Anlægsbevilling til Sundheds- og Omsorgsforvaltningens nye omsorgssystem

Indstilling

Indstillling om,

1. at der gives anlægsbevilling på Sundheds- og Omsorgsudvalgets bevilling ”Pleje, service og boliger for ældre (Anlæg)” på i alt 49 mio. kr. til anskaffelse og implementering af nyt omsorgssystem (EOJ-system), jf. tabel 1 i økonomiafsnittet,
2. at ovenstående anlægsbevilling finansieres ved at reducere Sundheds- og Omsorgsudvalgets bevilling "Pleje, service og boliger for ældre (Service)" med 24 mio. kr. i 2016, 20 mio. kr. i 2017 og 5 mio. kr. i 2018, jf. tabel 1 i økonomiafsnittet. Midlerne består af allerede reserverede midler til anskaffelse af nyt EOJ-system afsat under IT drift og midler afsat til udvikling af driften.

Det forudsættes, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen anvender de tre gates, jf. nedenstående, som Økonomiudvalget har besluttet den 8. december 2015, før nye systemer tages i brug:

• Gate 1: Der er beskrevet arbejdsprocesser end-to-end, som er accepteret af brugere og godkendt af revisionen.
• Gate 2: Arbejdsprocesser og kontroller er digitale.
• Gate 3: Medarbejderne er kompetenceudviklet og testet i anvendelsen af det nye system og arbejdsprocessor.

Det forudsættes samtidig, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetramme.

(Sundheds- og Omsorgsudvalget)

Problemstilling

Sundheds- og Omsorgsudvalget har behandlet sagen omkring Sundheds- og Omsorgsforvaltningens omsorgssystem den 23. oktober 2014 (fortroligt punkt), hvor det blev besluttet at igangsatte et udbud om anskaffelse af et nyt Elektronisk Omsorgsjournalsystem (EOJ-system.) Beslutningen blev truffet, da forvaltningens eksisterende system (KOS2) ikke levede op til forventningerne. Udbuddet er nu gennemført, og Sundheds- og Omsorgsudvalget blev den 28. januar 2016 orienteret om valg af leverandør, at Systematic med deres omsorgssystem Columna Cura er valgt som ny leverandør.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har samlet set afsat midler til dette over projektets løbetid, men udgiftsbehovet i enkelte år varierer. For at sikre at projektets finansiering ikke får økonomisk effekt på driften i de enkelte år, ansøges der derfor om i henhold til bevillingsreglerne at flytte midlerne fra en driftsbevilling til en anlægsbevilling. Dette giver styringsmæssigt større sikkerhed.

Løsning

I valget af ny leverandør er der lagt vægt på, at systemet er et effektivt og brugervenligt værktøj, der understøtter medarbejderne i deres daglige arbejde på både mobile enheder og PC. Der er desuden lagt vægt på, at systemet er let at tilgå, effektivt at anvende samt er baseret på en fremtidssikret arkitektur.

Implementeringsprojektet i forvaltningen igangsættes i starten af februar og etableres som et program inddelt i 3 projektspor: ”EOJ-system”, ”Arbejdsgange” og ”Organisatorisk Implementering”. Programmet skal sikre, at forvaltningens medarbejdere også efter implementeringen oplever faglighed, arbejdsgange og system som et integreret hele.

Programmets målsætning er, at:

• Det skal være nemmere at være borger
• Det skal være nemt at være bruger
• Det skal være nemt at optimere kvalitet og effektivitet.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har samlet set afsat midler til dette over projektets løbetid, men udgiftsbehovet i enkelte år varierer, og det er således nødvendigt med en anlægsbevilling for at sikre finansieringen. Derudover følger det kommunens bevillingsregler, da anskaffelsens størrelse og karakter i lighed med andre IT-systemer finansieres via en anlægsbevilling, eksempelvis Det Fælles Medicinkort eller Kvantum.

Økonomi

Tabel 1. Bevillingsmæssige konsekvenser

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen afleverer 49 mio. kr. i servicemåltal og får tildelt en anlægsbevilling på i alt 49 mio.kr. Midlerne er ikke varige.

Tabel 2. Anlægsbevillinger – frigivelse af anlægsmidler

Anlægsbevillingen gives til Sundheds- og Omsorgsudvalget over 3 år, men med mulighed for at periodisere midlerne efter udgiftsbehovet.

Videre proces

Efter Sundheds- og Omsorgsudvalgets behandling oversendes indstillingen til videre behandling i Økonomiudvalget den 12. april 2016 og Borgerrepræsentationen den 28. april 2016.

Hanne Baastrup                    /Søren Winther Rasmussen

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at der gives anlægsbevilling på Sundheds- og Omsorgsudvalgets bevilling ”Pleje, service og boliger for ældre (Anlæg)” på i alt 49 mio. kr. til anskaffelse og implementering af nyt omsorgssystem (EOJ-system), jf. tabel 1 i økonomiafsnittet
2. at ovenstående anlægsbevilling finansieres ved at reducere Sundheds- og Omsorgsudvalgets bevilling "Pleje, service og boliger for ældre (Service)" med 24 mio. kr. i 2016, 20 mio. kr. i 2017 og 5 mio. kr. i 2018, jf. tabel 1 i økonomiafsnittet. Midlerne består af allerede reserverede midler til anskaffelse af nyt EOJ-system afsat under IT drift og midler afsat til udvikling af driften.

Sundheds- og Omsorgsudvalgets beslutning i mødet den 25. februar 2016
Indstillingen blev godkendt.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen anvender de tre gates, jf. nedenstående, som Økonomiudvalget har besluttet den 8. december 2015, før nye systemer tages i brug:

• Gate 1: Der er beskrevet arbejdsprocesser end-to-end, som er accepteret af brugere og godkendt af revisionen.
• Gate 2: Arbejdsprocesser og kontroller er digitale.
• Gate 3: Medarbejderne er kompetenceudviklet og testet i anvendelsen af det nye system og arbejdsprocessor.

Økonomiudvalget forudsætter samtidig, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetramme.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. april 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 28. april 2016

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.