Automatisering af administrative processer ved brug af skærmrobotter

Indstilling

Indstilling om,

1. at der gives en servicebevilling på 1,0 mio. kr. i 2016 og 1,5 mio. kr. i 2017 til udbygningen af kompetencer indenfor robotteknologi i Koncern IT. Midlerne finansieres af Innovationspuljen, der er afsat i regi af strategien for smarte investeringer i velfærden.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Robotteknologi vurderes til at være blandt de teknologier, der på sigt vil give de største effektiviseringer i den offentlige sektor. Særligt har Robotic Process Automation (RPA), der i dag bruges med stor succes i finansverdenen, vist sig som nyskabende teknologi indenfor velfærdsadministration og sagsbehandling, der er en stadigt voksende opgave.

Robotic Process Automation er kort fortalt et stykke software, der kodes og konfigureres til at udføre en række opgaver, som normalt foretages manuelt. Denne ”robot” arbejder i de samme systemer som medarbejdere, det vil sige laver de samme klik og udfylder de samme felter. Robotfunktionen kan derfor i udgangspunktet kodes til at arbejde i ethvert system og fagsystem, der benyttes i Københavns Kommune, så længe at opgaverne er tilstrækkeligt regelbundne og ensartede.

For at kunne levere effektive løsninger indenfor Robotic Process Automation er det nødvendigt med investeringer i at opbygge de nødvendige kompetencer, så Koncern IT fremover kan servicere forvaltningerne.

Løsning

Derfor anbefales det, at der oprettes et kompetencecenter for automatisering af administrative processer gennem robotteknologi. Kompetencecenteret forankres i Koncern IT, der i samarbejde med forvaltningerne, Københavns IT-Universitet og gennem offentligt-private innovationsforløb, vil arbejde på at identificere, udvikle og implementere løsninger med robotteknologi i Københavns Kommune.

Samarbejde med forvaltningerne

Koncern IT ønsker at inddrage alle de forvaltninger, der måtte være interesserede i arbejdet, blandt andet  ved at understøtte ”praktikophold” for forvaltningernes medarbejdere i digitaliseringsenhederne. Der er allerede aftalt forløb med Teknik- og Miljøforvaltningen om udveksling for en medarbejder med fokus på robotteknologi, og det første dialogmøde mellem Koncern IT, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen samt Kultur- og Fritidsforvaltningen er blevet afholdt. Ligeledes har der været holdt møder med Socialforvaltningen, der konkret har vist interesse for at indgå i et forpligtende udviklingssamarbejde med Koncern IT på den standardiserede del af sagsbehandlingen.

Offentlig-private innovationssamarbejder

Koncern IT vil desuden køre to til tre fælles forløb med en privat partner, hvor nye områder og arbejdsgange, der egner sig til robotautomatisering, identificeres. Dette vil give leverandøren mulighed for at udvide sin produktportefølje til nye områder, og hjælpe Koncern IT og Københavns Kommune med at finde nye indsatsområder i forhold til kommende effektiviseringer.

Hovedelementerne i samarbejdet vil være:

• Videns- og moduldeling med brugere af samme teknologi.
• Understøttelse af mindre virksomheder ved at tilbyde muligheden for at teste automatiseringsløsninger.
• Erfaringsudveksling og deling af cases med leverandører til andre kommuner.
• Forankring og opsamling af dokumentation.

Økonomi

Der ansøges om midler fra innovationspuljen. Tabellen nedenfor viser de økonomiske konsekvenser af business casen. Business casen er godkendt i Økonomikredsen d. 13. maj 2016.

Effektiviseringspotentialet i teknologien er meget stort. Som eksempel arbejder Koncern IT i øjeblikket med en business case på et projekt, hvor Koncernservice årligt sender ca. 10.000 breve ud, der tager 10 minutter at udføre pr. sag, hvilket vil give en besparelse på ca. 1 årsværk årligt, da udviklingen af en skærmrobot vil automatisere opgaven fuldt ud. 

Der vil i forlængelse af dette forslag blive budt ind med besparelser i budget 2018.

Tabel 1. Bevillingsmæssige konsekvenser

 Tabel 2. Status for Investeringspuljen

Note: 1000 kr. 2016 pl. Status pr. 23. juni 2016.

Videre proces

Såfremt Økonomiudvalget godkender nærværende indstilling, sendes den videre til Borgerrepræsentationen med henblik endelig godkendelse.

Mikkel Hemmingsen

                                                                /Mads Grønvall