Københavns Kommunes tilslutning til FLIS

Indstilling

Indstilling om,

1. at Københavns Kommune tilslutter sig FLIS, såfremt de i indstillingen anførte betingelser vedr. økonomi og data kan opfyldes,

2.  at der i 2011 afsættes 50 t. kr. (2011 p/l) inden for Økonimiudvalgets driftsramme (Økonomiforvaltningens bevilling, Økonomisk forvaltning, service, funktion 6.45.51.1) til at finansiere tilslutningsafgiften,

3. at den årlige driftsbetaling for deltagelse i FLIS finansieres af de områder der opnår en mindre udgift til indkøb af data ved deltagelse i FLIS,

4. at Økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne frem mod budgetforhandlingerne for 2012 udarbejder konkrete business cases, der tilvejebringer midlerne til den årlige tilslutningsafgift senest fra 2013 og frem, samt 

5. at der i 2012 reserveres 3,5 mio. kr. (2011 p/l) i puljen til serviceinvesteringer under effektiviseringsstrategien (Økonomiforvaltningens bevilling, fælles servicepuljer, funktion 6.45.51.1) til håndtering af driftsbetalingen for 2012, såfremt der først er tilvejebragt endelig finansiering fra mindreindkøb af data mv. fra 2013 og frem.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Fælleskommunalt ledelsesinformationssystem (FLIS) er et samarbejdsprojekt mellem KOMBIT, KL og de 26 kommuner, som i 2007 blev udvalgt til deltagelse i definitionsarbejdet for fælleskommunale nøgletal på fire fagområder:

·        Folkeskole

·        Udsatte børn og unge

·        Voksne handicappede

·        Ældreomsorg

KOMBIT vil stå for den tekniske implementering af projektet. KOMBIT har tilrettelagt

arbejdet i følgende faser:

1.   Dataanalyse

2.   Konceptmiljø (kommunale data fra de 26 kommuner med tværgående data på folkeskole området).

3a. Udvidet konceptmiljø (Kommunale data fra de 26 kommuner med tværgående data på alle fire fagområder).

3b. Udbud og kravspecifikation

4.   Udvikling af Version 1 af FLIS

Fase 1, 2 og 3a er gennemført.

Før Fase 3b og 4 gennemføres, ønsker KL et bindende forhåndstilsagn fra kommunerne om deltagelse i FLIS i forhold til det videre forløb.

FLIS vil udelukkende blive gennemført hvis mindst 70 pct. af befolkningsgrundlaget i de 98 kommuner tilslutter sig projektet.

Primo april havde omkring 65 pct. af kommunerne afgivet positivt tilsagn om deltagelse i FLIS.

Løsning

Københavns Kommune har sammen med Esbjerg, Odense og Århus haft en række betænkeligheder ved FLIS samarbejdet. Disse kan sammenfattes til:

a) Pris: Kommunernes betaling for FLIS er beregnet på grundlag af indbyggertallet i kommunerne. Idet nytten ikke stiger proportionalt med indbyggertallet, betyder det at den udarbejdede prisstruktur bør revurderes. For Københavns Kommunes vedkommende var udgangspunktet fra KL/KOMBITS side en årlig betaling for deltagelse i FLIS på 3,5 mio. kr.

b) Opdateringer af data: FLIS vil i første omgang udelukkende tilbyde månedlige opdateringer af data. Københavns Kommune modtager i dag daglige opdateringer af CPR samt Børne- og Unge data. Personaledata opdateres ved hver ny lønkørsel, d.v.s. op til 4 gange månedligt. Det betyder, (i) at FLIS ikke vil være anvendeligt på disse områder, samt (ii) at kommunen ikke kan lave en business case ved at erstatte nuværende datadgange med FLIS.

c) Datafelter: De datafelter der stilles til rådighed gennem FLIS dækker ikke Københavns Kommunes behov. Københavns Kommune har i dag flere datafelter til rådighed på personale samt Børne- og Ungeområdet.

Hovedudfordringerne har været drøftet ad flere omgange med KL/KOMBIT. KL/KOMBIT tilkendegav allerede på et møde d. 24. januar 2011, at man vil yde en speciel rabat til de større byer. For Københavns Kommunes forudsættes det, at den årlige tilslutningsafgift vil blive reduceret med godt 1 mio. kr., således at den samlede fremadrettede driftsudgift forventes at blive godt 2,5 mio. kr. årligt.

Herudover har KL/KOMBIT senest i brev af 31. marts 2011 (bilagt) tilkendegivet at imødekomme kommunernes krav til data på følgende måde:

a)      Der vil være adgang til daglige opdateringer på de dataområder, som er krævet for, at FLIS skaber reel merværdi for kommunerne

b)      I første omgang ville KOMBIT ikke medtage alle tilgængelige felter i de dataområder der var indeholdt i FLIS (folkeskole, udsatte børn- og unge, voksne handikappede og ældreomsorg).  KOMBIT har nu tilkendegivet at alle relevante felter medtages i version 1. Eksempelvis medtages der nu felter fra CPR indeholdende supplerende adresseoplysninger, evt. værges navn, personnummer på forældremyndighedsindehaveren  mv.

KOMBIT tilkendegiver at ville afsætte de fornødne ressourcer til at definere de dataudsnit, hvor det er forretningskritisk med daglige opdateringer og analysere, hvordan dataleverancer via FLIS vil kunne implementeres i kommunerne.

Svaret fra KL/KOMBIT imødekommer kommunens krav så langt, at daglige opdateringer og et udvidet dataområde er kritisk for muligheden for, at FLIS kan anvendes operationelt i kommunen, samt kan erstatte nuværende systemer og datakøb. Der er dog ingen sikkerhed herfor, førend der er udarbejdet konkrete analyser og business cases i samarbejde med KOMBIT og internt i kommunen.

KL/KOMBIT tilkendegiver i brevet, at udvidelsen af data samt hyppigere dataopdateringer må forventes at øge omkostningerne i et eller andet omfang.

Københavns Kommune ser samlet en række perspektiver i samarbejdet omkring et fælleskommunalt ledelsesinformationssystem. Kommunen har derfor, med forbehold for den endelige politiske beslutning, tilkendegivet en tilslutning på betingelse af, at de ønskede krav til daglig opdatering og en udvidelse af leverede data kan implementeres i kommunernes LIS struktur, så de giver en reel værdi (bilagt). Tilsagnet er endvidere betinget af, at der kan findes en økonomisk model, der tilgodeser, at de store kommuner har vanskeligt ved at opnå en positiv business case jf. ovenstående. Kommunen forventer at dette er muligt på baggrund af de tilkendegivelser om justeringer i prisstrukturen som KL fremlagde på mødet i KL den 24. januar 2011.

Såfremt der træffes politisk beslutning om betinget tilslutning til FLIS, så foreslås det, at Økonomiforvaltningen (Koncernservice) i samarbejde med KOMBIT og forvaltningerne frem mod budgetforhandlingerne for 2012 udarbejder konkrete business cases med henblik på at finde finansieringen til den årlige driftsudgift ved tilslutning til FLIS.

Økonomi

Det anbefales, at der i 2011 afsættes 50 t. kr. inden for ØUs driftsramme til at finansiere tilslutningsafgiften.

I 2012 reserveres der 3,5 mio. kr. i puljen for serviceinvesteringer under effektiviseringsstrategien for 2012 til håndtering af driftsbetalingen for 2012, såfremt der først fra 2013 og frem findes varig finansiering af driftsbetalingen. Senest fra 2013 og frem finansieres tilslutningsafgiften af de områder hvor der evt. konstateres en mindre udgift til dataindkøb grundet adgangen til FLIS data.

Der anbefales, at der reserveres 3,5 mio. kr. i årlig tilslutningsafgift, selvom der forventes en årlig driftsudgift på godt 2,5 mio. kr. Det skyldes usikkerhed omkring effekten af den den endelige prisreduktion fra KL/KOMBIT og derved den endelige omkostning for deltagelse i FLIS.

Videre proces

Såfremt der træffes beslutning om betinget tilslutning til FLIS vil Økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne frem mod budgetforhandlingerne for 2012 udarbejde konkrete business cases.

 Claus Juhl                                                                  /Bjarne Winge