet
som de konsulenter, der i løbet af 2004 har foretaget analyser i Bygge- og
Teknikforvaltningen.
Parkering ·
København har taget Revisionsdirektoratets vurderinger til efterretning og vil
implementere direktoratets henstillinger og forslag i den daglige drift, idet
vi dog har følgende bemærkninger til de oplistede resultater af undersøgelsen.
Budgettets
målsætninger, mål og resultatkrav bør udbygges, så der tilgår det politiske
niveau yderligere relevante og operationelle oplysninger om forudsætninger,
aktiviteter og resultater.
Parkering ·
København er enig i Revisionsdirektoratets vurdering og følger Økonomiforvaltningens
arbejde med udarbejdelse af ny budgetmodel, hvor den endelige udformning
forventes fastlagt i forbindelse med indkaldelsescirkulæret for budget 2006. Vi
deltager endvidere aktivt i drøftelserne i Bygge- og Teknikforvaltningens
økonomistyregruppe vedr. forvaltningens initiativer på området. Konkret står
der i vores virksomhedsplan, at
"Budget og
Statistik afdækker inden 01.10.04 omkostningerne ved de enkelte aktiviteter i
Parkering · København.
Endvidere
udarbejdes inden 01.10.04 forslag til, hvordan Parkering · København opnår en
økonomistyring på højt niveau (4-5 jf. "Benchmarking af økonomistyringen i Københavns
Kommune" af 02.06.03)."
Parkering ·
København vil således ved udgangen af 2004 være klar til i forbindelse med
budgetarbejdet for 2006 at indgå i en ny budgetmodel.
Regnskabet
bør indeholde en mere udførlig opfølgning og rapportering herom.
Det er
Parkering · Københavns opfattelse, at vi med tabel 15 har fulgt op på de mål,
der er i budgettet. Tabel 14 skal ikke opfattes som en målopfølgning, men som
en oplysning om, hvordan udviklingen i Parkering · Københavns ydelser har
været.
Under
Revisionsdirektoratets vurdering i afsnit 44, er det således også målene, der
kritiseres frem for opfølgningen. Vi noterer os, at Revisionsdirektoratet har
bemærket, at målene er udformet anderledes i forslag til budget 2005. Indførelse af en ny budgetmodel jf. ovenfor
vil naturligt forårsage yderligere ændringer samt en opfølgning og rapportering,
der matcher den nye model.
Lønudgifter
til administration har udgjort en stadig stigende andel af de samlede
lønudgifter, mens lønudgifter til Parkeringskontrol og –service har udgjort en stadig
faldende andel. Revisionsdirektoratet foreslår, at der igangsættes et udredningsarbejde
af, om der er den rette ressourcemæssige balance mellem de administrative
funktioner og de praktiske driftsopgaver.
Parkering ·
København har i løbet af de to sidste år omorganiseret og effektiviseret
. Vi
har i den forbindelse nøje vurderet, hvor de personalemæssige ressourcer skulle
sættes ind. Effekten ses tydeligt af det høje antal udskrevne afgifter.
Desværre er det sådan, at et højt antal afgifter på trods af faldende
klageprocent forårsager flere klager og henvendelser i vores Kundeservice. Det
vil sige det medfører behov for ekstra indsats i administrationen.
Parkering ·
København finder det dog relevant at dykke endnu længere ned i materien for at
udnytte de personalemæssige ressourcer optimalt. Vi har i den forbindelse allerede
gennemført flere analyser, som kan understøtte det af Revisionsdirektoratet
foreslåede udredningsarbejde. Vi vil lade udredningsarbejdet indgå i
virksomhedsplanen for 2005, idet vi dog ikke påregner at gennemføre
tidsregistrering af den enkelte medarbejders arbejdsudførelse.
Antallet af
klagere, der får medhold, er fortsat relativt højt, men udviser en klar
nedadgående tendens. Der bør fastsættes flerårige mål for en reduktion af antallet
af klagere, der gives medhold.
Som nævnt i
afsnit 38 skyldes en væsentlig del af de eftergivne afgifter faktorer såsom, at
bilen er havareret, har foretaget af- og pålæsning, har licens til området (men
ikke placeret den synligt), at bilen er stjålet, billetautomaten defekt eller
skiltningen mangelfuld. Parkering · København arbejder aktivt på at minimere
disse faktorer og har f.eks. siden medio 2003 ført dialog med politiet om at
opnå adgang til registeret for stjålne biler, så vi i stedet for at pålægge
afgifter (som bagefter skal frafaldes), kan oplyse politiet om bilens
placering.
Med hensyn
til direkte fejlpålæggelse af afgifter har vi sat ind i forhold til P-vagternes
kvalifikationer. I virksomhedsplanen står:
"Der indføres
en årlig screening for alle p-vagter. Screeningen skal afdække hvilke evt.
områder inden for parkeringsret, som p-vagterne er tvivlende overfor. Evt.
tvivlområder danner grundlag for hvilke emner, efteruddannelsen retter fokus
mod. Resultatet af screeningen foreligger 01.09.04.
Personale og
Udvikling udarbejder herudfra oplæg til efteruddannelse.
Oplægget
forelægges 01.10.04 driftschefen til godkendelse."
Den nævnte
screening pågår nu og afsluttes i indeværende uge.
Parkering ·
København har vedr. ovennævnte i budget 2004 et mål vedr. nedbringelse af
klageprocenten og i budget 2005 et mål vedr. antal fastholdt afgifter.
Parkering · København finder, at opfyldelse af disse mål kun kan ske ved en
opkvalificering af de pålagte afgifter, og som konsekvens heraf færre klagere,
der får medhold. Da der som nævnt ovenfor er faktorer, vi ikke er herrer over,
ønsker vi ikke p.t. at fastsætte direkte mål for antallet af klagere, der får
medhold.
Debitorstyringen
og kvalitetsstyringen omfatter mange fornuftige tiltag. Dog bør en opstramning
af politikken for rykkergebyrer overvejes.
Som
Revisionsdirektoratet refererer i afsnit 36, er den nuværende praksis for
pålæggelse af rykkergebyr og teksten på de uddelte parkeringsafgifter
tilrettelagt i et samarbejde mellem Københavns Skatte- og Registerforvaltning,
advokatfirmaet Lindt, Stabell og Horten samt Parkering · København. Da mange
afgifter erfaringsmæssigt forsvinder, uden at de retmæssige bilister ser dem,
og bilisterne derfor først får kendskab til afgiften, når det første
"erindringskort" modtages, anser Parkering · København det ikke for rimeligt
allerede på dette tidspunkt at pålægge et gebyr.
Dette vil
Parkering · København gerne fastholde.
Benchmarking
med andre sammenlignelige kommuner overvejes af Parkering · København.
Direktoratet
anbefaler at Parkering · København yderligere – eventuelt i samarbejde med Vej
& Park – gennemfører brugerundersøgelser til brug for en fremtidig
revurdering af fx målsætninger og parkeringsstrategi.
Vedr.
benchmarking indgår det i Parkering · Københavns virksomhedsplan, at
"Parkering ·
København tager initiativ til benchmarking og udvidet samarbejde med 1-3
internationale storbyer".
Vedr.
brugerundersøgelser afventer Parkering · København en politisk afklaring vedr.
den fremlagte parkeringsstrategi. Parkering · København vil efterfølgende
vurdere, på hvilken måde en brugerundersøgelse kan indgå i den videre udvikling
af Parkering · Københavns ydelser.
Revisionsdirektoratet
følger med interesse arbejdet med at implementere et statistisk
ledelsesværktøj, da vurderingen af produktiviteten og effektiviteten efter direktoratets
opfattelse er en væsentlig bestanddel af ledelsesopgaven for Parkering ·
Københavns direktion.
Parkering ·
København er inde i en kraftig udviklingsfase, og vi vil k
onstant arbejde på
forbedringer, der kan højne såvel kvalitet som effektivitet i vores
opgaveløsning. I den forbindelse bemærker vi, at Revisionsdirektoratet i afsnit
25 anser det for et væsentligt og godt initiativ, når Parkering · København
ønsker Bygge- og Teknikudvalgets succeskriterier for virksomheden klart
defineret og indskrevet i den ny virksomhedskontrakt. Parkering · København vil
i så fald kunne målrette sit arbejde i endnu højere grad.
Økonomi
-
Miljøvurdering
-
Høring
-
BILAG VEDLAGT
Bilag 1 - Revisionsprotokollat
7/2003 til Bygge- og Teknikudvalget vedrørende Økonomistyringen i Parkering
København.
Mette Lis Andersen