Serviceudvidelse gennem ubemandet og udvidet åbningstid

Indstilling

Indstilling om,

1.            at der i 2012 gives en rådighedsbevilling og anlægsbevilling på 5, 4 mio. kr. (2012 p/l) til etablering af fælles elektronisk adgangskontrol på 8-10 institutioner på anlægsbevilling Kultur og Fritid, funktion 0.32.35.3 – Andre fritidsfaciliteter, samt

2.            at der anvises dækning for de 4,8 mio. kr. (2012 p/l) ved omplacering i 2012 af 4,8 mio. kr. (2012 p/l) fra anlægsbevilling Kultur og Fritid, funktion 6.45.51.3, til anlægsbevilling Kultur og Fritid, funktion 0.32.35.3, og at der anvises dækning for de 0,6 mio. kr. ved omplacering i 2012 af 0,6 mio. kr. fra driftsbevillingen Kultur og Fritid, funktion 3.38.73.1, til anlægsbevillingen Kultur og Fritid, funktion 0.32.35.3.

Det bemærkes, at servicemåltal, som følge af omplaceringen af 0,6 mio. kr. fra drift til anlæg, jf. kommunens gældende regler for tildeling af servicemåltal (BR 15/12-2011), tilfalder servicemåltalsbufferpuljen under Økonomiudvalget.

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets egen budgetramme.

(Kultur- og Fritidsudvalget)

Problemstilling

København er en levende storby. Byens borgere færdes i byen døgnet rundt og på forskudte tider af døgnet. Samtidig kommer der flere borgere til byen uden at Kultur- og Fritidsfaciliteterne bliver udbygget tilsvarende. Det stiller nye krav til byens kultur- og fritidsinstitutioner om en bedre udnyttelse og tilgængelighed - i princippet 24 timer i døgnet 7 dage om ugen.

Det indgår i Kultur- og Fritidspolitik 2011-2015, at kultur- og fritidsinstitutioner skal give borgere adgang udenfor den bemandende åbningstid med elektroniske låsesystemer.  Udover de aktuelle forsøg på biblioteksområdet er der i dag kun begrænset adgang udenfor den bemandede åbningstid i Kultur- og Fritidsforvaltningens institutioner for enkelte foreninger mv. og borgerne møder forskellige nøglesystemer – elektroniske og ikke elektroniske – på de forskellige institutioner.

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 21. juni 2011 at afsætte 0,6 mio. kr. til udvikling af en SMS-baseret adgang baseret på bookingsystemet Interbook til foreninger på skoler. Leverandøren kunne ikke levere en løsning i 2011, og beløbet blev ikke medtaget i overførslerne til 2012. KFU besluttede 19. april 2012 at finde finansiering i 2012 fra udvalgets frie midler. Desværre har det efterfølgende vist sig at leverandøren fortsat ikke kan levere en fungerende SMS-løsning til Interbook og det foreslås i denne indstilling, at beløbet i stedet anvendes i 2012 til medfinansiering af elektronisk adgangskontrol på KFF institutioner.

SMS-baseret adgang til både lokaler på skoler og på KFF-institutioner indgår i forvaltningens igangværende udviklingsprojekt om et nyt fælles bookingsystem, som forventes afsluttet i andet halvår 2013.

KFU besluttede den 8. december 2011 at der primo 2012 skulle iværksættes konkrete testforsøg med udvidet åbningstid med reduceret betjening på Københavns Hovedbibliotek og ubemandet åbningstid på 1-2 lokalbiblioteker. De 2 biblioteker blev Vigerslev og Islands Brygge. Det blev ligeledes besluttet, at Kultur- og Fritidsudvalget inden sommerferien 2012 skulle forelægges konkrete forslag til biblioteker med udvidede åbningstider i Københavns Biblioteker.

Den 13. juni 2012 åbnede det nye Ørestad Bibliotek for ubemandet åbningstid med samme løsning som i Vigerslev og Islands Brygge.

Københavns Bibliotekers evaluering af forsøget er vedlagt som bilag 1.

Løsning

Det er visionen, at borgerne i videst muligt omfang skal have let og enkel adgang til Kultur- og Fritidsforvaltningens tilbud og institutioner – i princippet 24/7.

Uden for den bemandede åbningstid skal borgerne have adgang til institutionerne med ”nøgler”, som de har i forvejen – på mobile enheder (mobiltelefoner mv.) og med sundhedskort. Med implementering af et fælles elektronisk adgangskontrolsystem på en række institutioner skabes grundlag for at realisere visionen. Et fælles elektronisk adgangssystem giver en let og ensartet adgang til institutionerne for borgerne. Der sikres en høj sikkerhed, idet der kan lagre oplysninger om borgere – herunder persondata. Der gives adgang i bestemte tidsperioder og der er mulighed for udelukkelse af enkeltpersoner ved hærværk eller andet. Et fælles system sikrer endvidere, at der arbejdes med en standardløsning, der kan bruges på alle institutioner – herunder også skoler mv., der bruges til kultur- og fritidstilbud.

Adgang til biblioteker vil ske via sundhedskortet, mens adgang til øvrige institutioner i vil i en overgangsperiode ske via et nøglekort, indtil en SMS-løsning kan implementeres. Løsningen udvikles i forbindelse med. indførelse af nyt fælles booking- og lokaletildelingssystem i andet halvår 2013.

Der etableres i løbet af 2012 elektronisk adgangskontrol – herunder evt. videoovervågning, alarmintegration, stemmeudkald – på op til 10 lokaliteter, så der gives mulighed for ubemandet og dermed udvidet åbningstid.

Såfremt der afsættes de nødvendige midler i budgettet for 2013, fortsættes med etablering på yderligere ca. 10 lokaliteter, således at der ultimo 2013 vil være etableret elektronisk adgangskontrol på ca. 20 lokaliteter.

Indførelse af elektronisk adgangskontrol kræver en engangsinvestering, mens driften af den udvidede åbningstid kan afholdes indenfor den eksisterende budgetramme. Etablering af elektronisk adgangskontrol koster ca. 0,4-0,7 mio. kr. per lokalitet - alt afhængigt af fysiske forhold, antal indgange, døre, etager mv.

Ubemandet åbningstid gennem elektronisk adgangskontrol kan i princippet gennemføres på alle institutioner. Etablering af fælles elektronisk adgangssystem på de enkelte lokaliteter igangsættes efter følgende prioritering:

-          Forskellige institutionstyper

-          Fysisk sammenhængende institutioner

-          Geografisk spredning – lang åbningstid i alle bydele

-          Faciliteter med høj belægning/højt besøgstal

-          Faciliteter, der er bygningsmæssigt velegnede.

Forvaltningen vil sikre etablering på flest mulige lokaliteter indenfor den afsatte ramme.

Følgende er en bruttoliste over institutioner, der er umiddelbart egnede til etablering af elektronisk adgangskontrol og ubemandet adgang: 

-  Osramhuset/ 2200 Kultur
-  Multisalen i Nørrebrohallen/ 2200 Kultur
-  Bibliotekshuset Rodosvej/ Amagerbro Kultur
-  Kulturhuset i Kvarterhuset/ Amagerbro Kultur
-  Kulturhuset Kapelvej 44/ Blågården
-  Kulturhuset og biblioteket i Lyrskovgade/ Kulturanstalten
-  Sydhavnens Bibliotek/ Kulturanstalten 
-  Dansekapellet/ Kultur Nord
-  Kulturhuset Pilegården/  Kultur Nord
-  Brønshøj Bibliotek/ Kultur Nord
-  Biblioteket på Rentemestervej/ Kultur Nord
-  Bibliotek og kulturhus/ Kulturstationen Vanløse
-  Prøvehallen/ Kultur Valby
-  Valby Kulturhus/ Kultur Valby
-  Østerbro Bibliotek/ Kultur Østerbro
-  Sundbyøster Idrætsanlæg/ Team Sundby-Valby
-  Verdenskulturcentret

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil arbejde videre med at undersøge, hvordan der kan etableres ubemandet adgang via elektroniske nøglesystemer på flere institutioner end de ovennævnte. Anlæg af nye institutioner vil så vidt muligt ske med et elektronisk adgangssystem, der giver mulighed for ubemandet adgang.

Forvaltningen etablerer elektronisk adgangskontrol i samarbejde med BUF, KEjd og KS, således at det bl.a. sikres at Københavns Kommunes rammeaftale for indkøb på området overholdes, og at anskaffelserne er i overensstemmelse med den kommende platformsstrategi på IT-området.

Økonomi

Der afsættes i alt 5,4 mio. kr. til anlæg af elektronisk adgangskontrol på 8-10 institutioner i 2012, hvoraf de 4,8 mio. kr. finansieres af et mindre restbeløb i forbindelse med den tekniske p/l- fremskrivning af udvalgets anlægsmidler og de 0,6 mio. kr. af en omprioritering af afsatte midler til en SMS-adgangskontrol. De 0,6 mio. kr. til SMS-adgangskontrol blev afsat fra KFU’s frie midler på KFU-mødet den 19/4 2012. Da der flyttes 0,6 mio. kr. fra service til anlæg, reduceres KFU’s servicemåltal med 0,6 mio. kr.

Det indgår i budgetforhandlingerne at afsætte yderligere 5 mio. kr. til anlæg af elektronisk adgangskontrol i 2013. De afledte driftsomkostninger ved etablering af ubemandet adgang til bl.a. vagt, rengøring og energiforbrug afholdes inden for driftsrammen.

Videre proces

Kultur- og Fritidsudvalget får forelagt en status for etablering af ubemandet adgang ultimo 2012 og plan for yderligere etablering af ubemandet adgang på institutioner i 2013.

         Carsten Haurum                    /Jens Ingemann