Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for 2021 samt ny proces for administration af ordningen

Indstilling

Indstilling om,

1. at Borgerrepræsentationen tager til efterretning, at et medlem af Borgerrepræsentationen i 2021 har deltaget i de aktiviteter, som er angivet i afsnittet Løsning, jf. kommunestyrelseslovens § 16, stk. 1, litra f.,
2. at Borgerrepræsentationen beslutter at yde erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste til det medlem af Borgerrepræsentationen, som har valgt ordningen om erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for 2021, og som har deltaget i den i afsnittet Løsning nævnte aktivitet, jf. kommunestyrelseslovens § 16, stk. 5,
3. at ny proces for administration af ordningen vedrørende erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste godkendes.

(Økonomiforvaltningen)

Problemstilling

Borgerrepræsentationen traf den 18. januar 2018 en generel beslutning om at yde erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for varetagelse af "andre nærmere angivne kommunale hverv" til de medlemmer, som er tilmeldt ordningen om erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste, jf. kommunestyrelseslovens § 16, stk. 5 (Lovbekendtgørelse nr. 47 af den 15. januar 2019 om kommunernes styrelse).

For at der kan udbetales erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for varetagelse af "andre nærmere angivne kommunale hverv” jf. kommunestyrelseslovens § 16, stk. 1 litra f, er det en forudsætning at det sker efter anmodning fra Borgerrepræsentationen eller et af de stående udvalg, og at der er truffet beslutning herom i et møde.

Løsning

Bestemmelsen i kommunestyrelseslovens § 16, stk. 1, litra f, vedrører andre kommunale hverv end møder. Det gælder deltagelse i forhandlinger med andre kommunale myndigheder eller regionale eller statslige myndigheder, repræsentativt arbejde, budgetseminar, studieture, besigtigelser og borger eller orienteringsmøder.

Det bemærkes, at studieture efter fast praksis forelægges for Borgerrepræsentationen til godkendelse separat.

Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste kan alene udbetales til de medlemmer af Borgerrepræsentationen, som har valgt denne ordning for det pågældende år.

Følgende medlemmer af Borgerrepræsentationen har valgt ordningen vedrørende erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste i 2021:

• Knud Holt Nielsen (Ø)

Det tilmeldte medlem har deltaget i følgende aktiviteter, der berettiger til erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste 1. og 2. kvartal 2021:

Børne- og Ungdomsudvalget

Dato Møde/aktivitet

24. februar 2021 - Budgetseminar

23. august 2021 - Budgetseminar

Forslag til ny proces for administration af ordningen vedrørende erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste

Økonomiforvaltningen foreslår, på baggrund af en revision af nugældende praksis, en effektivisering af processen for administrationen af ordningen om erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste vedrørende "andre nærmere angivne kommunale hverv" jf. kommunestyrelseslovens § 16, stk. 1 litra f. 

Ifølge lov om kommunernes styrelse § 16, stk. 5, kan medlemmer af Borgerrepræsentationen for et regnskabsår ad gangen vælge at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste mod reduktion af det faste vederlag.

Der kan udbetales erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for de aktiviteter som er nævnt i § 16, stk. 1 litra a-e, som blandt andet vedrører møder i Borgerrepræsentationen eller i de stående udvalg uden, at der er truffet en konkret beslutning af Borgerrepræsentationen herom.

Borgerrepræsentationen kan derudover beslutte, at ordningen også skal omfatte "andre nærmere angivne kommunale hverv" efter § 16, stk.1 litra f, når disse udføres efter anmodning fra Borgerrepræsentationen eller et stående udvalg. Der kan træffes beslutning herom fra gang til gang, eller der kan træffes en generel beslutning, forudsat at det er præcist angivet, hvilke særlige aktiviteter der er inkluderet. Det er Borgerrepræsentationen som beslutter, hvilke aktiviteter som skal være omfattet.

Efter nuværende praksis beslutter Borgerrepræsentationen ved begyndelsen af en ny valgperiode, hvilke aktiviteter som skal være omfattet af § 16, stk.1 litra f, se bilag 1. Borgerrepræsentationen bliver herefter halvårligt forelagt en indstilling til godkendelse, om udbetaling af erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for varetagelse af "andre nærmere angivne kommunale hverv" til de medlemmer, som er tilmeldt ordningen og som har deltaget i aktiviteter af "andre nærmere angivne kommunale hverv". Dette betyder, at der kan gå op til seks måneder, fra deltagelse i en given aktivitet, til udbetaling af erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste.

I indeværende valgperiode har der samlet været fire medlemmer tilmeldt ordningen fordelt med et til tre medlemmer tilmeldt pr. regnskabsår. Alle indstillinger i denne valgperiode er blevet imødekommet af Borgerrepræsentationen.

På denne baggrund foreslår forvaltningen, at Borgerrepræsentationen fremover ved begyndelsen af en ny valgperiode, træffer en generel beslutning for hele valgperioden om, hvilke aktiviteter som skal være omfattet af § 16, stk.1 litra f, uden efterfølgende halvårligt at blive forlagt en indstilling til godkendelse af allerede afholdte aktiviteter.

Denne ændring vil medføre færre indstillinger til behandling i Borgerrepræsentationen, samt at de medlemmer, som er tilmeldt ordningen og som har deltaget i aktiviteter af "andre nærmere angivne kommunale hverv" som ved starten af en ny valgperiode er godkendt af Borgerrepræsentationen, vil kunne få udbetalt erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste umiddelbart efter deltagelse i den pågældende aktivitet, såfremt det fremgår af en beslutningsprotokol, at deltagelse er sket efter anmodning fra Borgerrepræsentationen eller et af de stående udvalg.

På baggrund af erfaring fra foregående valgperioder foreslås det, at "andre nærmere angivne kommunale hverv" efter § 16, stk. 1 litra f, skal omfatte følgende aktiviteter:

• Deltagelse i forhandlinger med andre kommunale myndigheder eller med statslige myndigheder,
• repræsentativt arbejde,
• budgetseminarer,
• studieture,
• besigtigelser
• borgermøder,
• orienterings- og temamøder.

Det bemærkes, at såfremt der måtte fremkomme ønske om at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for andre end disse aktiviteter, så vil der blive fremlagt en særskilt indstilling herom.

Økonomi

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. Økonomien er således indeholdt i budget 2021.

Udgifterne afholdes inden for Økonomiudvalgets budgetramme, såfremt beslutningen er truffet af Økonomiudvalget eller Borgerrepræsentationen.

Udgifterne afholdes inden for de enkelte stående udvalgs budgetrammer, såfremt beslutningen om aktiviteten er truffet af et stående udvalg, eller når aktiviteten er planlagt af et stående udvalg og omfatter udvalget som helhed.

Videre proces