Oprettelse af Byggeri København

Indstilling om, 

1. at der oprettes tre nye bevillinger til Byggeri København: Byggeri København, anlæg, Byggeri København, eksekvering af anlæg samt Byggeri København, service. Disse fremgår af bilag 3,
2. at bevillingsposterne, som fremgår af bilag 3, tabel 2, overføres fra Københavns Ejendomme til Byggeri København for 2015 og frem,
3. at plandirektøren i Økonomiforvaltningens direktion fremadrettet varetager funktionen som direktør for Byggeri København og Københavns Ejendomme,
4. at ændringerne i Københavns Kommunes styrelsesvedtægt, som angivet i bilag 4, godkendes.
5. at 4. at-punkt oversendes til 2. behandling i Borgerrepræsentationen, jf. den kommunale styrelseslov § 2, stk. 2, med henblik på ikrafttræden den 28. maj 2015.

(Økonomiudvalget)

(1. behandling)

Økonomiudvalget (ØU) blev den 12. december 2014 orienteret om en række forestående organisationsændringer i Økonomiforvaltningen (ØKF) med henblik på at forbedre servicen og udvikle bedre løsninger i kommunens koncernenheder. Et vigtigt element heri var udskilningen af Byggeri København (ByK) fra Københavns Ejendomme (KEjd), hvorefter ByK udgør en selvstændig enhed under Økonomiforvaltningen.

Formålet med den nye organisering på ejendomsområdet er at sætte mere fokus på de to fagligheder på ejendomsområdet og de indsatser, der skal til for at øge merværdien for forvaltningerne. ByK skal have fokus på at eksekvere kommunens mange bygge- og anlægsarbejder på velfærdsområderne. Med udskilningen af bygge- og anlægsopgaverne vil KEjd herefter have fokus på at levere god ejendomsdrift til brugerne af de kommunale ejendomme.

Den konkrete udskillelse af ByK fra KEjd er aftalt således, at begge enheder er bemandet tilstrækkeligt til at kunne løse sine opgaver.

Med delingen overflyttes ca. 71 årsværk fra KEjd til ByK:

- Projekt- og Bygherreafdelingen (50,3 årsværk), som varetager bygherreansvaret og styrer byggeprojekter inden for en række områder, herunder skoler, fritidshjem, daginstitutioner, botilbud, idrætsanlæg, kulturhuse mv.

- På økonomiområdet flyttes i alt 8,5 årsværk til bl.a. controlling, kreditorfunktion, forsikringsopgaver samt tværgående økonomi og budgetopgaver.

- På det juridiske område flyttes godt 7,25 årsværk til håndtering af entreprise- og udbudsjura. KEjd vil kunne trække på udbudsjuridisk bistand i ByK svarende til ca. 2 årsværk, mens ByK kan trække på KEjd, når der er behov for bistand vedrørende lejejura.

- Sekretariatsfunktioner, HR og kundekontakt svarende til i alt 5 årsværk. ByK vil vedrørende kommunikation trække på Rådhusets kommunikationsenhed svarende til ca. 1 årsværk.

I tabellen nedenfor fremgår antallet af årsværk samt den økonomi, som overføres til ByK. Herudover er den såkaldte administrationsprocent, som udgør andelen af byggeomkostningerne, der anvendes til byggeherrefunktionens styring af byggeprojekterne, opgjort ved en forventet anlægsomsætning i ByK for 2015 på 1,26 mia. kr. Ved en anlægsomsætning på 1,26 mia. kr. vil administrationsprocenten være 3,66 %. Dette er en anelse højere end Intern Revisions seneste beregning fra september 2013, hvor administrationsprocenten i KEjd blev opgjort til 3,2 %. Her indgik sekretariatsfunktioner imidlertid ikke. Den fremtidige bevillingsopbygning indebærer, at de 3,2 % er placeret på anlæg, mens de resterende 0,46 % er service, jf. bilag 3.

*Budgettet er placeret i ByK, men er forudsat anvendt til andre formål, hvorfor de ikke indgår i beregningen af administrationsprocenten.

Styringen af ByK

ØKFs direktion vil fremadrettet styrke sit ledelsesmæssige fokus på eksekveringen og den løbende drift i ByK og KEjd. Dette vil ske ved, at plandirektøren fremadrettet varetager rollen som direktør for de to enheder på ejendomsområdet. Hermed ansættes ikke en ny direktør for KEjd. For ByK vil der være ansat en Byggechef, mens KEjd vil have en Ejendomschef.

Herudover vil ByK blive styret via månedlige opfølgninger på økonomien med fokus på anlægssagerne, samt via opfølgning på koncernledelses- og tavlemøder med ØKFs chefgruppe.

Snitflader mellem ByK og KEjd

Med dannelsen af ByK som selvstændig enhed kan der identificeres en række snitflader til KEjd, som skal opdateres/konkretiseres i form af arbejds-/procesbeskrivelser:

- Anlægssager, som er afsluttede, men hvor der efterfølgende identificeres problemer med de bygningsdele, som var omfattet af anlægssagen, og hvor dette får økonomiske konsekvenser.

- Eksisterende forhold der kan identificeres i et byggeprojekt, som kan henføres til bygningens stand/vedligeholdelsesefterslæb.

- Overdragelse fra anlæg til drift.

- Helhedsrenoveringer, hvor KEjd er bestiller og ByK udfører.

- Udbudsjura, entreprisejura og lejejura.

 ByK og KEjd vil udarbejde arbejds-/procesbeskrivelser herom i foråret 2015, jf. bilag 6.

ByKs kobling til Innovationshuset

ByK er tiltænkt en central rolle i Innovationshusets fremadrettede portefølje af projekter. Der er således en meget central snitflade til Innovationshuset, når det kommer til brugerinvolveringen i ByKs anlægssager (jf. ØUs beslutning den 24. februar 2015).

Afrapportering på anlægsanalysen og initiativer som følge heraf

ØU besluttede den 2. september 2014 en række initiativer på anlægsområdet:

- Nye principper for uforudsete udgifter.

- Organisering af større risikofyldte anlægsprojekter i kommunen.

- Ekstern konsulentanalyse af organiseringen af anlægsområdet, herunder gældende snitflader på anlægsområdet mellem KEjd og fagforvaltningerne.

- Krav til Københavns Kommunes egne byggerier, almene plejeboliger og fortrolighed i anlægsindstillinger.

- Bevillingskompetence.

I bilag 1 samt underbilag kan ses en status på ovenstående initiativer.

Særligt kan nævnes den eksterne konsulentanalyse, som er foretaget af Ernst & Young (EY). Der har været bred involvering i analysen i kommunen bl.a. med afholdelse af flere workshops. EY har peget på en række punkter, hvor arbejdet i ByK og hos bestillerne kan forbedres, herunder samarbejde om budgetnotater, organisering af projektstyring, overskuds/underskudsmodel mv.

ByK udvikler derfor i løbet af foråret 2015 en strategi for 2015 og frem. Strategien vil indeholde en række initiativer til styrkelse af anlægsprocessen hos udfører, herunder bl.a. styrket risikostyring, evaluering af gennemførte projekter, styrkede værktøjer til og organisering af projektstyringen og kvalitetssikring af budgetnotater, udbud, der understøtter stordrift og bedre inddragelse af entreprenørernes optimeringserfaringer (se bilag 2). ByK vil endvidere udarbejde en ny Service Level Agreement (SLA) for en modning af snitfladen mellem bestiller og modtager. Udkast til ny SLA for ByK forventes at kunne fremlægges til politisk godkendelse i efteråret 2015.

ØKF vil derudover frem mod budget 2016 undersøge, hvorledes Københavns Kommune kan få mere effektive anlægsprocesser og lavere priser på kommunens anlægsprojekter både totaløkonomisk og pr. kvadratmeter. Dette kan bl.a. gøres med forskellige måltal, som vil indgå i forslagene til budget 2016, samt et "end-to-end" fokus.

Endelig vil ØKF i samarbejde med bestillerforvaltningerne og ByK frem mod budget 2016 undersøge på hvilke områder, der kan stilles krav til bestillerne, som vil gavne eksekveringen på anlægsområdet.

Overskuds-/underskudsmodel

Det faktiske udgiftsniveau i anlægsprojekter afhænger bl.a. af en række faktorer, som ligger uden for kommunens direkte indflydelse. Nogle projekter vil generere overskud på grund af bl.a. gunstige licitationsresultater, hvor entreprenørernes tilbud er lavere end projektets budget, samt uforbrugte uforudsete udgifter. Mindreforbruget på disse projekter er med til at finansiere merforbrug på andre projekter, der kan være ramt af ugunstige licitationsresultater eller højere uforudsete udgifter end forventet.

Denne overskuds-/underskudsmodel har siden KEjds oprettelse i 2006 givet et samlet merforbrug på 160 mio. kr. svarende til 1,46 pct. af den samlede anlægsomsætning. KEjd har i perioden optaget interne lån for at finansiere merforbruget. De interne lån er blevet afbetalt over grundbudgettet til vedligeholdelse. ByK vil ikke have mulighed for at afdrage interne lån fremadrettet.

Den nuværende struktur indebærer en risiko for, at licitationerne samlet set bidrager til merforbrug. Når licitationsresultatet foreligger, er det økonomiske ansvar overført til ByK, men det fagfaglige ansvar ligger fortsat hos bestillerforvaltningerne. Der indgår derfor både økonomiske og fagfaglige behov i håndteringen af licitationsresultaterne, som vanskeliggør en stringent over-/underskudsmodel. Udbuddene indeholder i nogle tilfælde optioner, som er tilvalg til det udbudte hovedprojekt. Optionerne kan aktiveres, hvis hovedprojektet giver et gunstig licitationsresultat. Finansieringen af optionerne betyder derfor, at det gunstige licitationsresultat ikke som tiltænkt bidrager med overskud til overskuds-/underskudsmodellen. Ved et ugunstigt licitationsresultat kan det endvidere være vanskeligt at nedskalere projektet pga. fagfaglige hensyn.

For at reducere risikoen for akkumulerede underskud vil ØKF, herunder ByK, i samarbejde med de øvrige forvaltninger frem mod budget 2016 arbejde videre med alternative modeller for den nuværende overskuds-/underskudsmodel.  Der vil være fokus på at den nye model skal være operationel. Derudover vil den nye model indeholde en tættere opfølgning og mere gennemsigtighed ved løbende afrapportering på over/underskud til ØU.

Ændringer i styrelsesvedtægten for Københavns Kommune

Oprettelsen af ByK som en selvstændig enhed indebærer en række rent tekniske ændringer i styrelsesvedtægten for Københavns Kommune. Et overblik over forslag til ændringer af styrelsesvedtægten er gennemgået i bilag 4. Derudover er der vedlagt udkast til styrelsesvedtægten med ændringerne markeret i bilag 5.

Der oprettes tre nye bevillinger til Byggeri København Byggeri København – anlæg, Byggeri København – eksekvering af anlæg samt Byggeri København, service. Disse fremgår af bilag 3.

Indstillingen indebærer en overflytning af bevillingsposterne for 2015 og frem, som fremgår af bilag 3, tabel 2, fra KEjd til ByK. Opgørelsen er foretaget med udgangspunkt i korrigeret budget på baggrund af Borgerrepræsentationens møde den 26. februar 2015.

Den praktiske overflytning af bevillingsposterne fra KEjd til ByK samt overførsel af forbrug sker forud for halvårsregnskabet. Dette vil ske med udgangspunkt i det seneste besluttede korrigerede budgetter. KEjd og ByK aflægger således selvstændige bidrag til halvårsregnskabet 2015.

Den foreslåede bevillingsstruktur indebærer, at fremtidige anlægsindstillinger skal indeholde et at-punkt med anlægsudmøntning fra bevillingen Byggeri København, eksekvering af anlæg svarende til 1,5 % af de budgetterede anlægsudgifter. ByK skal selv adressere dette i forbindelse med høringen af ByK i udmøntningen af de konkrete anlægssager.

Der vil jf. løsningsafsnittet blive igangsat og arbejdet videre med en række aktiviteter som følge af oprettelsen af ByK som selvstændig enhed og indsatser i forlængelse af anlægsanalysen mv. 

For så vidt angår ændringerne i styrelsesvedtægten vil indstillingen efter 1. behandling i Borgerrepræsentationen den 30. april 2015 oversendes til 2. behandling i Borgerrepræsentationen den 28. maj 2015.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender,  

1. afrapporteringen på anlægsanalysen og de opfølgende initiativer i forlængelse heraf, jf. bilag 1,

2. at Byggeri København, med henblik på at fremme eksekveringen på anlægsområdet, arbejder videre med en række initiativer i snitfladen mellem bestiller og udfører, mellem udfører og modtager, samt hos udfører, jf. bilag 2,  

3. at Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger og Byggeri København, frem mod budget 2016, udarbejder forslag til krav til bestillerne på anlægsområdet, som vil fremme eksekveringen på anlægsområdet,

4. at Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger og Byggeri København, frem mod budget 2016, reviderer overskuds/underskudsmodellen med henblik på at sikre bedre styring og gennemsigtighed,

5. at Økonomiforvaltningen frem mod budget 2016 undersøger, hvordan Københavns Kommune får mere effektive og billigere anlægsprojekter både totaløkonomisk og pr. kvadratmeter. 

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

6. at der oprettes tre nye bevillinger til Byggeri København: Byggeri København, anlæg, Byggeri København, eksekvering af anlæg samt Byggeri København, service. Disse fremgår af bilag 3,

7. at bevillingsposterne, som fremgår af bilag 3, tabel 2, overføres fra Københavns Ejendomme til Byggeri København for 2015 og frem,

8. at plandirektøren i Økonomiforvaltningens direktion fremadrettet varetager funktionen som direktør for Byggeri København og Københavns Ejendomme,

9. at ændringerne i Københavns Kommunes styrelsesvedtægt, som angivet i bilag 4, godkendes.

10. at 9. at-punkt oversendes til 2. behandling i Borgerrepræsentationen, jf. den kommunale styrelseslov § 2, stk. 2, med henblik på ikrafttræden den 28. maj 2015.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 14. april 2015

Indstillingens 1.–5. at-punkt blev godkendt uden afstemning, og 6.–10. at-punkt blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 30. april 2015

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Indstillingens 4. at-punkt blev oversendt til andenbehandling i Borgerrepræsentationen den 28. maj 2015.