Samlokalisering af Lokalområdekontoret og Hjemmeplejen i Valby/Kgs. Enghave/Vesterbro

Der ønskes samlokalisering af Lokalområdekontoret og Hjemmeplejen i Valby/Kgs. Enghave/Vesterbro. De nuværende lokaleforhold er ikke tilstrækkelige og derudover uhensigtsmæssigt indrettet.

Indstilling om, 

1. at Københavns Ejendomme gives bemyndigelse til at indgå lejemål hos 3. mand belig­gende i Valby (bilag 1),
2. at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen bevilges træk på lånerammen på 16.091.980 kr., hvorved deponeringsforpligtelsen bortfalder,
3. at der fra 2012 varigt overføres 325.000 kr., svarende til halvdelen af den anslåede årlige besparelse, fra Sundheds- og Omsorgsudvalgets bevilling Pleje service og boliger for ældre, demografireguleret, funktion 5.32.32.1 til Økonomiudvalgets bevilling: Fælles rammepuljer, funktion 6.45.50,
4. at Københavns Ejendomme samtidigt opsiger lejemålene beliggende Ottiliavej, Gammel Køge Landevej, Sydhavns Plads 12 og Druehaven 25, samt
5. at lokalerne på Valbyholm overdrages til Københavns Ejendomme med henblik på udlejning til anden forvaltning eller afhændelse.

Det forudsættes at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes indenfor Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetramme.

 

(Sundheds- og Omsorgsudvalget)

I år 2010 blev de tre hjemmeplejeenheder i Valby, Kongens Enghave og Vesterbro samlet i én enhed, og hjemmeplejen placeret på Sydhavns Plads. Den har igennem længere tid lidt af pladsproble­mer i forhold til antallet af medarbejdere. Det gælder særligt efter organisationsændringen i foråret 2009, hvor ”Vesterbro-gruppen” flyttede ind. Hjemmeplejen har i den anledning fået en bemærkning fra Arbejdsmiljø København om pladsforhold.

Ved organisationsændringen i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen i foråret 2009 blev lokalområderne Valby, Kongens Enghave og Vesterbro samlet til et lokalområde Valby/Kgs. Enghave/Vesterbro (VKV). Fysisk befinder lokalområdekontorets personale sig på to adresser, mens hjemmeplejen VKV er spredt på fire forskellige adresser. 

De nuværende lejemål på Ottiliavej og Druehaven er uhensigtsmæssigt indrettet. Eksempelvis in­deholder lejemålene store gangarealer, som vanskeligt kan anvendes til kontorer eller fællesrum. Koncernservice, der har ”hovedsæde” på Ottiliavej, benytter husets øvrige etager. Kon­cernservice har, som følge af deres opgaveportefølje, igennem længere tid ytret ønske om også at kunne disponere over 1. salen. Dette vil medføre, at både hjemmeplejen og Lokalområdekontoret skal fraflytte. 

Det foreslås at samle hjemmepleje og lokalområdekontorer på én adresse. Baggrunden for dette er at optimere driften inden for de to enheder og enhederne imellem.

 

Den fysiske sammenlægning af hjemmepleje og områdekontorer forbedrer i særdeleshed kommunikationsgangen og indebæ­rer store fordele, hvad angår tæt økonomisk opfølgning i forhold til hjemmeple­jens drift.

 

Den fælles adresse for Hjemmeplejen vil kunne forbedre koordinering af de udførende funktioner og optimere den synlige ledelse af området. Sidstnævnte gælder også Lokalområdekontoret. Desuden kan en fælles adresse for Lokalområdekontoret højne konsulentgruppens understøttelse af myndighedsdelens funktioner og øge den tværfaglige sparring.

 

Det påtænkte lejemål ligger centralt i lokalområdet og tæt på offentlige transportmidler, og vil således være let tilgængeligt for borgere og medarbejdere. Det betyder, at der for de udekørende medarbejdere kan foretages en effektiv arbejdstil­rettelæggelse. Der er i forbindelse med lejemålet gode muligheder for parkering af såvel hjemmeplejens biler som de ansattes cykler.

 

Det påtænkte nye lejemål er hensigtsmæssigt indrettet, og lokalerne ligger i forbindelse med hin­anden. Det vil bl.a. lette arbejdsgange og kommunikation mellem de enkelte teams, hvilket vil give en mere effektiv udnyttelse af personaleressourcerne. 

 

Københavns Ejendomme har ikke kunnet anvise ledige egnede kommunale lokaler. Derimod er der hos 3. mand fundet egnede lokaler. Denne løsning indebærer, at der skal indgås et 3. mandslejemål på ca. 5.388 m² med behov for deponering på 16.091.980 kr.

Københavns Ejendommes administrativ høringssvar er vedlagt som bilag 1. 

Etablering
Udlejer påtager sig at istandsætte lokalerne samt stå for udgifterne i den forbindelse, i det omfang, at der opnås enighed om indretning og de endelige udgifter hertil. Københavns Ejendomme forhandler for tiden med udlejer.

Omkostninger ved etablering og drift samt fraflytning
De samlede årlige udgifter til husleje, varme, el, drift m.v. for det nye lejemål udgør 8.860.576 kr. Dette niveau vurderes af Københavns Ejendomme til at være rimeligt i forhold til lejemålets stand og beliggenhed. For de lejemål, der påtænkes opsagt, er de tilsvarende driftsudgifter på 8.056.676 kr. I forbindelse med etablering skal påregnes udgifter til sikring, låsesystem, IT- og tele­fonkabling og installationer, som skal afholdes af lejer. Derudover kan der komme omkost­ninger vedrørende fraflyt­ning af eksisterende lejemål. Disse udgifter finansieres inden for Sundheds- og Omsorgsforvaltningens samlede budgetramme.

Deponering
I forbindelse med indgåelse af lejemålet skal der deponeres 16.091.980 kr.

Effektivisering/besparelse
Borgerrepræsentationen vedtog den 15. november 2007 principperne for deponerings­fritagelse ved indgåelse af lejemål (BR 509/07). Principperne indebærer, at lejemålet skal medføre effektiviseringer eller besparelser svarende til mindst diskontoen, og at halvdelen af effektiviseringen/besparelsen skal overføres varigt til Økonomiudvalget med henblik på at indgå i prioriteringsrummet for det kommende budgetår. Diskontoen er i øjeblikket 1,00 %, så i forhold til et deponeringsbeløb på 16.091.980 kr. indebærer det krav om en minimums effektiviseringsgevinst eller besparelse på ca. 160.919 kr. årligt. Sammenlægningen af hjemmeplejeenhederne på samme adresse har medført, at der er nedlagt en stilling som hjemmeplejeleder. Herved er opnået en besparelse på kr. 650.000,- årligt.

Halvdelen af den anslåede årlige besparelse på kr. 325.000 kr. årligt overføres fra Sund­heds- og Omsorgsudvalget til Økonomiudvalget til fremtidige tværgående prioriterin­ger.

En sammenlægning af hjemmeplejeenhederne er en forudsætning for den fortsatte tilpasning til den demografiske udvikling, hvor borgere der får ydelser reduceres.

Sammenlægningen medfører ligeledes en frigørelse af lokaler til Koncernservice.  

Ved godkendelse af lejekontrakten vil udlejer påbegynde og færdiggøre istandsættelse af ejendommen med henblik på, at lejemålet kan tages i brug pr. 1. maj 2012.

       


            Hanne Baastrup   

                                                                        /Lars Matthiesen 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at give Københavns Ejendomme bemyndigelse til at indgå lejemål hos 3. mand belig­gende i Valby (bilag 1),
2. at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen bevilges træk på lånerammen på 16.091.980 kr., hvorved deponeringsforpligtelsen bortfalder,
3. at der fra 2012 varigt overføres 325.000 kr., svarende til halvdelen af den anslåede årlige besparelse, fra Sundheds- og Omsorgsudvalgets bevilling Pleje service og boliger for ældre, demografireguleret, funktion 5.32.32.1 til Økonomiudvalgets bevilling finansposter, funktion 8.22.05.5.,
4. at Københavns Ejendomme samtidigt opsiger lejemålene beliggende Ottiliavej, Gammel Køge Landevej, Sydhavns Plads 12 og Druehaven 25, og
5. at lokalerne på Valbyholm overdrages til Københavns Ejendomme med henblik på udlejning til anden forvaltning eller afhændelse.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

6.      at Sundheds- og Omsorgsudvalget god­kender, at driftsudgifterne til det nye lejemål finansieres inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets eksisterende ramme.

Sundheds- og Omsorgsudvalgets beslutning i mødet 29. september 2011

Indstillingen blev godkendt.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen oversender sagen til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Se bilag 2


Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

 

Det forudsættes at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes indenfor Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetramme.


Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 1. november 2011

Overborgmester Frank Jensen (A) fremsatte følgende ændringsforslag: ”Det foreslås, at følgende sætning indsættes som indledning til Økonomiudvalgets erklæring: ” Bevillingen og funktionen skal ændres til ”Økonomiudvalgets bevilling: Fælles rammepuljer, funktion 6.45.50.””

Indstillingen blev anbefalet med det stillede ændringsforslag.

 

 

 

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 17. november 2011

Der var på pladserne omdelt et rettelsesblad til indstillingen, se bilag.

 

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.