Fastsættelse af taksten på byggesagsbehandlingen i 2017
Indstilling
Indstilling om,
- at byggesagsgebyret pr. 1. januar 2017 opkræves med 799 kr. pr. forbrugt time, jf. bilag 1.
Det bemærkes, at merindtægter fra gamle byggesager på i alt 140 mio. kr. som følge af beslutningen i Teknik og Miljøudvalget den 20. juni 2016, Økonomiudvalget den 16. august 2016 samt Borgerrepræsentationen den 25. august 2016 er disponeret til finansiering af oprydning og nødvendige aktiviteter samt investeringer i systemunderstøttelse og erstatning i forhold til Provstevej (55 mio. kr.), digitalisering af byggesagsarkivet (42,5 mio. kr.) samt tilbageført til kommunekassen og efterfølgende disponeret med Budget 2017 (42,5 mio. kr.).
Det forudsættes, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, herunder eventuelle udgifter til kommende erstatninger, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.
(Teknik- og Miljøudvalget)
Problemstilling
Timetaksten for byggesager i 2017 fremgik ikke af Teknik- og Miljøudvalgets budgetbidrag for 2017 (TMU 25. april 2016). En videreførelse af niveauet fra 2016 på 550 kr. pr. time indgik formelt i budgetforhandlingerne, og Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 19. september, at Teknik- og Miljøforvaltningen inden udgangen af 2016 skulle fremlægge en indstilling med et opdateret bud på en timesats.
Det fremgik ligeledes af indstillingen den 19. september 2016, at sagsbehandlingen for nye byggesager efter 2015 har været underfinansieret, og at der fra 2017 og frem som følge af vedtagelse af Teknik- og Miljøforvaltningens håndtering af gamle byggesager (BR 25. august 2016) ikke vil være mulighed for at håndtere dette via merindtægter fra de gamle byggesager. Der skal derfor ligeledes tages stilling til håndtering af eventuel underfinansiering i 2017.
Jf. budgetaftale 2015 og 2016 er det hensigten, at vurdering af ressourceforbrug til byggesagsbehandling skal indgå i budgetforhandlingerne. Modellen for det nye beregningsgrundlag forelå imidlertid først ultimo august, og takstberegningerne i henhold til modellen har efterfølgende skullet konsolideres i samarbejde med Deloitte. Det har derfor ikke været muligt at få taksterne beregnet tids nok til, at ressourcebehovet kunne indgå i budgetforhandlingerne for 2017.
Løsning
Gebyret for byggesagsbehandlingen opkræves hos ejendommens ejer efter tidsforbrug i forbindelse med udstedelse af både byggetilladelse og ibrugtagningstilladelse. Der opkræves gebyr for sagsbehandlingstimer fra det tidspunkt, hvor sagsbehandlingen igangsættes, og indtil byggeriet kan tages lovligt i brug. Såfremt et byggeprojekt ikke færdiggøres, vil der blive opkrævet gebyr for den tid, der er brugt på sagsbehandlingen. I forbindelse med Budget 2015 og 2016 blev der afsat midler til fritagelse af enkelte sagstyper fra gebyr, samt til at en del af området skattefinansieres i form af en generel sænkelse af gebyret jf. bilag 1.
Teknik- og Miljøforvaltningen har med bistand fra Deloitte udviklet en ny model til beregning af timesatsen for byggesagsbehandlingen. Modellen er udarbejdet for at skabe et bedre styringsgrundlag og sikre bedre dokumentation for omkostninger bag takstfastsættelsen, som også blev påpeget i revisionsbemærkningen på området (TMU 2. maj 2016). På baggrund af oplysninger om lønudgifter og andelen af fakturerbar sagsbehandlingstid (det vil sige tid, som kan registreres og opkræves på konkrete gebyrbelagte byggesager) beregner den nye model en timesats, der modsvarer de konkrete omkostninger. Modellen tager samtidig højde for, at de skattefinansierede sagstyper fritages for gebyr.
I henhold til modellen, vil der være fuld finansiering af udgifterne med en takst på 993 kr. i 2017. Hvis takstopkrævningen i 2017 skal dække alle forvaltningens omkostninger til byggesagsbehandling, omfatter dette imidlertid også udgifter i 2017 vedrørende sager fra tidligere år.
Udgifterne vedrørende tidligere år kan inddeles i 2 kategorier (se i øvrigt bilag 3 for uddybning):
1) Udgifter, der kan tilskrives ændret lovgivning/opkrævningsmetode i forhold til perioden 2013-2014. Teknik- og Miljøforvaltningen vil udføre sagsbehandling på disse sager i 2017, men størstedelen af indtægterne blev opkrævet i forbindelse med byggetilladelsen. I 2015 og 2016 har udgifterne hertil kunnet håndteres via ekstraindtægter fra byggesager før 2013. Borgerrepræsentationen godkendte den 25. august 2016 med sagen om oprydning i gamle byggesager, at de samlede ekstraindtægter på i alt 140,0 mio. kr. fremover er disponeret til andre formål herunder er 45,5 mio. kr. afleveret til kommunekassen. Udgifterne i 2017 forventes at udgøre ca. 5,2 mio. kr.
2) Manglende indtægter, der skyldes, at op mod 45 pct. af de fakturerede timer i 2017 vil ske til taksten i 2016, som var 550 kr. i timen. Den takst, modellen beregner, tager udgangspunkt i, at alle afregnede timer i 2017 kan ske til den samme pris. Der vil derfor være en underfinansiering i modellen, eftersom den takst, modellen forudsætter for 2017, vil være højere end taksten i 2016, som en stor del af opkrævningen skal ske til. Størrelsen på denne udfordring afhænger af, hvilket takstniveau, der besluttes i 2017. Ud fra den forventede sagsmængde giver det en udfordring på 7,1 mio. kr., hvis taksten fastsættes til 799 kr. Såfremt taksten i 2017 kun fastsættes til 550 kr. vil finansieringsbehovet vokse med yderligere 15,8 mio. kr. til samlet 28,1 mio. kr. i 2017, da alle sager vil være underfinansierede (se tabel 1).
Sagsbehandling i 2017 vedrørende sager fra 2015 vurderes ikke at give anledning til udfordringer, da taksten her var fastsat til 800 kr., hvilket stort set svarer til den takst, der dækker omkostningsniveauet i 2017. Samtidig er antallet af sager fra 2015 af et mindre omfang.
Tabel 1. Takstscenarier og budgetkompensation
|
Takst |
Yderligere budgetbehov i alt |
Heraf som følge af 2013-2014 sager |
Heraf som følge af 2016-takst |
Heraf som følge af for lav 2017-takst |
|
993 kr. |
0 kr. |
0 kr. |
0 kr. |
0 kr. |
|
911 kr. |
5,2 mio. kr. |
5,2 kr. |
0 kr. |
0 kr. |
|
799 kr. |
12,3 mio. kr. |
5,2 mio. kr. |
7,1 mio. kr. |
0 kr. |
|
550 kr. |
28,1 mio. kr. |
5,2 mio. kr. |
7,1 mio. kr. |
15,8 mio. kr. |
Som nævnt ovenfor, vil en takst på 993 kr. dække omkostninger, som ikke kan henføres til sagsbehandling i 2017. Taksten vil derfor skulle reduceres i efterfølgende år, hvor udgifterne til tidligere års sager falder (se bilag 3). Såfremt taksten i 2017 skal være lavere end 993 kr., skal der ske en forhøjelse af budgetkompensationen, hvilket jf. problemstillingsafsnittet tidligere er besluttet skal indgå i budgetforhandlingerne.
Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 19. september 2016, at da takstberegningen for 2017 og de deraf afledte økonomiske konsekvenser først kunne foreligge efter budgetforhandlingernes afslutning, vil en forhøjelse af den nødvendige budgetkompensation i stedet indgå i forhandlingerne om overførselssagen 2016-2017. Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår, at taksten i 2017 fastsættes til 799 kr., hvorved takstniveauet forventes at kunne holdes stabilt i de efterfølgende år. Dette takstniveau forudsætter en budgetkompensation på 12,3 mio. kr. i forbindelse med overførselsforhandlingerne til håndtering af udgifter vedrørende sagsbehandling af sager fra tidligere år. Med denne løsning vil efterslæbet fra tidligere år ikke belaste taksterne fremover.
Den ekstra omkostning på 7,1 mio. kr. skyldes underfinansieringen fra sager fra 2016, som fortsat skal behandles i 2017. Omkostningen opstår ved, at takstfastsættelsen i 2016 var baseret på et ufuldstændigt datagrundlag, som udvalget blev orienteret om den 19. september 2016. Forvaltningen estimerede med et højere antal fakturerbare timer, end hvad der blev resultatet og som følge heraf, blev taksten fastsat for lavt.
Sagsbehandlingen vedrørende sager fra tidligere år vil også påvirke omkostningerne i 2018 og 2019. De konkrete beløb er behæftet med væsentlig usikkerhed. Baseret på den nuværende forventning til sagsafviklingen, må der påregnes udgifter i størrelsesordenen 1-3 mio. kr. i både 2018 og 2019 vedrørende behandling af sager fra 2013 og 2014. Behandling af sager fra 2016 vurderes at få en meget begrænset effekt på omkostningerne i 2018 og frem (under 0,5 mio. kr.). Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår, at dette håndteres i forbindelse med budgetforhandlingerne om 2018, hvor der foreligger et yderligere valideret beregningsgrundlag (se økonomiafsnittet).
Der er som nævnt tale om en nyudviklet model, som forudsætter et datainput (eksempelvis tidsregistrering på sagsfamilier), som ikke har været tilvejebragt i denne form tidligere. Beregningerne til 2017-taksten er derfor behæftet med en række usikkerheder blandt andet som følge af, at tidsregistreringsdata kun er tilgængelige for en begrænset periode. Den konkrete tid, som medarbejderne forventes at kunne fakturere i 2017 er derfor til en vis grad baseret på skøn. Modellen er derudover i sin nuværende form meget følsom i forhold til ændringer på enkeltmedarbejderniveau. Med henblik på beregningen af 2018-taksterne vil Teknik- og Miljøforvaltningen arbejde videre med at kvalitetssikre modellens datainput og skabe et bedre grundlag at beregne taksten ud fra.
Teknik- og Miljøforvaltningen arbejder løbende på at effektivisere sagsbehandlingen, hvilket til dels er lagt ind i modellen, men det videre arbejde hermed vil ligeledes fortsætte frem mod 2018. I forbindelse med udarbejdelsen af takstberegningsmodellen, er det herudover blevet klarlagt, at der til budget 2018 vil være behov for opjustering af budgetkompensationen, hvis gebyrfritagelsen af konkrete sagsområder vedtaget i budget 2015 skal fastholdes. Den vedtagne kompensation dækker således kun akkurat de fritagne områder i 2017, og der må forventes en stigende aktivitet på de gebyrfritagne områder i de kommende år.
Økonomi
Afhængig af den valgte takst foreslås det, at det nødvendige supplerende finansieringsbehov indgår i overførselssagen 2016-2017 og budgetforhandlingerne for 2018. Såfremt der ikke afsættes midler i forbindelse med overførselssagen, eller såfremt det ikke godkendes, at udestående finansieringsbehov bør sendes videre til prioritering i overførselssagen, vil den manglende finansiering skulle håndteres indenfor Teknik- og Miljøforvaltningens egen ramme.
Forvaltningen vil derfor frem til overførselssagen konsolidere den samlede økonomi i forbindelse med forvaltningens projekt med oprydning i byggesager fra tidligere år. Den samlede økonomi på dette område er endnu behæftet med usikkerhed, hvorfor en konsolidering af den samlede økonomi frem til overførselssagen 2016-2017 potentielt kan medføre, at der frigøres midler, der kan anvises til finansiering af en del af den påkrævede kompensation. Dette forhold vil komme til udtryk i form af et lavere budgetønske til overførselssagen 2016-2017. Det vil dog kun være en midlertidig finansieringsløsning i 2017. Såfremt den samlede manglende finansiering skal håndteres indenfor Teknik- og Miljøudvalgets ramme vil dette som udgangspunkt skulle ske ved servicereduktioner, som kan få konsekvenser på andre af forvaltningens kerneopgaver. Afhængigt af beslutningen, vil Teknik- og Miljøforvaltningen vende tilbage med en indstilling, der anviser mulige håndteringer af en resterende udfordring.
Videre proces
Den godkendte takst videresendes til godkendelse i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Hvis 2. at-punkt godkendes, indgår det nødvendige supplerende finansieringsbehov i overførselssagen 2016-2017.
Pernille Andersen /Anne-Sofie Degn
Oversigt over politisk behandling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,
- at byggesagsgebyret pr. 1. januar 2017 opkræves med 799 kr. pr. forbrugt time, jf. bilag 1.
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
- at udestående finansieringsbehov på i alt 12,3 mio. kr. indgår i forhandlingerne om overførselssagen 2016-2017.
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 21. november 2016
Punktet blev trukket af forvaltningen i forbindelse med godkendelse af dagsordenen.
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 28. november 2016
Et samlet udvalg fremsatte følgende ændringsforslag til erstatning af 2. at-punkt:
”At det udestående finansieringsbehov på i alt 12,3 mio. kr. i 2017 finansieres af det beløb, der i forvaltningen er hensat til eventuelt kommende erstatninger.”
Ændringsforslaget blev godkendt uden afstemning.
1. at-punkt blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning.
Den således ændrede indstilling blev godkendt uden afstemning.
Et samlet udvalg afgav følgende protokolbemærkning:
”Vi finder, at forvaltningen til stadighed skal arbejde med at bringe timeprisen på byggesagsbehandling ned.”
Liberal Alliance, Radikale Venstre, Det Konservative Folkeparti og Venstre afgav følgende protokolbemærkning:
”Vi mener principielt, at byggesagsgebyret skal sættes til 0 kr.”
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:
Det bemærkes, at merindtægter fra gamle byggesager på i alt 140 mio. kr. som følge af beslutningen i Teknik og Miljøudvalget den 20. juni 2016, Økonomiudvalget den 16. august 2016 samt Borgerrepræsentationen den 25. august 2016 er disponeret til finansiering af oprydning og nødvendige aktiviteter samt investeringer i systemunderstøttelse og erstatning i forhold til Provstevej (55 mio. kr.), digitalisering af byggesagsarkivet (42,5 mio. kr.) samt tilbageført til kommunekassen og efterfølgende disponeret med Budget 2017 (42,5 mio. kr.).
Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, herunder eventuelle udgifter til kommende erstatninger, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 6. december 2016
Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.
Et samlet Økonomiudvalg videreførte Teknik- og Miljøudvalgets protokolbemærkning fra udvalgets møde den 28. november 2016:
”Vi finder, at forvaltningen til stadighed skal arbejde med at bringe timeprisen på Byggesagsbehandling ned.”
Radikale Venstre, Venstre, Det Konservative Folkeparti og Liberal Alliance videreførte deres protokolbemærkning fra Teknik- og Miljøudvalgets møde den 28. november 2016:
”Vi mener principielt, at byggesagsgebyret skal sættes til 0 kr.”
Dansk Folkeparti tilsluttede sig protokolbemærkningen på mødet.
Beslutning
Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 15. december 2016
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.
En samlet Borgerrepræsentation videreførte følgende protokolbemærkning fra udvalgsbehandlingen:
”Vi finder, at forvaltningen til stadighed skal arbejde med at bringe timeprisen på
Byggesagsbehandling ned.”
Radikale Venstre, Venstre, Dansk Folkeparti, Det Konservative Folkeparti og Liberal Alliance videreførte deres protokolbemærkning fra udvalgsbehandlingen:
”Vi mener principielt, at byggesagsgebyret skal sættes til 0 kr.”