Redegørelse for IT-strategi

for mødet «MDAT» kl Borgerrepræsentationen

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 31. maj 2001

BR 211/01

Redegørelse for IT-strategi

Redegørelse for IT-strategi

Indstilling om redegørelse om arbejdet med at implementere Københavns Kommunes IT-strategi 2000-2004.

(Økonomiudvalget)

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller at:

Økonomiudvalget til Borgerrepræsentationen anbefaler at tage nedenstående redegørelse til efterretning

Økonomiudvalgets beslutning den 15. maj 2001

Anbefalet.

RESUME

Borgerrepræsentationen tiltrådte på sit møde den 11. maj 2000 Københavns Kommunes fælles IT-strategi 2000 - 2004. IT-strategien har som vision at etablere åben elektronisk kommunikation med omverdenen og en digital forvaltning.

Som en del af IT-strategien skal Økonomiforvaltningen årligt give ØU og BR en redegørelse om arbejdet med at implementere IT-strategien. Dette arbejde har nu stået på i et år. Nedenfor følger en oversigt over de resultater der er opnået indtil videre. (Projektnumrene refererer til handlingsplanens aktivitetsnumre)

Status for implementering af IT-strategien

Afsluttede projekter:	Rådgivningsassistance på Københavner-nettet og ny organisering af området (10)
	Data Warehouse (12)
	Vurdering af behovet for efteruddannelse på IT-området (19)
	Ny datalov (22)
	Retslige og etiske regler ved IT-anvendelse (23)
	Redegørelse til ØU og BR om IT-strategien (24)
Igangværende projekter:	Lokale IT-strategier (1)
	Elektronisk borgerservice mv. (2)
	Elektronisk Sags- og DokumentHåndterings-system (ESDH) (3)
	Retningslinier for IT-udvikling og arkitektur (4 & 5)
	Positivliste for IT-standarder (6)
	Dokumentationsstandarder (7)
	Udbudsforretninger (9)
	Leverandørpolitik (11)
	KØR fase2 (13)
	IT-nøgletalsmodel (14)
	KKnet (fælles intranet) videns-baser (18)
	Uddannelelses-pc ordning (20)
	Hjemmearbejdspladser/Fjernarbejds-pladser (21)
Ikke påbegyndte projekter:	Fælles opgradering og nyudvikling af IT-systemer (8)
	Projektstyringsværktøj (15)
	IT-investeringsvejledning (16)
	Erfa-grupper på IT-området (17)

Hertil kommer projekter om modernisering af Københavnernettet og Elektronisk borger- og erhvervsservice (fase 2) som har tæt relation til ovenstående projekter.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Nye IT-serviceydelser til borgere og erhvervsliv

Effektivisering af sagsbehandling og serviceproduktion ved hjælp af IT

Fælles IT-standarder på tværs af forvaltninger og bydele

Omlægning af IT-arkitektur og udvikling af fælles IT-systemer og programmer

Øget konkurrence og mindre leverandør-afhængighed

Videreudvikling af økonomi- og ressourcestyringssystemet

Bedre styring af IT-omkostninger og IT-investeringer

Større fleksibilitet i finansiering af IT-investeringer

Styrkelse af det tværgående samarbejde mellem kommunens IT-funktioner

Kompetenceudvikling og uddannelse på IT-området

Forbedring af IT-sikkerheden

Indsatsområderne er grundlaget for IT-strategiens handlingsplan. Handlingsplanen består af 24 projekter der - ved deres gennemførelse - sikrer at IT-strategien realiseres.

IT-strategiens handlingsplan

I det følgende beskrives kort de 24 projekter der indgår i handlingsplanen.

Lokale IT-strategier i forvaltningerne

Udarbejdelse af lokale IT-strategier der sikrer lokal udmøntning af den fælles IT-strategi

Elektronisk service til borgere og erhvervsliv

Udbudsforretning for elektronisk borgerservice og etablering af Internet serviceydelser for borgere og erhvervsliv

Digital forvaltning

Fælles udbudsforretning for elektronisk sags- og dokumenthåndterings-system (ESDH) og implementering heraf samt evt. udbredelse af systemet i resten af kommunen.

IT-systemer, -arkitektur og standarder

Udarbejdelse af retningslinier for videreudvikling af fælles IT-systemer og - programmer

Udarbejdelse af handlingsplan og retningslinier for fremtidig IT-arkitektur

Udarbejdelse af "positivliste" for IT-standarder i kommunen, herunder fastlæggelse af fælles standarder for dataudveksling. Udarbejdelse af fordele/ulempe notat om indførelse af fælles elektronisk postsystem

Udarbejdelse af dokumentationsstandarder for nuværende og fremtidige systemer

Etablering og vedligeholdelse af fælles udrulningsliste for planlagte opgraderinger og nyudviklinger

Outsourcing

Forberedelse og gennemførelse af udbudsforretninger, herunder udbud af drift og udvikling mv. under outsourcing-kontrakten med Kommunedata A/S

Etablering af rådgivningsassistance på Københavnernettet samt ændret organisering af området

Udarbejdelse af en leverandørpolitik og erfaringsudveksling herom på KKnet

Økonomi- og ressourcestyring

Etablering af et Data Warehouse og tilhørende ledelsesinformationsværktøj

Igangsætning af KØR fase2, herunder ibrugtagning af projekt- og lagerstyrings- samt indkøbsmodul

Udarbejdelse af IT-nøgletals-model

IT-projektstyring og investeringer

Etablering at et fælles projektstyrings-værktøj og "visdomsbog" i projektgennemførelse

Evaluering og evt. ajourføring af IT-investeringsvejledningen

Samarbejde på tværs i kommunen

Etablering af tværkommunale og elektroniske erfa-grupper på udvalgte IT-områder

Omlægning af vidensdatabaser til KKnet

Medarbejdere og kompetenceudvikling

Udarbejdelse af overblik over behovet for efteruddannelse på IT-området

Etablering af privat pc-ordning/uddannelses pc-ordning

Etablering af hjemmearbejdspladser/fjernarbejdspladser på udvalgte områder

IT-sikkerhed

Udmøntning af ny lov om beskyttelse af data

Opstilling af vejledning for medarbejdernes anvendelse af elektroniske postsystemer og Internettet (retslige og etiske regler ved IT-anvendelse)

Redegørelse for IT-strategiens gennemførelse

Årlig redegørelse til ØU og BR om IT-strategien og midtvejs evaluering i 2002.

Redegørelse for implementering af IT-strategien

IT-strategien skulle have været forelagt for Borgerrepræsentationen omkring årsskiftet 1999/2000, men forelæggelsen blev forsinket. Den blev således tiltrådt af Borgerrepræsentationen i maj 2000. Der er følgeligt sket visse forskydninger i tidsplanen for strategiens projekter.

Denne første redegørelse i strategiperioden er opdelt i følgende hovedemner:

Handlingsplan for IT-strategi 2000 - 2004

Afsluttede projekter

Igangværende projekter

Ikke påbegyndte projekter

Andre IT-projekter i relation til strategien

Modernisering af kommunens kommunikationsnetværk (Københavnernettet)

Elektronisk Borgerservice fase 2

1. Handlingsplan for IT-strategi 2000 - 2004

Afsluttede projekter

Projekt 10. Rådgivningsassistance på Københavnernettet og ny organisering
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebar etablering af rådgivningsassistance på Københavnernettet samt ændret organisering af området.

Projektets formål var at sikre tilførsel af kompetence og etablering af en bestiller/udfører model (kunde-leverandør-forhold). Succeskriterierne var at etablere en ny organisation med klare snitflader og veldefinerede opgaver og succeskriterier for arbejdet. Endvidere at tilknytte en ekstern rådgiver/driftsleverandør til området.

Status på projektet

Allerede i efteråret 1999 blev der gennemført en udbudsforretning om rådgivningsassistance mv. på Københavnernettet. Denne resulterede i, at Kommunedata A/S pr. 1. marts 2000 blev valgt som rådgiver. Leverancen indeholder ud over rådgivning også løbende overvågning af driften og fejlretning i nettet.

Samtidig blev der under kommunens IT-koordinationsgruppe nedsat en Københavnernet brugergruppe med repræsentanter fra alle forvaltninger. Brugergruppens formål er at koordinere behov og ønsker til Københavnernettet, herunder teknisk sikkerhed og de kommende års modernisering af netværket.

Projekt 12. Data Warehouse
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebar etablering af et Data Warehouse og tilhørende ledelsesinformationsværktøj.

Projektets formål var i første omgang at styrke udtræksmulighederne i KØR. På sigt skal det også indeholde faglige (ikke-økonomiske) data. Succeskriteriet var at etablere et velfungerende Data Warehouse, med stor udbredelse i kommunen.

Status på projektet

Primo 2000 blev der gennemført en udbudsforretning om etablering af et Data Warehouse for økonomidata i kommunen. Resultatet af udbudsforretningen blev, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen blev valgt som leverandør og driftsafvikler af Data Warehouse-løsningen.

Det økonomiske og fælles Data Warehouse blev idriftsat den 1. marts 2000 og i overensstemmelse med principperne i kommunens nye interne betalingsmodel for IT-ydelser efterfølgende "solgt på licens" til de forvaltninger, der ønskede at anvende Data Warehouse.

Processen mundede ud i, at alle forvaltninger har implementeret det økonomiske og fælles Data Warehouse som grundlag for arbejdet med den videre integration til fagsystemerne og ledelsesinformations værktøjer.

Projekt 19. Vurdering af behovet for efteruddannelse på IT-området
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Med projektet skulle der udarbejdes et overblik over behovet for efteruddannelse på IT-området.

Formålet er at sikre, at IT-medarbejderne har de fornødne forudsætninger for at løse de stillede opgaver og at følge IT-udviklingen. Succeskriteriet var at tilvejebringe et overblik over behovet og opstille anbefalinger til en styrkelse af området.

Status på projektet

Projektet blev færdiggjort i 1. kvartal 2001. Der har været gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt IT-cheferne om behovene for efteruddannelse af IT-medarbejderne. Konklusionen på undersøgelsen var, at behov for og kravene til efteruddannelse er meget forskellige i de enkelte forvaltninger og bydele. Hertil kommer, at behovene løbende ændres som følge af ny teknologi, nye medarbejdere m.v.

Det er derfor besluttet, at efteruddannelse på IT-området fortsat skal håndteres decentralt inden for den enkelte forvaltning og bydels egne rammer og at der ikke for nærværende er behov for fælles tiltag på området.

Projekt 22. Ny datalov
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder en udmøntning af ny lov om beskyttelse af data.

Projektets formål er at sikre at lovgivningen overholdes. Succeskriteriet er, at loven udmøntes på alle relevante områder i forvaltningerne og i bydelene samt hos kommunens driftsleverandører, bl.a. Kommunedata A/S.

Status på projektet

Persondataloven trådte i kraft den 1. juli 2000. I forlængelse heraf vedtog Borgerrepræsentationen som data-ansvarlig myndighed den 20. september 2000 et nyt Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune og forsøgsbydelene.

Sikkerhedsregulativet indeholder regler om behandlingen af persondata i medfør af den nye lovgivning, samt i forhold til det tidligere sikkerhedsregulativ blandt andet følgende præciseringer:

IT-sikkerhedsmæssige opgaver og ansvar ligger i den enkelte forvaltning og forsøgsbydel

En uddybning af minimumsbestemmelserne for sikkerhedsforanstaltninger for IT-installationer og –anlæg

Sikkerhedsforanstaltningernes gyldighed hos eksterne databehandlere

En præcisering af krav til interne kontroller, samt

En uddybning af minimumsbestemmelser for orientering af medarbejdere m.fl. om sikkerhedsbestemmelserne

I forbindelse med forelæggelsen for Borgerrepræsentationen blev det stillet i udsigt, at en yderligere revision af Sikkerhedsregulativet ville blive forelagt for Borgerrepræsentationen, når Datatilsynets vejledning om de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger og resultatet af sikkerhedsanalysen af KKnet forelå.

Resultaterne forventes at foreligge i maj d.å., hvorefter en revision af Sikkerhedsregulativet blive iværksat. I den forbindelse vil muligheden for at lægge en "populærvejledning" vedrørende sikkerhedsadministrationen for sikkerhedsleder m.fl. i forvaltningerne samt medarbejdere på KKnettet blive vurderet.

Projekt 23. Retslige og etiske regler ved IT-anvendelse
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder udarbejdelse af en fælles vejledning med minimumsregler for medarbejdernes anvendelse af elektroniske postsystemer og Internettet.

Projektets formål er at sikre overholdelse af retslige og etiske regler bl.a. udformet i vejledningen. Succeskriteriet er, at brugen af elektroniske postsystemer og Internettet ikke sker i strid med retslige eller etiske regler og normer.

Status på projektet

Projektet blev færdiggjort i 1. kvartal 2001. Vejledningen tager afsæt i kommunens værdigrundlag, samt en tillid til, at medarbejderne handler ansvarligt, også når det gælder brug af e-post og Internet.

Med udgangspunkt heri, er der opstillet nogle få fælles retningslinier, samt en en vejledning i hvad de enkelte forvaltninger skal overveje ved udmøntning af de fælles retningslinier.

Vejledningen er udsendt til de enkelte forvaltninger og bydele, som herefter skal sikre den lokale udmøntning, herunder at udmøntningen drøftes i de lokale samarbejdsudvalg m.v.

Igangværende projekter

Projekt 1. Lokale IT-strategier
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet omhandler udarbejdelse af lokale IT-strategier, der sikrer implementeringen af den overordnede fælles IT-strategi.

Projektets formål er at sikre gennemførelsen af den overordnede IT-strategi og lokale IT-initiativer. Succeskriteriet er at alle forvaltninger har fået vedtaget en lokal IT-strategier inden for projektets tidsramme.

Status på projektet

Økonomiforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Indre Østerbro Bydel, Valby Bydel og Revisionsdirektoratet har vedtaget lokale IT-strategier. Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, Sundhedsforvaltningen, Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, Bygge- og Teknikforvaltningen og Løn- og Pensionsanvisningen forventer at være klar i 1. halvår 2001.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen forventer at have en fælles strategi for Københavns Vand og Københavns Energi i 1. halvår 2001.

Skatte- og Registerforvaltningen har valgt at henholde sig til Økonomiforvaltninens IT-strategi indtil videre.

Indre Nørrebro Bydel og Kgs. Enghave Bydel har alle indstillet arbejdet med en lokal IT-strategi i lyset af Borgerrepræsentationens beslutning om forsøgsbydelenes ophør.

Projektet forventes således gennemført i 1. halvår 2001.

Projekt 2. Elektronisk Borgerservice
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder en udbudsforretning for elektronisk borgerservice og etablering af selvbetjeningsydelser på Internettet for borgere og erhvervsliv.

Projektets formål er at give borgere (og senere erhvervslivet) bedre service og samtidig effektivisere kommunens servicering af disse. Succeskriteriet er, at der inden for tidsrammen etableres det med leverandøren aftalte antal serviceydelser.

Status på projektet

I efteråret 1999 etableredes et fælles projekt med IT- og Forskningsministeriet om elektronisk borgerservice. IT- og Forskningsministeriet og Finansministeriet er tilknyttet projektets styregruppe. Indledningsvis gennemførtes en afdækning af ønsker og behov i forvaltninger og bydele, hvilket resulterede identifikation af 198 egnede service ydelser.

Ud fra kriterierne service- og effektivitetsforbedring, gennemførbarhed, tekniske muligheder og risici, samt økonomi blev i alt 48 ydelser udvalgt til at indgå i den første (fase 1) udbudsforretning, der blev gennemført i begyndelsen af 2000.

Sideløbende med udbudet blev der gennemført en analyse af omkostningerne ved produktion af de 48 ydelser. Endvidere blev der gennemført en Gallup-undersøgelse blandt københavnerne, der generelt viste stor tilfredshed med kommunen indsats på de 48 ydelsesområder, ligesom undersøgelsen indikerede stor vilje til at betjene sig selv via Internettet.

Udbudsforretningen blev i maj 2000 vundet af Cap Gemini, hvis løsning omfattede 43 af de 48 udbudte ydelser og med planlagt idriftsættelse i maj 2001.

Som følge af store problemer med at få systembeskrivelser og data fra kommunens driftsleverandør Kommunedata A/S har projektets tidsplan måttet revideres.

Endvidere har det undervejs vist sig uhensigtsmæssigt at gennemføre 6 af ydelserne. Projektet omfatter derfor nu 37 ydelser, hvoraf langt hovedparten forventes idriftsat medio september 2001 og resten forventes klar inden årets udgang.

Projekt 3. Elektronisk Sags- og DokumentHåndterings-system (ESDH)
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebærer gennemførelse af en fælles udbudsforretning for elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH-system) og implementering heraf, samt evt. udbredelse i resten af kommunen.

Projektets formål er at anskaffe et fælles ESDH-system. Succeskriteriet er at anskaffe et fælles system, der også kan anvendes i resten af kommunen. Projektet er i første omgang et samarbejdsprojekt mellem Økonomiforvaltningen og Sundhedsforvaltningen samt Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

Status på projektet

I efteråret 1999 etableredes et fælles projekt mellem ØKF, SUF og FAF for at implementere samme ESDH-løsning i de tre forvaltninger.

Resultatet af den gennemførte udbudsforretning, der blev vundet af WM-data, blev tiltrådt af de respektive udvalg og Borgerrepræsentationen i september 2000. Samtidig blev den interne projektorganisation styrket gennem tilknytning af en fælles projektkoordinator.

Den oprindelige plan indebar driftsstart i maj 2001 således, at en fuldstændig implementering kunne færdiggøres i maj 2002. Som følge af forsinkede leverancer fra leverandøren har tidsplanen måttet revideres undervejs i forløbet. Den reviderede tidsplan indebærer nu driftsstart i september 2001.

Det har fra starten været et af formålene med projektet at opnå udbredelse til resten af kommunen i løbet af 2001. Der er derfor etableret en følgegruppe med repræsentanter fra de øvrige forvaltninger med henblik på erfaringsudveksling m.v. Udbredelsen til de øvrige forvaltninger forventes påbegyndt i slutningen af 2001, såfremt forvaltningerne ønsker at deltage i projektet. Indtil videre har forvaltningerne udtrykt interesse i at deltage.

Projekt 4 og 5. Retningslinier for IT-udvikling og -arkitektur
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projekterne er i praksis blevet håndteret som ét projekt, der indebærer udarbejdelse af retningslinier for videreudvikling af centrale IT-systemer og applikationer, samt udarbejdelse af en handlingsplan og retningslinier for fremtidig IT-arkitektur og implementering heraf.

Formålet med projekterne er at sikre en tidssvarende og fleksibel IT-systemanvendelse og -arkitektur. Succeskriteriet er at der etableres fælles retningslinier, handlingsplan og principper udarbejdet inden for projektets tidsramme.

Status på projektet

Med assistance fra IT-rådgivningsvirksomheden Siticom Group A/S er der blevet opstillet en vision for etablering af en ny IT-arkitektur i kommunen. Endvidere er der identificeret aktiviteter på kort og lang sigt.

På kort sigt indebærer aktiviteterne blandt andet:

Udarbejdelse af retningslinier for IT-arkitekturen i kommunen. De generelle retningslinier er udarbejdet af Siticom Group i samarbejde med kommunens forvaltninger og bydele. Retningslinierne vil blive præciseret i forbindelse med konkrete systemanskaffelser m.v.

En revision af IT-strategiens positivliste over fælles standarder og produkter (se projekt 6 nedenfor)

Etablering af en ny platform for kommunens vagtplanlægningssystem som første trin i etableringen af kommunens nye IT-arkitektur. Alle nyanskaffelser skal som ESDH-systemet, og Elektronisk Borgerservice baseres på kommunens nye retningslinier og standarder for IT-arkitektur. Endvidere skal der etableres en fælles sikkerhedsløsning der giver væsentlige administrative besparelser og større sikkerhed samt leverandør-uafhængighed.

Projekterne forventes færdiggjort i juni 2001. Implementeringen af ovennævnte hovedaktiviteter sker i resten af strategiperioden.

Projekt 6. Positivliste for IT-standarder
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder udarbejdelse af en "positivliste" for IT-standarder i kommunen, herunder fastlæggelse af fælles standarder for dataudveksling, samt udarbejdelse af et notat om fordele og ulemper ved indførelse af fælles elektronisk postsystem for hele kommunen.

Projektets formål er at sikre et optimalt samspil mellem IT-systemer på tværs af forvaltningerne. Succeskriteriet er at tilvejebringe en fælles positivliste for IT-standarder og et notat om fordele og ulemper ved at anvende samme elektronisk postsystem i kommunen.

Status på projektet

Projektet afventer projekterne 4 og 5, som forventes færdiggjort i juni 2001. Projektet er påbegyndt og forventes gennemført i 3. kvartal 2001.

Projekt 7. Dokumentationsstandarder
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebærer udarbejdelse af dokumentationsstandarder for nuværende og fremtidige IT-systemer.

Projektets formål er at sikre mulighed for videreudvikling og driftsafvikling af IT-systemerne hos alternative leverandører. Succeskriteriet er at tilvejebringe nye fælles standarder for den dokumentation, der skal følge med leveringen af et IT-system til kommunen.

Status på projektet

I forbindelse med outsourcing af IT-driften mv. til Kommunedata A/S (KMD) i 1998 blev det aftalt, at KMD's programmel skulle gøres parat til driftsafvikling hos trediepart ved kontraktens udløb i september 2002, således at kommunen står frit i valget af leverandør efter næste udbudsforretning.

Projektet er påbegyndt, men har ikke kunnet færdiggøres i 2. halvår 2000. Dette skyldes, at der har pågået en række afklaringer mellem KMD og kommunen om omfanget af KMD's forpligtelser i henhold til kontrakten.

Der er nu mellem parterne aftalt et pilotprojekt, der kan danne baggrund for en aftale om de aktiviteter, der skal gennemføres for at klargøre programmellet til driftsafvikling hos trediepart.

Erfaringerne fra pilotprojektet vil endvidere være udgangspunktet for udarbejdelse af generelle krav til dokumentation af nuværende og fremtidige systemer.

Projektet gennemføres i 2. halvår af 2001.

Projekt 9. Udbudsforretninger
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder forberedelse og gennemførelse af udbudsforretninger, herunder udbud af områder under outsourcingkontrakten med Kommunedata A/S.

Projektets formål er at sikre bedste og billigste driftsafvikling mv. af kommunens IT-systemer. Succeskriteriet er at opnå billigere driftsafvikling mv. med samme eller højere serviceniveau.

Status på projektet

Den kommende udbudsforretning, der skal være afsluttet i september 2002, har blandt andet sammenhæng med projekterne 4, 5, 6 og 7 i handlingsplanen. Det konkrete arbejde med dokumentation af kommunens ydelser, serviceniveau m.v. under kontrakten er påbegyndt. Dette skal bl.a. indgå i udbudsmaterialet, der skal færdiggøres i 1. halvår 2002.

Økonomiforvaltningens 11. kontor har endvidere løbende og i samarbejde med Koordinationsgruppen vurderet behovet for gennemførelse af udbudsforretninger af fællessystemer, såvel indenfor som udenfor outsourcingkontrakten.

I 2000-2001 er der således gennemført et udbud vedrørende et lovsystem. Det valgte system, leveret at Schultz A/S, giver et mærkbart serviceløft samtidig med en markant reduktion af prisen.

I 2. kvartal 2001 gennemføres endvidere en udbudsforretning vedrørende drift, vedligeholdelse og videreudvikling af kommunens vagtplanlægningssystem til en webbaseret løsning. Løsningen implementeres i løbet af 2001.

Projekt 11. Leverandørpolitik
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder udarbejdelsen af en leverandørpolitik og erfaringsudveksling herom på KKnet (kommunens fælles intranet).

Projektets formål er at købe bedre ind og opnå bedre ydelser på IT-området. Succeskriteriet er at der opbygges en database der vedligeholdes og anvendes bredt i kommunen.

Status på projektet

Projektet skulle have været gennemført i 2. kvartal 2000. Som nævnt blev IT-strategien tiltrådt i maj 2000, et halvt år inde i strategiperioden. Det blev derfor nødvendigt at revidere tidsplanen, og som led heri blev projektet udskudt.

Projektgruppens arbejde er mundet ud i, at der skal indhentes tilbud på udvikling af en erfaringsudvekslingsdatabase. Udbudsforretning er nu påbegyndt.

Projektgruppen vil arbejde videre med udvikling af almindelige forretningsbetingelser og fagspecifikke standardvilkår. Økonomiforvaltningens 11. kontor vil sikre koordinering mellem dette arbejde og de tilsvarende aktiviteter, der er iværksat som konsekvens af kommunens nye indkøbspolitik.

Projektet gennemføres i 2. halvår 2001.

Projekt 13. KØR fase 2
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebærer igangsætning af KØR fase2, herunder ibrugtagning af et projekt- og lagerstyrings- samt indkøbsmodul.

Projektets formål er at opnå udvidet funktionalitet og støttesystemer til ressourcestyring mv. Succeskriterierne er at sikre velfungerende systemer og ressourcemæssige gevinster.

Status på projektet

Projektet var planlagt til at slutte medio 2001. En række udbudsmæssige problemstillinger har givet en forsinkelse i forhold til den oprindelige tidsplan.

Kommunen har nu indgået aftaler med Kommunedata A/S og IT-virksomheden Accenture om opgradering af KØR-systemet til en webbaseret løsning, samt om ændring af KØR, så systemet fremtidigt driftsafvikles som ren serverbaseret løsning. Begge dele giver funktionelle og driftsmæssige fordele og besparelser.

Som led i videreudviklingen af KØR, samt ønskerne om en styrket koordinering af kommunens indkøb, etableres et integreret indkøbssystem (Oracle-system ligesom KØR) frem til udgangen af 1. halvår 2002. Kommunens implementering af indkøbsmodulet vil blive koordineret og integreret med statens (IT- og Forskningsministeriets) offentlige indkøbsportal således at denne portals faciliteter kan udnyttes. Denne giver bl.a. fri adgang til indkøbsaftaler indgået af andre offentlige myndigheder.

Projekt 14. IT-nøgletalsmodel
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder udarbejdelse af en IT-nøgletals-model.

Projektets formål er at tilvejebringe et kvantitativt overblik over IT-anvendelsen på tværs af kommunen. Succeskriteriet er at der etableredes relevante nøgletal (kroner og mængder samt tidsanvendelse) der løbende kan styres efter og følges op på.

Status på projektet

Der er udpeget de nøgleområder og målepunkter, der fremtidigt skal indrapporteres til Økonomiforvaltningen. I alt er der identificeret 37 målepunkter inden for følgende områder og kategorier:

Økonomi

Udgifter pr. IT-arbejdsplads

Udgifter til fagsystemer pr. IT-arbejdsplads

Udgifter til central infrastruktur pr. IT-arbejdsplads

Udgifter til fælles services pr. IT-arbejdsplads

Medarbejdere

Medarbejdernes IT-kompetence

Tilfredshed med IT-systemer

Tilfredshed med driftsleverandør

Processer

IT-serviceniveau

IT-projekter

Teknologianvendelse

Overholdelse af standarder

Tidssvarende IT-arbejdspladser

De konkrete tilbagemeldinger vedrørende år 2000 fra forvaltninger og bydele forventes at foreligge med udgangen af 2. kvartal 2001.

Projekt 18. KKnet vidensbaser
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder bl.a. omlægning af vidensdatabaser til KKnet og anskaffelse af et såkaldt Content Management System, der er rygraden i et moderniseret KKnet.

Projektets formål er bl.a. at øge vidensdelingen i kommunen. Succeskriterierne er at alle relevante vidensbaser er tilgængelig på KKnet og at KKnet understøtter videns deling på tværs i kommunen.

Status på projektet

KKnet er kommunens fælles Intranet. Projektet for modernisering af KKnet er påbegyndt. For at sikre en løsning, der lever op til de informationsmæssige behov, samt til intentionerne om anvendelse af åbne standarder m.v. i kommunens IT-strategi, er der nedsat en projektgruppe med repræsentanter fra såvel Internet Styregruppen som Koordinationsgruppen.

Projektgruppen har til opgave at gennemføre en udbudsforretning om anskaffelse af et Content Management System (CMS), som vil kunne sikre den fornødne integration til de bagvedliggende databaser og systemer.

Projektet forventes færdiggjort og CMS-løsningen implementeret i løbet af 1. halvår 2002.

Projekt 20. Uddannelses-pc ordning
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebærer etablering af uddannelses-pc ordning. Projektets formål er at tilbyde en attraktiv ordning der kan fremme fortroligheden med pc blandt kommunens ansatte. Succeskriteriet er at mere end 10 pct. tager imod tilbudet.

Status på projektet

Allerede i 1. halvår 2000 gennemførtes en udbudsforretning for en uddannelses-pc ordning som et tilbud til alle kommunens medarbejdere.

Ordningen indebar, at medarbejderne med lønsedlen ville modtage tilbud om køb og finansiering af en række pc-løsninger, - en såkaldt nettolønsordning hvor den månedlige betaling sker med et fradrag i lønnen efter skat. Ordningen åbnede mulighed for overgang til en såkaldt bruttolønsordning (fradrag i lønnen før skat), såfremt denne lovligt kunne tilbydes alle medarbejdere.

Indgåelse af aftale med en leverandør afventede i 2000 en betænkning fra Skatteministeriet om den fremtidige fortolkning af bruttolønsordningen.

Overborgmesteren har i flere omgang skrevet til Skatte-, IT- og Forsknings-, samt Indenrigs- og Arbejdsministeren for at kommunen kunne få mulighed for at tilbyde en pc-ordning på attraktive vilkår til medarbejderne i lighed med mulighederne på det private arbejdsmarked.

Betænkningen fra Skatteministeriet, der stærkt forsinket fremkom i november 2000, indebar imidlertid et fuldstændigt stop for bruttolønsordningerne med virkning fra den 1. januar 2001, hvilket medførte at kommunen måtte aflyse den igangværende udbudsforretning.

Kommunen planlægger nu en fornyet udbudsforretning baseret på en ren nettolønsordning eller en indkøbsmodel, hvor rabatmuligheden ved at indgå en rammeaftale videregives til medarbejderen.

Ordningen planlægges gennemført i 2. og 3. kvartal 2001.

Indenrigsministeriet har imidlertid tilkendegivet, at det efter ministeriets opfattelse ikke er lovligt at etablere en uddannelses-pc ordning for alle medarbejdere i kommunen. Der pågår i øjeblikket drøftelser mellem parterne om fortolkningen heraf. Gennemførelsen af en ordning for medarbejderne afhænger af udfaldet af disse drøftelser, idet det ikke findes acceptabelt at ordningen gøres eksklusiv for udvalgte personalegrupper.

Projekt 21. Hjemmearbejdspladser/fjernarbejdspladser
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebærer en etablering af hjemmearbejdspladser/fjernarbejdspladser på udvalgte områder.

Projektets formål er at give kommunens medarbejdere større fleksibilitet i tilrettelæggelsen af arbejdet. Succeskriteriet er, at de etablerede arbejdspladser virker efter hensigten.

Status på projektet

Projektet skal gennemføres løbende i strategiperioden. En række forvaltninger har påbegyndt overvejelserne om anvendelse af hjemmearbejdspladser/fjernarbejdspladser. Disse indebærer blandt andet tekniske og personalemæssige forhold, herunder etablering af de nødvendige aftaler med de faglige organisationer.

Der gennemføres i øjeblikket forsøg med hjemmearbejdspladser/fjernarbejdspladser i enkelte forvaltninger. Erfaringerne herfra vil blive delt i bl.a. IT-koordinationsgruppen.

Ikke påbegyndte projekter

Projekt 8. Fælles opgradering og nyudvikling af IT-systemer
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder etablering og vedligeholdelse af fælles udrulningsliste for planlagte opgraderinger af software og nyudvikling af IT-systemer, der anvendes på tværs i kommunen.

Projektets formål er at etablere et overblik der muliggør en stor grad synkronisering af forvaltningernes opgraderinger og nyudviklinger. Succeskriterierne er, at der tilvejebringes et centralt overblik over opgraderingsplaner og initiativer til synkronisering.

Status på projektet

Projektet forventes gennemført i 1. halvår 2002.

Projekt 15. Projektstyringsværktøj
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder udarbejdelse af et fælles projektstyrings-værktøj og "visdomsbog" i projektgennemførelse.

Projektets formål er at forbedre kommunens projektgennemførelse. Succeskriterierne er bedre kvalitet, færre overskridelser af tidsforbrug og budgetter.

Status på projektet

Projektet forventes gennemført i 2. halvår 2001.

Projekt 16. IT-investeringsvejledning
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder en evaluering og evt. ajourføring af IT-investeringsvejledningen.

Projektets formål er at forbedre investeringsvejledningen til brug for investeringsbeslutninger. Succeskriterierne er en forbedret IT-investeringsvejledning på baggrund af praktisk erfaring med dens anvendelse.

Status på projektet

Projektet gennemføres i 1. halvår 2002.

Projekt 17. Erfa-grupper på IT-området
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder etablering af tværkommunale og elektroniske erfa-grupper på udvalgte IT-områder.

Projektets formål er at øge erfaringsudvekslingen på IT-området. Succeskriteriet var at der i løbet af 2000 etableres de relevante fora og at der oprettes elektronisk faciliteter til understøttelse heraf.

Status på projektet

Det er blevet nødvendigt at revidere tidsplanen og som led heri blev projektet udskudt. Projektet forventes nu gennemført i 1. halvår 2002.

2. Andre IT-aktiviteter i relation til indsatsområderne
2.1 Modernisering af kommunens kommunikationsnetværk
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder en opgradering af kapaciteten på kommunens kommunikationsnetværk Københavnernettet, samt af backbone-nettet.

Projektets formål er at sikre, at Københavnernet kan leve op til de øgede krav bl.a. som følger af implementering af ESDH-systemet og den webbaserede KØR-løsning. Succeskriterierne er, at kapaciteten til enhver tid er tilstrækkelig til at imødekomme behovene.

Status på projektet

Projektet gennemføres i samarbejde med KMD, der er kommunens rådgiver på Københavnernet.

Der gennemføres i øjeblikket en udbudsforretning med henblik på at opgradere forbindelserne til mindre institutioner med ADSL. Herudover overvejes mulighederne for en opgradering af de centrale dele af nettet, det såkaldte backbone-net.

Udbudsforretningen vedr. ADSL-forbindelserne forventes færdiggjort i 2 kvartal 2001, mens implementeringen vil ske løbende i strategiperioden.

2.2 Elektronisk Borgerservice fase 2
Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebærer gennemførelse af en ny udbudsforretning vedrørende elektronisk borger- og erhvervsservice og etablering af serviceydelser for borgere og erhvervsliv.

Projektets formål er med udgangspunkt i erfaringerne fra fase 1 at give forbedret borger- og erhvervsservice og effektivisering på en række andre ydelsesområder. Succeskriteriet er, at der inden for tidsrammen etableres de med leverandøren aftalte serviceydelser.

Status på projektet

Som nævnt i forbindelse med Projekt 2 resulterede afdækningen af ønsker og behov i forvaltninger og bydele i identifikation af 198 ydelser.

Tanken med projektet er med udgangspunkt i erfaringerne fra fase 1-projektet, samt beskrivelsen af de ca. 150 ikke-implementerede ydelser at gennemføre en fornyet udbudsforretning med henblik på at udvide antallet af elektroniske serviceydelser på Internettet.

2.3 Modernisering og videreudvikling af Afstemningssystemet og Dagsordenssystemet.

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebærer modernisering af Afstemningssystemet i Borgerrepræsentationens mødesal og videreudvikling af Dagsordenssystemet, som anvendes til møderne i BR, Økonomiudvalget og de stående udvalg.

Projektets formål er at give medlemmerne af Borgerrrepræsentationen optimale vilkår for det politiske arbejde samtidig med at systemerne giver mulighed for yderligere forenkling af sagsgangene i forvaltningerne.

Status på projektet

Moderniseringen af Afstemningssystemet forventes afsluttet inden sommerferien 2001. Det indebærer, at medlemmerne af Borgerrepræsentationen i forbindelse med afstemninger får bedre overblik over de enkelte afstemningspunkter, talekø og afstemningsresultat. Hertil kommer, at sagsgangen forenkles ved automatisk overførsel af informationer om forhandlingerne til og fra Dagsordenssystemet.

Videreudviklingen af Dagsordenssystemet omfatter blandt andet etablering af scanningsfaciliteter, så både dagsordener og bilagsmateriale kan udsendes elektronisk. Da alt materialet således fremover kan lægges elektronisk, vil det betyde en betydelig forbedring af søgemulighederne. Herudover omfatter videreudviklingen en udbredelse af systemet til forvaltningerne, som hermed vil kunne opnå en yderligere forenkling af sagsgangene i forbindelse med møder i udvalgene og Borgerrepræsentationen.

Videreudviklingen forventes afsluttet ultimo 2001 til ibrugtagning i den nye samling efter kommunalvalget i november 2001. Samtidig moderniseres medlemmernes PC-hjemmearbejdsplads med nye kommunikationsforbindelser med højere hastighed og større kapacitet. Den samlede modernisering vil betyde reduktion i såvel sagsbehandlings- som forsendelsestid, hvorved der bliver bedre tid for medlemmerne til den politiske vurdering af sagerne og til mødeforberedelse.

Høring

Økonomi

Erik Jacobsen

/ Bjarne Winge

Til top