Første eksterne evaluering af KTK's implementering af effektiviseringsplanen
Første eksterne evaluering af KTK's implementering af effektiviseringsplanen
Bygge- og Teknikudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 1. juni 2005
Sager til beslutning
8. Første eksterne evaluering af KTK's implementering af effektiviseringsplanen
BTU 344/2005 J.nr. 700.0001/03
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller,
at Bygge- og Teknikudvalget og Økonomiudvalget tager den første eksterne evaluering af maj 2005 af KTK's implementering af effektiviseringsplanen for KTK til efterretning
RESUME
KTK fik i regnskabet for 2002 et uventet stort underskud på 29 mill. kr. Der blev derfor igangsat en uvildig ekstern analyse, der havde til formål at undersøge fremtidige udviklingsmuligheder for KTK.
Bygge- og Teknikudvalget behandlede i august 2003 en rapport fra PLS Rambøll om de fremtidige udviklingsmuligheder for KTK. Udvalget besluttede derefter, at få belyst mulighederne for yderligere effektiviseringer i KTK.
KTKs endelige resultat for 2003 blev et underskud på 45 mill. kr.
En handlingsplan for effektivisering af KTK blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen i marts 2004 (BR 152/04). Handlingsplanen har som et hovedmål, at KTK over en årrække opnår et positivt økonomisk resultat.
Borgerrepræsentationen besluttede som en del af vedtagelsen af effektiviseringsplanen, at der hvert år skal gennemføres en ekstern evaluering af handlingsplanens gennemførelse og fremdrift, første gang i sommeren 2005 i forbindelse med behandlingen af budget 2006. Desuden besluttede Borgerrepræsentationen, at den eksterne evaluering ledes af en styregruppe bestående af Økonomiforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen, og skal forelægges Bygge- og Teknikudvalget og Økonomiudvalget.
Styregruppen for KTK har valgt at lade KPMG Advisory gennemføre den eksterne evaluering.
KPMG Advisory har i maj måned 2005 afleveret den første eksterne evaluering, som vedrører 2004. Evalueringen vedrører følgende tre spørgsmål:
o
Er de aktiviteter, som er beskrevet i
effektiviseringsplanen, gennemført i overensstemmelse med planen?
o Er der kommet det forventede økonomiske afløb af disse aktiviteter?
o
Er der forudsætninger for
effektiviseringsplanen, som er ændrede?
Sammenfattende er det første år af effektiviseringsplanen gået planmæssigt, og KTKs økonomiske resultat er væsentlig bedre end forudsat, idet årsresultatet for 2004 blev et underskud på 19 mio. kr., hvilket skal ses i forhold til et budgetteret underskud på 31,5 mio. kr.
Som bilag vedlægges KPMG Advisory's evalueringsrapport samt selvstændigt resumé.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
KTK fik i regnskabet for 2002 et uventet stort underskud på 29 mill. kr. i forhold til, at Bygge- og Teknikudvalget i december 2002 fik fortalt, at KTK ventede at overskride budget 2002 med få millioner. Borgmester Søren Pind og overborgmester Jens Kramer Mikkelsen traf derefter i april 2003 aftale om at igangsætte en uvildig ekstern analyse, der havde til formål at undersøge fremtidige udviklingsmuligheder for KTK.
Bygge- og Teknikudvalget behandlede i august 2003 en rapport fra PLS Rambøll om de fremtidige udviklingsmuligheder for KTK. Udvalget besluttede at følge rapportens anbefalinger om at få belyst et effektiviseringsscenarium for KTK. En ny undersøgelse blev derefter igangsat af Bygge- og Teknikforvaltningen.
I oktober 2003 blev Bygge- og Teknikudvalget indkaldt ekstraordinært, da KTKs ledelse havde indberettet et forventet regnskab for 2003 med et budgetunderskud på godt 40 mill. kr. Det endelige resultat for 2003 blev et underskud på 45 mill. kr.
En 7- årig handlingsplan for effektivisering af KTK blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 25. marts 2004 (BR 152/04). Handlingsplanen har som et hovedmål, at KTK effektiviseres, således at der over en årrække opnås et positivt økonomisk resultat. I handlingsplanen er det målet, at der samlet over de 7 år skal tilvejebringes et positivt nettoresultat på 44 mill. kr. Samtidig indebar handlingsplanen, at der blandt andet skulle foretages en betydelig personalemæssig tilpasning over 1-2 år.
Borgerrepræsentationen besluttede som en del af vedtagelsen af effektiviseringsplanen, at der hvert år skal gennemføres en ekstern evaluering af handlingsplanens gennemførelse og fremdrift, første gang i sommeren 2005 i forbindelse med behandlingen af budget 2006. Desuden besluttede Borgerrepræsentationen, at den eksterne evaluering ledes af en styregruppe bestående af Økonomiforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen, og skal forelægges Bygge- og Teknikudvalget og Økonomiudvalget.
Styregruppen for KTK, som består af repræsentanter for Økonomiforvaltningen, Bygge- og Teknikforvaltningen og KTK, har besluttet at lade KPMG Advisory gennemføre den eksterne evaluering.
KPMG Advisory har i maj måned 2005 afleveret den første eksterne evaluering, som vedrører handlingsplanen gennemførelse i 2004.
Evalueringen viser, at det første år af effektiviseringsplanen er gået planmæssigt og at KTKs økonomiske resultat er væsentlig bedre end forudsat, idet årsresultatet for 2004 blev på et underskud 19 mio. kr., hvilket skal ses i forhold til et budgetteret underskud på 31,5 mio. kr.
Evalueringen besvarer de tre spørgsmål, som styregruppen har stillet:
Er de aktiviteter, som er
beskrevet i effektiviseringsplanen, gennemført i overensstemmelse med planen?
KTK har iværksat effektiviseringsplanen i
nær overensstemmelse med planens idegrundlag og konkrete anbefalinger på samtlige
11 indsatsområder, som identificeres i effektiviseringsplanen.
Er der kommet det forventede
økonomiske afløb af disse aktiviteter?
Der er stort set kommet det forventede
økonomiske afløb ud af aktiviteterne – især når der henses til, at planen blev vedtaget
og dermed iværksat senere end forudsat i planen. I effektiviseringsplanen var
forventet en effektiviseringsgevinst i 2004 på 6,7 mio. kr. Det økonomiske
afløb på de enkelte indsatsområder har givet en effektiviseringsgevinst i 2004
på 5,6 mio. kr..
Er der forudsætninger for
effektiviseringsplanen, som er ændrede?
Der er ændringer i forudsætningerne, men
de væsentligste forudsætninger for planen har holdt i 2004. Dette gælder især
forudsætningen vedr. størrelsen på den eksterne omsætning, som i 2004 stort set
svarer til den eksterne omsætning i 2003.
Evalueringsrapporten omfatter følgende elementer:
o Evalueringens formål og metode
o Afviklingen af planen
o Økonomi og effekt
o Forudsætninger
o Konklusion
Det skal i øvrigt bemærkes, at evalueringsrapporten alene forholder sig til fremdriften i implementeringen af effektiviseringsplanen, og dermed ikke omfatter en række af de centrale problemstillinger, som er i fokus i 2005. Det drejer sig i denne forbindelse især om den fremtidige forretningsstrategi for KTKs Bygningsservice, herunder håndteringen af det underskudsgivende håndværksområde, en igangværende arealanalyse samt andre analyser af forskellige mindre forretningsområder i KTK.
Det skal bemærkes, at sagen vedr. Bygningsservice's fremtidige forretningsstrategi af både Bygge- og Teknikudvalget og Økonomiudvalget behandles i forbindelse med april-2005-kalkulen.
Evalueringsrapporten forholder sig heller ikke til KTK's samlede økonomiske resultat for 2004. Dette er derimod sket via KPMG's revionsafdeling, som har udarbejdet et revisorpåtegnet årsregnskab for KTK 2004. Dette er tidligere forelagt Bygge- og Teknikudvalget.
Til disse punkter skal det bemærkes,
o at som led i april-kalkulen har Bygge- og Teknikforvaltningen i overensstemmelse med Bygge- og Teknikudvalgets og Økonomiudvalgets beslutning er fremlagt en sag til drøftelse vedr. den fremtidige forretningsstrategi for KTKs Bygningsservice (håndværksområdet)
o at arealanalysen er under færdigbehandling af Bygge- og Teknikforvaltningen og Økonomiforvaltningen.
o at en række øvrige analyser af KTKs forretningsområder mv. ventes færdiggjort planmæssigt i løbet af 2005.
Styregruppen for KTK har behandlet den eksterne evaluering og indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget og Økonomiudvalget tager den til efterretning.
Som en afledt effekt af
styregruppens behandling af den eksterne evaluering har styregruppen
identificeret behov til justeringer i opfølgningen og evalueringen af handlingsplanen,
som der fremadrettet skal arbejdes videre med i regi af styregruppen.
Bygge- og Teknikudvalget og Økonomiudvalget vil få
forelagt den næste opfølning på den 7-årige effektiviseringsplan for KTK medio
2006.
Økonomi
Miljøvurdering
Sagstypen er ikke omfattet af Bygge- og
Teknikforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.
Høring
Der
er ikke foretaget høring, men sagen har været behandlet i KTK's styregruppe.
BILAG VEDLAGT
Bilag 1 "Evaluering
af effektiviseringsplanen – År 1 – 2004.".
Bilag 2 "Evaluering
af effektiviseringsplanen – År 1 – 2004 resumè.".
Mette Lis Andersen