Business case til investeringspuljen vedrørende automatisering af sagsprocesser i jobcentrene

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har udarbejdet en færdig business case vedrørende automatisering af sagsprocesser i jobcentrene vha. robotteknologi.

Indstilling

Indstilling om,

2. at der gives en anlægsbevilling på 3,0 mio. kr. i årene 2016-2018 til implementering af vedlagte business case. For de bevillingsmæssige konsekvenser se tabel 3.

Det bemærkes, at nedenstående tabel opsummerer indeværende indstillings betydning ift. den samlede investeringspulje.

Note: Opgørelse pr. 21. marts 2016

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets budgetramme.

(Beskæftigelses- og Integrationsudvalget)

Problemstilling

Med budgetaftalen for 2016 er det besluttet at iværksætte en ny strategi: ’Smarte investeringer i kernevelfærden’. Strategien har til formål at implementere ny teknologi og udvikle medarbejderne i Københavns Kommune. Investeringerne skal desuden føre til effektiviseringer.

På Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets møde d. 25. januar 2016 godkendte udvalget, at idéoplæg til business case vedrørende automatisering af sagsprocesser i jobcentrene vha. robotteknolog (Hot keys) blev udviklet til en business case (2015-0266734).

Løsning

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har udarbejdet en færdig business case vedrørende automatisering af sagsprocesser i jobcentrene. Casen er beskrevet nedenfor og giver en potentiel besparelse på servicerammen.  

I jobcentrene foregår sagsbehandling og registrering i forskellige fagsystemer. Det vedrører eksempelvis udarbejdelse af jobplaner, bestilling af tilbud, indhentning af lægeerklæringer, registrering af samtaler og indgåelse af aftaler mv. Mange af sagsprocesserne gentages mange gange om dagen. Formålet med investeringscasen er – via såkaldte Hot Keys – at automatisere tilgangen til de forskellige systemer, så medarbejderne ikke mange gange om dagen skal logge ind i en række forskellige systemer.

Hot Keys, der er et begreb indenfor robotteknologi, er et stykke software, der kan automatisere manuelle processer for medarbejdere. Fx kan softwaren programmeres til, at der på baggrund af indtastning af et CPR-nr. automatisk åbnes flere systemer, der anvendes i sagsbehandlingen. Det betyder, at medarbejderen slipper for at åbne og indtaste samme CPR-nr. i op til 5 forskellige systemer – uden at der skal bekostes en kostbar og tidskrævende systemintegration mellem fagsystemerne. Softwaren kan også programmeres til automatisk at indsætte titel eller navn i journalnotater eller automatisk overføre informationer i blanketter, som ellers skulle indtastes manuelt.

På baggrund af positive erfaringer med brugen af Hot Keys i forvaltningens Ydelsesservice er der blevet gennemført et pilot-forsøg i et af forvaltningens jobcentre. Her er afprøvet enkelte Hot Keys med henblik på at automatisere manuelle processer blandt andet i forbindelse med indkaldelse til samtale og udarbejdelse af forberedende plan.

Erfaringen fra pilot-forsøget er, at Hot Keys er muligt at udvikle i forvaltningens  fagsystemer, og at det sparer medarbejderne for administrativ tid. Foruden tidsbesparelse er erfaringen fra pilot-forsøget, at medarbejdere er meget positive overfor Hot Keys, da det afhjælper manuelle processer, reducerer risiko for tastefejl og reducerer antallet af klik i systemet, og dermed frigør tid til faglighed. 

Økonomi

På baggrund af testen estimeres det, at udrulning af Hot Keys til flere afdelinger og jobcentre og omfattende flere processer på sigt vil kunne spare jobcentermedarbejder ca. ½ time om ugen, hvilket svarer til ca. 7 årsværk (3,5 mio.). Det vurderes, at effektiviseringerne kan realiseres gradvist (jf. tabel 1).

Tabel 1. Business case

Der finansieres udgifter for 3,0 mio. kr. i anlægsmidler fra investeringspuljen i 2016. Midlerne vil blive periodiseret mellem årene i forbindelse med 2. anlægsoversigt 2016 (juni 2016).

Tabel 2. Bevillingsmæssige konsekvenser

Tabel 3. Anlægsbevillinger – frigivelse af anlægsmidler

Tabel 4. Kategorisering af anlægsmidler

Videre proces

Såfremt Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender vedlagte business case, beslutter Økonomiudvalget, om den skal viderestilles til Borgerrepræsentationen med henblik på gennemførsel.

Såfremt Borgerrepræsentationen vedtager business casen, indarbejdes denne i forvaltningens budgetter og indgår i forvaltningens effektiviseringsbidrag for 2017.

Birgitte Hansen   /   Jacob Zeberg Eberholst

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets beslutning i mødet den 8. marts 2016
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget bemærker, at nedenstående tabel opsummerer indeværende indstillings betydning ift. den samlede investeringspulje.

Note: Opgørelse pr. 21. marts 2016

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets budgetramme.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. april 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 28. april 2016

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.