Samlokalisering af lokalområdekontor og Sundhedshus

Med henblik på samlokalisering af Lokalområdekontor Bispebjerg/Nørrebro og Sundhedshus Nørrebro skal Borgerrepræsentationen tage stilling til indgåelse af erhvervslejekontrakt vedrørende Mimersgade 47 på Nørrebro.

Indstilling og beslutning

Indstilling om,   

1. at Københavns Ejendomme bemyndiges til at indgå erhvervslejekontrakt vedr. Mimersgade 47, 2200 København N,
2. at Københavns Ejendomme bemyndiges til at opsige eksisterende erhvervslejekontrakt vedrørende Lygten 2C, 2400 København NV,
3. at Sundheds – og Omsorgsforvaltningen bemyndiges til at fremleje lokaler beliggende Mimersgade 47, 2200 København N til andre aktører/funktioner inden for sundhedsområdet. Det bemærkes, at den ny lejeaftale indgås efter den 31. marts 2014, hvorfor der ikke er modregningsadgang for frigiven deponering vedrørende regnskabsåret 2013, jf. lånebekendtgørelsens § 5 stk. 5. Den udestående deponeringsforpligtelse på 583 t. kr. foreslås finansieret ved et træk på lånerammen i 2014, idet der sikres en effektiviseringsgevinst ved samlokaliseringen af lokalområdekontor og Sundhedshus. Som følge heraf reduceres Sundheds- og Omsorgsudvalgets budget varigt med 9. t. kr. fra 2015 og frem. Beløbet indgår i kommunens råderum. 
4. at deponeringsforpligtelsen på op til 583.268 kr. vedrørende Mimersgade 47 finansieres via et træk på lånerammen i 2014,
5. at Sundheds- og Omsorgsudvalget varigt tilbagebetaler halvdelen af den årlige effektiviseringsgevinst i forbindelse med samlokaliseringen af lokalområdekontor og Nørrebro Sundhedshus til kommunens råderum (jf.2012-61883). Der foretages derfor en varig korrektion på 9 t.kr. (2015-pl) på Sundheds- og Omsorgsudvalgets bevilling Sundhed 4.62.88.1 fra 2015. 

Det forudsættes, at eventuelle yderligere merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets ramme.

Københavns Ejendomme har ikke yderligere bemærkninger til sagen, men henviser til den ejendomsfaglige udtalelse.

(Sundheds- og Omsorgsudvalget)

Problemstilling

Sundheds- og Omsorgforvaltningen er opdelt i fem lokalområder. Hvert lokalområde er organiseret med et lokalområdekontor som bindeled mellem driftsenhederne og den centrale forvaltning. Lokalområdekontoret har bl.a. til opgave at understøtte driften i opgaveløsning og implementeringer inden for blandt andet sundhedsfaglighed, økonomi, organisation, læring, uddannelse, analyse og ledelse. Endvidere rummer lokalområdekontoret et myndighedsteam samt studie-unit.

Lokalområdekontoret for Bispebjerg/Nørrebro er i dag beliggende i et erhvervslejemål på adressen Lygten 2C, 2200 Nørrebro. Lejemålet er på ca. 1.887 m² og er i sin nuværende udformning og indretning uhensigtsmæssigt for de funktioner lokalområdekontoret udfører. Herunder kan nævnes udefra kommende støj, manglende mulighed for regulering af indeklima samt en ufleksibel planløsning, der ikke understøtter de daglige funktioner.

Løsning

På Mimersgade 39, 2200 København N, er Sundhedshus Nørrebro åbnet i 2013. I det nuværende lejemål er der ikke plads til fremleje til andre sundhedsfaglige tilbud, herunder læger mv. Ved at flytte lokalområdekontoret fra Lygten 2C til Mimersgade 47, der ligger i sammenhæng med lokaler lejet til Sundhedshus Nørrebro, vil lokalområdekontoret få tidssvarende og fleksibelt indrettede kontorfaciliteter, samtidig med at der sikres en bedre udnyttelse af synergier mellem funktionerne i sundhedshuset og lokalområdekontoret. Endeligt vil der skabes gode rammer for fremleje til andre sundhedsfaglige tilbud, herunder eksempelvis læger, fodterapeuter eller kiropraktorer mv., i direkte tilknytning til sundhedshus Nørrebro. Såfremt der ikke er efterspørgsel fra disse grupper til arealet vil det blive anvendt til andre funktioner med relevans for sundhedshuset.

Den fysiske sammenlægning af sundhedshuset og lokalområdekontoret vil give nye og andre muligheder for tværgående løsning af opgaver og fælles problemstillinger. Samlokaliseringen vil endvidere bidrage til en større fleksibilitet i forhold til at imødekomme fremtidige ændrede lokalebehov i forbindelse med eksempelvis nye implementeringer eller organisatoriske ændringer. Samtidig vil samlokaliseringen give bedre mulighed for, at sundhedshuset og lokalområdekontoret gensidigt kan benytte mødelokaler mv.  

Det nye lejemål vil inden indflytningen gennemgå en større ombygning, således at ejendommen tilpasses de behov lokalområdekontoret stiller hertil. Herunder imødekommes et godt indeklima, der lever op til nuværende myndighedskrav; en fleksibel indretning, der understøtter den daglige arbejdsgang; et udvidet antal mødelokaler mv. Der disponeres allerede ved ombygningen med lokalefællesskab med sundhedshuset. 

Lejemålet ligger centralt i lokalområdet, og der vil i forbindelse med ombygningen blive etableret 50 cykelparkeringspladser. 

Det samlede areal i det nye lejemål på Mimersgade udgør i alt 2.274 m². I henhold til kontraktforhandlinger yder udlejer en tomgangsdækning til lejer for ca. 400 m^2, der løber over de første 12 måneder fra kontraktens ikrafttræden. Årsagen til den valgte struktur er, at de ca. 400 m² er tiltænkt andre sundhedsfaglige tilbud, herunder praktiserende læger. Tomgangsdækningen betyder, at det areal der reelt anvendes – og betales for - af lokalområdet er 1.874 m². Det er dermed dette areal der skal beregnes i forhold til ved sammenligning af økonomien på henholdsvis Mimersgade 47 og Lygten 2C jf. nedenfor under økonomi.   

 På Lygten 2 C vil der blive opsagt i alt ca. 1.887 m².

Økonomi

Kontraktøkonomi Mimersgade 47

I henhold til betinget erhvervslejekontrakt påtager lejer (Københavns Ejendomme) sig ni års uopsigelighed fra ikrafttræden, der forventes at være 1. januar 2015. Kontrakten har et gensidigt opsigelsesvarsel på 12 måneder. Inden ikrafttrædelsesdatoen indretter og ombygger udlejer lokalerne i overensstemmelse med Sundheds og Omsorgsforvaltningens behov og ønsker, hvorefter lokalerne overtages færdigindrettede af lejer (Københavns Ejendomme), og samtidig fremlejes til Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (lokalområdekontoret).  

Ombygningsprojekt forventes, at beløbe sig til ca. 6,3 mio. kr. ekskl. moms. Projektomkostningerne afholdes af udlejer og gennemføres for udlejers regning og risiko. En del af den samlede finansiering finansieres af lejer ved, at der betales et lejetillæg for særindretninger over uopsigelighedsperioden, hvorefter det bortfalder.  Lejetillægget beregnes som en annuitet, når den endelige pris for ombygningen kendes, men forventes at udgøre ca. 133 kr. pr. m² pr. år.   

Basislejen udgør 900 kr. pr. m² pr. år, hertil kommer der - foruden det nævnte lejetillæg for særindretninger - driftsomkostninger, der forventes at udgøre 214 kr. pr. m² pr. år, samt forbrugsomkostninger, der ventes at udgøre 167 kr. pr. m² pr. år.  

I alt forventes det, at de årlige betalinger i år 1 (1.874 m²) ca. udgør ekskl. moms:

Årlig basisleje                                           1.686.600 kr.
Årligt lejetillæg ca.                                       249.900 kr.
Årlig a conto driftsomkostninger ca.           401.000 kr.
Årlig a conto forbrugsomkostninger ca.      313.000 kr.

Betalinger i alt ca.                                      2.650.500 kr.

I tillæg til de løbende betalinger vil der være engangsomkostninger forbundet med fraflytning af lokalerne på Lygten 2C, flytteomkostninger samt visse lejerleverancer til lejemålet Mimersgade 47, såsom ABA og ABDL (automatisk brandalarmeringsanlæg og automatiske branddørlukningsanlæg), alarmsystem, låsesystem, forbedring af dørtelefonsystem, cykelstativer m.v. Endeligt bidrager lejer med et fast beløb til medfinansiering af lejerindretninger i tillæg til det ovenfor beskrevne lejetillæg.  

Disse udgifter finansieres inden for Sundheds- og Omsorgsforvaltningens samlede budgetramme. 

Økonomisk sammenligning

De løbende årlige omkostninger på det eksisterende lejemål Lygten 2C udgør i alt ca. 2,666 mio. kr. ekskl. moms. Som nævnt ovenfor udgør de løbende årlige omkostninger for det nye lejemål på Mimersgade ca. 2,650 mio. kr. ekskl. moms.  

Da lejetillægget vedrørende Mimersgade 47 bortfalder efter ti år, vil de samlede betalinger på Mimersgade på det tidspunkt være væsentligt mindre, end de vil være for lejemålet på Lygten 2C. Hertil kommer, at de grundlæggende kontraktvilkår er bedre set fra lejers synspunkt på Mimersgade 47 end på Lygten 2 C.  

Deponering

Deponeringsforpligtigelsen for det nye lejemål er 22,9 mio. kr. og skal falde i 2014, hvor lejekontrakten forventes indgået. Deponeringsbeløbet finansieres via det frigivne deponeringsbeløb ved opsigelse af lejemålet på Lygten 2C (33,8 mio. kr.).

Videre proces

Sagen behandles i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med henblik på endelig beslutning.

Hanne Baastrup                                    

                                                            / Per Christensen

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller at Sundheds- og Omsorgsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,  

1. at Københavns Ejendomme bemyndiges til at indgå erhvervslejekontrakt vedr. Mimersgade 47, 2200 København N.
2. at Københavns Ejendomme bemyndiges til at opsige eksisterende erhvervslejekontrakt vedrørende Lygten 2C, 2400 København NV, og 
3. at Sundheds – og Omsorgsforvaltningen bemyndiges til at fremleje lokaler beliggende Mimersgade 47, 2200 København N til andre aktører/funktioner inden for sundhedsområdet.

Sundheds- og Omsorgsudvalgets beslutning i mødet den 15. maj 2014
Indstillingen blev godkendt.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Det bemærkes, at den ny lejeaftale indgås efter den 31. marts 2014, hvorfor der ikke er modregningsadgang for frigiven deponering vedrørende regnskabsåret 2013, jf. lånebekendtgørelsens § 5 stk. 5. Den udestående deponeringsforpligtelse på 583 t. kr. foreslås finansieret ved et træk på lånerammen i 2014, idet der sikres en effektiviseringsgevinst ved samlokaliseringen af lokalområdekontor og Sundhedshus. Som følge heraf reduceres Sundheds- og Omsorgsudvalgets budget varigt med 9. t. kr. fra 2015 og frem. Beløbet indgår i kommunens råderum. 

På denne baggrund indstilles det, at der tilføjes følgende 4. og 5. at-punkter:

    4.    at deponeringsforpligtelsen på op til 583.268 kr.vedrørende Mimersgade 47 finansieres via et træk på lånerammen i 2014,

    5.    at Sundheds- og Omsorgsudvalget varigt tilbagebetaler halvdelen af den årlige effektiviseringsgevinst i forbindelse med samlokaliseringen af lokalområdekontor og Nørrebro Sundhedshus til kommunens råderum (jf.2012-61883). Der foretages derfor en varig korrektion på 9 t.kr. (2015-pl) på Sundheds- og Omsorgsudvalgets bevilling Sundhed 4.62.88.1 fra 2015. 

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle yderligere merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets ramme.

Københavns Ejendomme har ikke yderligere bemærkninger til sagen, men henviser til den ejendomsfaglige udtalelse.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 10. juni 2014

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

 

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 18. juni 2014

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.