Iværksættelse af et EU udbud med henblik på anskaffelse af ESDH-system

DAGSORDEN

for Ordinært møde torsdag den 16. maj 2002

Iværksættelse af et EU udbud med henblik på anskaffelse af ESDH-system

Økonomiforvaltningen, Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller at Økonomiudvalget, Sundheds- og Omsorgsudvalget og Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget til Borgerrepræsentationen anbefaler,

at det besluttes at iværksætte et EU udbud med henblik på anskaffelse, implementering og drift af et system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH).

Punkt 5 og 6 blev behandlet under et. Indstillingen blev anbefalet.

Punkt 5 vedlægges som bilag til beslutningen.

Indstillingen blev tiltrådt.

Udsat.

Udsat.

Som et fælles projekt mellem Økonomiforvaltningen, Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen ønskes etableret et fælles Elektronisk Sags- og Dokumenthåndteringssystem. Et ESDH system er et system til elektronisk opbevaring og transport af sager/dokumenter mellem personer, der er involveret i en konkret sagsbehandling. Systemet vil kunne udbredes til hele kommunen i takt med at de øvrige forvaltninger ønsker at benytte systemet. Systemet vil give forvaltningerne mulighed for effektiv og hurtig sagsbehandling, hvor flere vil kunne arbejde med en sag på en gang. Samtidig forbedres muligheden for at yde en hurtig og fleksibel brugerservice det sted hvor brugeren henvender sig. Systemet understøtter realiseringen af kommunens IT-strategi om etablering af en digital forvaltning.

Det er ikke muligt at give et kvalificeret bud på udgifterne til systemet. I den tidligere udbudsforretning blev der indgået en kontrakt på godt 25 mill. kr. Anskaffelsen ønskes finansieret med en betaling pr. tilsluttet bruger og - i det omfang det måtte være nødvendigt – tilbydes en låneordning for de deltagende forvaltninger.

I oktober 2000 blev der, efter gennemførelse af et tilsvarende EU udbud, indgået kontrakt med WM-data om levering, implementering og drift af et ESDH system ( jf. Borgerrepræsentationens møde 21. september 2000 – Nr. 26 BR 386/2000). Kommunen besluttede medio august 2001 at standse implementeringen af systemet, på grund af væsentlige fejl og mangler ved systemet, og bragte dermed samarbejdet med WM-data til ophør. Afvikling af kontrakten med WM-data er p.t. ikke afsluttet; idet parterne ikke er enige om vilkårene for kontraktophør. En afklaring af det endelige økonomiske mellemværende mellem parterne udestår. KK har købt det maskinel der indgik i leverancen fra WM-data, hvilket reducerer kontraktsummen på 25,3 mill. kr. med ca. 7,1 mill. kr. Det købte maskinel forventes at indgå i den fremtidige ESDH-løsning, og vil dermed medvirke til at nedbringe kontraktsum for det nye system. I foråret 2002 vil KK og WM-data søge at indgå forlig. Skulle dette mod forventning ikke lykkedes vil en voldgiftsret skulle afgøre sagen. Udvalgene vil få en særskilt redegørelse herom når resultatet af afklaringen foreligger.

Når nærværende udbudsforretning er gennemført vil udvalgene og Borgerrepræsentationen få forelagt en indstilling om valg af leverandør inden kontrakten underskrives, ligesom den endelige finansiering vil blive forelagt når anskaffelsespriser m.v. ligger fast. Dette forventes at ske i september 2002.

Økonomiforvaltningens, Sundhedsforvaltningens og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens fælles projekt om indførelse af et IT-system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH-projektet) er en udmøntning af Kommunens fælles IT-strategi 2000-2004 (vedtaget maj 2000).

Et ESDH-system er et system til fælles elektronisk opbevaring og transport af sager/dokumenter mellem personer der er involveret i en konkret sagsbehandling. Med ESDH opnås såvel et effektivt elektronisk arkiv som et elektronisk postsystem til fordeling af dokumenter. Overblik og samarbejde på tværs i og mellem forvaltningerne understøttes af et sådant system.

I forbindelse med det EU-udbud der nu ønskes iværksat vil de 3 forvaltninger efterspørge et standardsystem. I modsætning til et specialudviklet system, eller et system med en høj grad af special tilpasning, vil et standardsystem oftest være billigere at vedligeholde og nemmere at implementere; idet sandsynligheden for graverende fejl vil være mindre og dermed ressourcebesparende i forbindelse med test af systemet. De 3 forvaltninger lægger vægt på at første fase i en implementering af systemet primært skal omfatte faciliteter til sagsbehandling af organisatoriske sager. Hermed skal forstås alle typer administrative sager, som ikke er direkte relateret til kommunens borgere. I den efterfølgende fase vil der blive fokuseret på sagsbehandling relateret til borgerne.

Med samarbejdet ønsker de 3 forvaltninger at indføre et IT-system der dels dækker forvaltningernes behov for sagsbehandling af såvel organisatoriske sager som personsager og dels kan udbredes til resten af kommunen. Herved opnås en række fordele. Der skal kun gennemføres eet EU-udbud og der opnås storkøbsfordele. Samme løsning kan anvendes på tværs i kommunen og informationsudveksling og vidensdeling forenkles og automatiseres. Herved opnås endvidere større fleksibilitet i forbindelse med organisationsændringer.

Kommunens øvrige forvaltninger skal ifølge kommunens IT-strategi 2000-2004 vurdere om deres sagsbehandling og serviceproduktion kan understøttes af det valgte IT-system. En række forvaltninger har udtrykt interesse for at indgå i projektet snarest muligt. Der vil derfor som en del af udbudsforretningen, blive gennemført en række afklaringer af krav og behov i samarbejde med de øvrige forvaltninger. Endvidere vil der i udbuddet blive efterspurgt en option på et antal brugerlicenser, der muliggør en udbredelse af systemet til hele kommunen.

Udgifter:

Det er ikke muligt at give et kvalificeret bud på størrelsen af den forventede fremtidige kontraktsum. Det tidligere gennemførte EU-udbud resulterede i en kontrakt med WM-data på godt 25 mill. kr. De midler der var afsat til det tidligere projekt vil blive brugt til at finansiere den nye anskaffelsesforretning.

Betalingerne under den fremtidige kontrakt vil dels dække fællesudgifter og dels udgifter der kan henføres direkte til de enkelte forvaltninger. Fællesudgifter omfatter bl.a. udgifter til systemtilpasning, hardware og fælles projektledelse samt øvrige fælles implementeringstiltag. De forvaltningsspecifikke udgifter omfatter bl.a. program- og databaselicenser, uddannelse og skannerudstyr m.v.

I det nye projekt vil udgifterne fra tilbudene blive splittet op på fase 1 og 2.

I fase 1 etableres et standardsystem til håndtering af organisatoriske sager. Dette giver følgende brugere på systemet:

Tabel 1: Antal brugere i fase 1

I forbindelse med implementering af sagsbehandling for personsager (fase 2), vil antallet af brugere i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen blive udvidet væsentligt, jf. tabel 2.

Tabel 2: Antal brugere i fase 2

Efterhånden som de øvrige forvaltninger slutter brugere på systemet, vil antallet af brugere stige.

Forvaltningernes betaling for ESDH-systemet vil ske i form af en brugerlicens-betaling. Licensbetalingen dækker udgifter til systemanskaffelse, vedligehold, support og driftsafvikling.

Når vilkårene og priserne for deltagelse er kendte vil de øvrige forvaltninger blive bedt om at tilkendegive om de ønsker at deltage. I givet fald skal de oplyse om hvor mange brugere der ønskes tilsluttet. På baggrund af denne tilkendegivelse fordeles de samlede udgifter til projektet, herunder de afholdte fælles udgifter. Yderligere tilslutning herefter i år 2 og 3 etc. vil give anledning til en justering af licensbetalingen i forhold til antallet af tilsluttede brugere. De oprindeligt deltagende forvaltninger (de der er tilsluttet fra starten) vil blive kompenseret forholdsmæssigt, så alle deltagere vil blive behandlet lige i fordelingen af projektets fællesudgifter.

Skulle en forvaltning have behov for at restfinansiere dele af projektet tilbydes en låneordning på sædvanlige vilkår med en årlig forrentning på 7 pct. og en løbetid på 5 år.

Ingen.

Ingen.

Erik Jacobsen Grethe Munk Bo Andersen