Etablering af Hovedstadens Beredskab I/S

Som led i Københavns Kommunes indtræden i Hovedstadens Beredskab I/S pr. 1. januar 2016 skal Borgerrepræsentationen godkende udkast til I/S-vedtægter, principper for overførsel af medarbejdere, rationaliseringsmål og økonomisk grundlag. Københavns Kommunes Beredskabskommission nedlægges, og der skal udpeges medlemmer og stedfortrædere til Hovedstadens Beredskabskommission.

Indstilling og beslutning

Indstilling om,

1. at Københavns Kommune indtræder i Hovedstadens Beredskab I/S pr. 1. januar 2016 i overensstemmelse med vedlagte udkast til vedtægter,
2. at bemyndige den politiske forberedelsesgruppe til i udkast til vedtægter at foretage redaktionelle ændringer og mindre indholdsmæssige ændringer, som er påkrævet for at opnå Statsforvaltningens godkendelse,
3. at beregningsgrundlag for kommunens driftsbidrag for 2016 og ejerandel af Hovedstadens Beredskab I/S som anført under afsnittet Økonomi, godkendes,
4. at de overordnede principper for rationaliserings- og effektiviseringsmålsætninger for perioden 2016-2018 for Hovedstadens Beredskab I/S, godkendes,
5. at tage principper for overførsel af medarbejdere til Hovedstadens Beredskab I/S til efterretning,
6. at en model for overførsel af tjenestemandsansatte til Hovedstadens Beredskab I/S, ved hvilken interessentskabet til kommunen månedligt indbetaler et aktuarberegnet pensionsbidrag for tjenestemanden fra 1. januar 2016 indtil pensionering, hvorefter kommunen foretager udbetaling af den pågældendes tjenestemandspension, godkendes,
7. at nedlæggelsen af Københavns Kommunes Beredskabskommission pr. 1. januar 2016, godkendes,
8. at det tages til efterretning, at Overborgmesteren indtræder i Hovedstadens Beredskabskommission pr. 1. januar 2016,
9. at Teknik og Miljø-, Beskæftigelses- og Integrations-, Børne- og Ungdoms-, Sundheds- og Omsorgs- samt Kultur- og Fritidsborgmesteren udpeges til Hovedstadens Beredskabskommission med virkning fra den 1. januar 2016 og for den resterende del af valgperioden,
10. at der for hvert af Københavns Kommunes 6 medlemmer af Hovedstadens Beredskabskommission udpeges et medlem af Borgerrepræsentationen som personlig stedfortræder med virkning fra den 1. januar 2016 og for den resterende del af valgperioden, herunder at Socialborgmesteren udpeges som stedfortræder for Sundheds- og Omsorgsborgmesteren. 

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

Borgerrepræsentationen godkendte den 26. februar 2015, at Københavns Kommune indgår i etableringen af et fælles beredskab mellem 9 kommuner i Hovedstadsområdet (Albertslund, Brøndby, Dragør, Frederiksberg, Glostrup, Hvidovre, København, Rødovre og Tårnby kommuner) samt principaftale for etablering af det fælles beredskab som et fælleskommunalt selskab efter § 60 i den kommunale styrelseslov.

Efterfølgende har den nedsatte implementeringsorganisation indenfor de i principaftalen beskrevne rammer arbejdet videre med henblik på etablering af det fælles beredskab pr. 1. januar 2016. Ud fra den i principaftalen indeholdte tidsplan fordrer det, at kommunalbestyrelserne forelægges vedtægter for det fælles beredskab og rammer for budget 2016 til godkendelse i maj-juni 2015.

Løsning

Vedtægter for det fælles beredskab, Hovedstadens Beredskab I/S
Vedtægter for Hovedstadens Beredskab I/S er vedlagt som bilag. På engelsk skal interessentskabets navn være Greater Copenhagen Fire Department.

Vedtægterne skal godkendes af Statsforvaltningen efter den politiske godkendelse. Den politiske forberedelsesgruppe bemyndiges til at foretage mindre indholdsmæssige ændringer i vedtægter, som er en forudsætning for at opnå Statsforvaltningens godkendelse, samt ændringer af redaktionel karakter. Ændringer til vedtægter herudover vil blive forelagt kommunalbestyrelserne til godkendelse.

Som anført i vedtægternes § 1.3 etableres Hovedstadens Beredskab I/S med København som hjemsteds- og administrationskommune. Interessentskabet etableres dog med selvstændig administration, hvorfor Københavns Kommune kun i begrænset omfang/særlige situationer skal levere administrationsydelser.

I medfør af vedtægternes § 5 overdrages alle kommunale opgaver på området til Hovedstadens Beredskab, hvilket vil sige alle opgaver efter beredskabsloven, fyrværkeriloven og lov om beskyttelsesrum, herunder myndighedsopgaver i det omfang lovgivningen giver mulighed herfor. Der er pt. alene hjemmel til - med enkelte undtagelser, jf. nedenfor - at overføre myndighedsopgaver i henhold til beredskabsloven, men vedtægterne muliggør, at myndighedsopgaver på de øvrige områder overføres, når der som forventet er vedtaget ændringer af de pågældende love. Hovedstadens Beredskab kan, i det omfang der er hjemmel hertil, indgå aftale med deltagende kommuner eller andre om udførelse af sideordnede aktiviteter til minimum kost- og markedspris, jf. vedtægternes § 6.7.

Der nedsættes, jf. vedtægternes § 9.1, en fælles Beredskabskommission til at varetage den umiddelbare forvaltning af de opgaver, der er henlagt til Hovedstadens Beredskab. Beredskabskommissionen udøver sin virksomhed i møder og vedtager en forretningsorden for sit virke. I medfør af forretningsordenen kan der nedsættes et arbejdsudvalg med 5 medlemmer som angivet i principaftalen. Principaftalen er dog fraveget derved, at beslutning om nedsættelse af arbejdsudvalg er overladt til Beredskabskommissionen. Dette er begrundet i et ønske om at sikre Beredskabskommissionen mulighed for at justere i forhold til arbejdsudvalget, uden at dette skal gennemføres via en vedtægtsændring. Beredskabskommissionens dagsordner og referater er som udgangspunkt åbne for offentligheden – undtaget er punkter, som fordrer behandling på lukket dagsorden.

Den fælles Beredskabskommission nedsættes som anført i vedtægternes § 9.2 med 17 medlemmer, og afviger i forhold til principaftalen derved, at også politidirektørerne i henholdsvis Københavns og Københavns Vestegns Politi efter beredskabsloven skal være medlemmer, dog uden stemmeret i bevillingsmæssige spørgsmål. Det frivillige beredskab og medarbejderne tildeles i henhold til § 9.6 hver en observatør til møder i Beredskabskommissionen. Beredskabskommissionen kan beslutte, at der ydes medlemmerne diæter, erstatning for tabt arbejdsfortjeneste mv., jf. vedtægternes § 9.4.

I overensstemmelse med principaftalen er i vedtægternes § 9.10 anført, at formandsposten i Beredskabskommissionen skal gå på skift mellem henholdsvis København/Frederiksberg og de øvrige 7 kommuner, så formandsposten frem til næste valgperiode besættes fra de 7 kommuner, herefter af enten København eller Frederiksberg og i efterfølgende perioder på skift.

I medfør af vedtægternes § 8.1 og 8.4 skal udkast til fælles plan for den risikobaserede dimensionering, en på basis heraf udarbejdet plan for beredskabet i den enkelte kommune samt beslutninger om lån, garantistillelse, leje og leasing, jf. lånebekendtgørelsen, godkendes i den enkelte kommunalbestyrelse. I den fælles Beredskabskommission er der, jf. § 9.17, krav om tilslutning fra mindst ¾ af medlemmerne til vedtagelse af budget, entreprisestrategi og væsentlige ændringer heri, godkendelse af større investeringer, beslutninger om lån mv. samt udkast til risikobaseret dimensionering. I forhold til sidstnævnte kræves dog enstemmighed og repræsentation af samtlige interessenter, hvis udkastet indebærer nedlæggelse af en eller flere brandstationer, jf. § 9.18. Vedtægterne anses i forhold hertil udformet i overensstemmelse med principaftalen.

I konsekvens af etableringen af Hovedstadens Beredskab I/S og en fælles beredskabskommission nedlægges de deltagende kommuners beredskabskommissioner pr. 1. januar 2016.

Som anført i henholdsvis vedtægternes § 9.2 og § 9.8 indtræder Overborgmesteren og yderligere fem medlemmer efter udpegning på kommunens vegne i Hovedstadens Beredskabskommission, og der udpeges en stedfortræder for hvert af disse medlemmer blandt Borgerrepræsentationens medlemmer.

Principper for Hovedstadens Beredskabs økonomi
Notat med beskrivelse af principper for Hovedstadens Beredskabs økonomi er vedlagt som bilag. Der henvises derudover til økonomiafsnittet nedenfor.

Det samlede budget for Hovedstadens Beredskab dannes med udgangspunkt i:
A. Omkostningsniveauet i 2014 i de deltagende kommuner (inkl. reguleringer).
B. Diæter mv. til beredskabskommissionen.  
C. Budget vedr. serviceydelser, som indgår ved etableringen.

Den enkelte kommunes ejerandel, som anført i vedtægternes § 4.1, beregnes på basis af A. Udgifter vedrørende B fordeles efter ejerandele, mens udgifter vedrørende C afholdes af den kommune eller anden offentlige myndigheden, som modtager serviceydelsen.

I forhold til kommuner, hvorfra der sker overførsel af tjenestemandsansatte til Hovedstadens Beredskab I/S, er valgt en model, hvorefter interessentskabet til kommunen månedligt indbetaler et aktuarberegnet pensionsbidrag for tjenestemanden fra 1. januar 2016 indtil pensionering, hvorefter kommunen foretager udbetaling af den pågældendes tjenestemandspension. Modellen er økonomisk neutral, idet kommunen oppebærer betalingen fra Hovedstadens Beredskab, men finansierer betalingen via sit bidrag til interessentskabet, ad A. ovenfor.

Hovedstadens Beredskab indtræder i Københavns Kommunes kontrakt med Region Hovedstaden om ambulancekørsel for perioden 1. februar 2016 – 31. januar 2022 (med mulighed for forlængelse i to gange 1 år). I forhold hertil gælder i medfør af vedtægternes § 6.8, at Københavns Kommune dækker et evt. dokumenteret underskud respektive oppebærer et dokumenteret overskud, der måtte opstå ved opfyldelse af kontrakten i perioden frem til 31. januar 2018. Såfremt det måtte blive konstateret, at kontrakten medfører et underskud eller overskud på mere end 1 mio. kr. pr. år i disse første to år af kontraktperioden, reguleres Københavns Kommunes bidrag til Hovedstadens Beredskab for den resterende del af kontraktens løbetid.

Principper for rationalisering
I aftale om kommunernes økonomi mellem KL og regeringen er det forudsat, at beredskabssamordningen skal kunne levere rationaliseringsgevinster og effektivisering for 175 mio. kr. i 2016 og frem. Andelen for de 9 kommuner udgør ca. 28 mio. kr.

Rationaliseringsmålsætninger baseres på følgende:

• 2016 bliver et initialt år, hvor der kan forventes en række organisatoriske udfordringer efter dannelsen, der vanskeliggør en implementering af den forudsatte besparelse fra dag 1.
• Forudsatte besparelser bør i øvrigt udmøntes så hurtigt, det kan lade sig gøre.
• En ændring af den risikobaserede dimensionering er et vigtigt element til imødekommelse af de forudsatte besparelser. En sådan dimensionering må forventes at kunne være på plads senest pr. 1. januar 2017.

På den baggrund anbefales den forudsatte besparelse udmøntet under følgende rammer:

• 2016: 20 %, svarende til 5,6 mio. kr. eller ca. 1,5 pct. af driftsudgifterne til lovbundne opgaver.
• 2017 og frem: 100 %, svarende til 28 mio. kr. eller ca. 7,5 pct. af driftsudgifterne til lovbundne opgaver.

Den kommende direktør for Hovedstadens Beredskab, som forventes at være ansat pr. 1. august 2015, skal i løbet af efteråret 2015 præsentere en nærmere plan for, hvordan rationaliseringskravene til Hovedstadens Beredskab indfries.

Principper for overdragelse af medarbejdere
Overgangen til det nye kommunale fællesskab hviler for de overenskomstansatte medarbejderes vedkommende på reglerne i virksomhedsoverdragelsesloven, hvilket betyder, at de medarbejdere, der fuldt ud eller overvejende er beskæftiget med opgaver, som overføres til selskabet, overgår til det nye selskab. Samme kriterium følges for tjenestemandsansatte.

I hovedtræk er principperne for overdragelse af medarbejdere til det fælles beredskab følgende:

Samtlige medarbejdere får meddelelse om overførslen til det nye fællesskab ultimo juni. De operative medarbejdere overføres til fællesskabet med nuværende opgaver og arbejdsplads. De administrative medarbejdere/ledelsesniveauet afventer fastlæggelse af organisering mv. Hvis der bliver behov for tilpasninger, varsles medarbejderne efterfølgende. Ansættelsesområdet ændres til hele det nye geografiske område, men fortsat med et angivet tjenestested ”indtil videre”.

Der nedsættes en forhandlingsgruppe, der danner sig detaljeret overblik over det eksisterende personaleadministrative grundlag i de deltagende beredskaber. Sammen med den nye direktør for det fælles beredskab fastlægges en strategi for forhandling af nye aftaler.

Der nedsættes et forhandlingsorgan og indledes forhandlinger om MED-aftale for det fælles beredskab i løbet af efteråret 2015.

De frivilliges medlemskab af Beredskabsforbundet berøres ikke, men kontrakten med de enkelte kommuner erstattes af en ny kontrakt med Hovedstadens Beredskab. Dette forventes at ske i løbet af efteråret 2015.

Der er på nuværende tidspunkt ikke lovhjemmel til at overføre opgaver i henhold til fyrværkeriloven og lov om beskyttelsesrum. Indtil en forventet lovændring håndteres problemstillingen i praksis ved, at medarbejderne har bibeskæftigelse i kommunerne. Opgaverne og budgettet bliver således i kommunerne, men varetages i praksis af medarbejdere i Hovedstadens Beredskab.

Den kommende direktør for det fælles beredskab har ansvaret for, at der gennemføres HR-aktiviteter og intern kommunikation med det formål at fusionere beredskaberne og skabe fundamentet for en ny fælles organisation og kultur.

Medarbejdersiden i Forberedelses-MED er orienteret om processen vedr. etablering af Hovedstadens Beredskab.

Økonomi

For Københavns Kommunes vedkommende indebærer etableringen af Hovedstadens Beredskab I/S, at kommunen fremover skal betale Hovedstadens Beredskab for leverance af de ydelser, som i dag ydes af Københavns Brandvæsen.

I forhold til de økonomiske rammer for Københavns Brandvæsen, som er forudsat i Økonomiudvalgets beslutninger i Indkaldelsescirkulæret for 2016 samt i juniindstilling til Økonomiudvalget (2015-0102333) om kommunens budgetbidrag er der tale om en stigning på 16,1 mio. kr., jfr. tabellen nedenfor:

	Mio. kr., 2016 p/l
Regnskab 2014	245,9
Finansiering af operativt beredskab og myndighed falder bort med udløb af kontrakter for ambulancetjeneste og sygetransport	16,2
Genanskaffelse af materiel	3,7
Effektiviseringer i det fælles beredskab	-4,2
Nettodriftstilskud i 2016	258,3
Budget 2016 til beredskab i juni	245,4
Stigning	16,1

Stigningen skyldes følgende forhold:

I 2014 bidrog overheadoverskuddet fra ambulancetjenesten og sygetransport til at finansiere samlet 16,2 mio. kr. af bevillingen til kommunens beredskab. Som det fremgår af sag forelagt Borgerrepræsentationen den 30. april 2015 bortfalder overskuddet på ambulancerne i 2016, idet betalingen for overhead i den nye ambulancekontrakt svarer til de faktiske genberegnede overheadomkostninger. Ligeledes bortfalder overskuddet på overheadbetalingen vedrørende sygetransporten, da Københavns Brandvæsen ikke vandt denne opgave.

Der er tillagt 3,7 mio. kr. til genanskaffelser af beredskabsmateriel, idet der i 2014 ikke var afsat midler til genanskaffelser svarende til det faktiske genanskaffelsesomkostning. Dette skete først fra budget 2015.

Der er foretaget en reduktion af udgifterne med 4,2 mio. kr. som kommunens andel af de foreslåede rationaliseringer i Hovedstadens Beredskab I/S.

Herudover er der foretaget en række tekniske ændringer uden udgiftsmæssig effekt for kommunen. Det drejer sig bl.a. om, at betalingen hæves som følge af, at kommunen skal indbetale pensionsbidrag for de tjenestemænd, som overføres til beredskabet, svarende til 25,3 mio. kr. Beløbet vil blive modsvaret af en tilsvarende betaling fra den nye beredskabsenhed til kommunen til finansiering af den fremtidige pensionsudgift, når tjenestemændene går på pension. 

Stigningen i 2016 på 16,1 mio. kr. finansieres via opsparet overskud på den nuværende ambulancekontrakt i 2015 på 4 mio. kr. samt omdisponering af uforbrugte anlægsmidler til materielanskaffelser på 12 mio. kr., jf. Borgerrepræsentationens beslutning den 30. april 2015: Indstilling om finansiering af beredskabets ramme i 2016 og fremefter (Fortrolig). Et eventuelt restfinansieringsbehov dækkes af råderummet.

I 2017 vil betalingen blive yderligere reduceret, svarende til andelen af den yderligere rationalisering fra 5,6 mio. kr. i 2016 til 28 mio. kr. i 2017, svarende til en yderligere reduktion på knap 17 mio. kr. for Københavns Kommune.

Det skal bemærkes, at ovenstående ændringer ikke er endeligt fastlagt. Der kan komme mindre korrektioner til ovenstående tal i den nærmere gennemgang af det økonomiske grundlag for Hovedstadens Beredskab, som finder sted hen over sommerferien, og hvor resultatet forelægges til politisk behandling i september. Det bemærkes herudover, at de angivne beløb ikke svarer til de i underbilag 1 til bilag 1 angivne tal. Det skyldes dels, at tallene i bilaget skal opdateres, dels at udgifter til tjenestemandspensioner mv. ikke er medtaget her, da disse er uden budgetmæssig virkning.

I medfør af ovenstående, jfr. vedtægternes § 4.1, udgør Københavns Kommunes ejerandel af Hovedstadens Beredskab I/S 76 %.

Videre proces

Indtil den nye beredskabsdirektør tiltræder – forventeligt den 1. august 2015 – fortsættes kortlægningen af de eksisterende beredskaber for at opnå et detaljeret og opdateret grundlag for etableringen af Hovedstadens Beredskab. Fra direktørens tiltræden overgår det daglige ansvar for implementeringsprojektet til denne. Der udarbejdes et kommissorium, som beskriver direktørens opgaver og ansvar i det videre arbejde med implementeringen.

Beslutninger træffes fortsat af den politiske forberedelsesgruppe.

Kommunalbestyrelserne forelægges i september 2016, koordineret med behandling af budgetter for 2016, indstilling med flg. punkter:

• Godkendelse af budget 2016 for Hovedstadens Beredskab.
• Fremlæggelse af indikatorer for serviceniveau. 
• Overførsel af aktiver til selskabet.
• Evt. mindre ændringer til budgetgrundlag.
• Evt. større ændringer til udkast til vedtægter, som er påkrævet for at opnå Statsforvaltningens godkendelse.
  
  

                Mikkel Hemmingsen                /                Bjarne Winge

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Københavns Kommune indtræder i Hovedstadens Beredskab I/S pr. 1. januar 2016 i overensstemmelse med vedlagte udkast til vedtægter,

2. at bemyndige den politiske forberedelsesgruppe til i udkast til vedtægter at foretage redaktionelle ændringer og mindre indholdsmæssige ændringer, som er påkrævet for at opnå Statsforvaltningens godkendelse,

3. at godkende beregningsgrundlag for kommunens driftsbidrag for 2016 og ejerandel af Hovedstadens Beredskab I/S som anført under afsnittet Økonomi,

4. at godkende de overordnede principper for rationaliserings- og effektiviseringsmålsætninger for perioden 2016-2018 for Hovedstadens Beredskab I/S,

5. at tage principper for overførsel af medarbejdere til Hovedstadens Beredskab I/S til efterretning,

6. at godkende en model for overførsel af tjenestemandsansatte til Hovedstadens Beredskab I/S, ved hvilken interessentskabet til kommunen månedligt indbetaler et aktuarberegnet pensionsbidrag for tjenestemanden fra 1. januar 2016 indtil pensionering, hvorefter kommunen foretager udbetaling af den pågældendes tjenestemandspension,

7. at godkende nedlæggelsen af Københavns Kommunes Beredskabskommission pr. 1. januar 2016,

8. at tage til efterretning, at Overborgmesteren indtræder i Hovedstadens Beredskabskommission pr. 1. januar 2016,

9. at Teknik og Miljø-, Beskæftigelses- og Integrations-, Børne- og Ungdoms-, Sundheds- og Omsorgs- samt Kultur- og Fritidsborgmesteren udpeges til Hovedstadens Beredskabskommission med virkning fra den 1. januar 2016 og for den resterende del af valgperioden,

10. at der for hvert af Københavns Kommunes 6 medlemmer af Hovedstadens Beredskabskommission udpeges et medlem af Borgerrepræsentationen som personlig stedfortræder med virkning fra den 1. januar 2016 og for den resterende del af valgperioden, herunder at Socialborgmesteren udpeges som stedfortræder for Sundheds- og Omsorgsborgmesteren. 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 9. juni 2015

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 17. juni 2015

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.