Udvidelse af Brønshøj bibliotek - Lejekontrakt og deponering

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til indgåelse af kontrakt om tredjemandslejemål i forbindelse med udvidelse af Brønshøj bibliotek.

Indstilling og beslutning

Indstilling om,

1. at Københavns Ejendomme bemyndiges til at indgå ny lejekontrakt vedr. stue- og kælderetagen under Brønshøj bibliotek, Frederikssundsvej 175, 2700 Brønshøj (3. trediemandslejemål),
2. at der i 2015 overføres 2,96 mio. kr. til Økonomiudvalget vedr. deponeringsforpligtelsen, som samlet set udgør 4,46 mio. kr., 
3. at den del af deponeringen hvortil der ikke er reserveret finansiering – svarende til 1,5 mio. kr. – finansieres ved træk på lånerammen med deraf følgende overførsel af effektivisering til kassen, svarende til 22,5 t.kr. årligt. Se økonomiafsnittet for de bevillingsmæssige konsekvenser.

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

(Kultur- og Fritidsudvalget)

Problemstilling

Der blev med Budget 2015 afsat 2,8 mio. kr. til at skabe mere aktivitetsplads, synlighed og tilgængelighed på Brønshøj bibliotek samt at udvide med en Borgerservice KVIK.

En indstilling om lejekontrakt og deponering vedrørende Brønshøj bibliotek har været forelagt Kultur- og Fritidsudvalget den 3. september 2015. I denne sag var der ved en fejl ikke medtaget den del af deponeringskravet, som vedrører forbedringer finansieret via en 10-årig huslejeforhøjelse på lejemålet til Brønshøj bibliotek. Nærværende indstilling erstatter således den oprindelige indstilling. 

Løsning

Der er mulighed for at overtage et lejemål i stueetagen under biblioteket. Lejemålet har en størrelse på ca. 180m2 (+ kælder på ca. 200m2). Udvidelsen giver mulighed for at etablere en selvstændig indgang med elevator til biblioteket. Københavns Ejendomme er ved at indgå ny lejekontrakt med udlejer med det forbehold, at kontrakten skal godkendes af Borgerrepræsentationen. Det nye lejemål vil således kunne afhjælpe en række af de udfordringer, biblioteket har haft i forhold til synlighed og handicaptilgængelighed. De 2,8 mio. kr., der blev afsat i Budget 2015, er allerede udmøntet, da beløbet er stjernemarkeret. Midlerne skal bruges til ombygning og indretning af det udvidede bibliotek.

Derudover foretager udlejer en række forbedringer af lejemålet. Udgifterne hertil udgør i alt 4,3 mio. kr., hvoraf 1,4 mio. kr. finansieres direkte af kommunen ligesom en tilsvarende andel finansieres af udlejer. De resterende 1,5 mio. kr. finansieres af kommunen via en 10-årig huslejeforhøjelse.

Placeringen af Borgerservice på 1. sal
Oprindeligt var sigtet at placere Borgerservice Kvik i stueetagen med direkte udgang til Brønshøj Torv. I det nærmere arbejde med indretningen af biblioteket har det imidlertid vist sig, at det giver bedst synergi at samle personale for bibliotek og borgerservice på 1. sal. Som et led i Bibliotekspakken kommer personalet i høj grad til at arbejde integreret med borgerservice- og bibliotekstilbud. Stueetagen kommer således til at fungere som et velkomst- og arrangementsområde, der skal bruges til at trække borgere ind og op i huset. Desuden har en central overvejelse været at stueetagen får liv i den relativt lange selvbetjente åbningstid og hermed bliver et udstillingsvindue til gaden. En placering af borgerservice på 1. salen af Brønshøj bibliotek vil derudover trække nye brugere, der normalt ikke kommer på biblioteket, helt op i huset, og borgerne vil kunne drage fordel af bibliotekets udbud af services i en evt. ventetid.

Økonomi

Når kommunen indgår tredjemandslejemål, skal kommunen deponere et beløb svarende til det lejede forholdsmæssige andel af en ejendom sat i forhold til den aktuelle ejendomsvurdering. Herudover gælder det, at såfremt et lejemål forbedres af udlejer, udover almindelig vedligeholdelse, og såfremt dette medfører en huslejestigning, skal kommunen deponere et beløb der svarer til udlejers udgift til forbedringen inkl. moms. Ombygningsudgifter der er aftalt i kontrakten med udlejer, skal medregnes.

Udgiften til deponering i indeværende sag er genberegnet til 4,46 mio. kr. (2015 p/l). Heraf vedrører 2,96 mio. kr. selve udvidelsen af lejemålet, mens de resterende 1,5 mio. kr. vedrører forbedringer af lejemålet med medførende huslejestigning.

Tabel 1. oversigt over deponeringsbehov

	Kr. (2015 p/l)
Deponeringsforpligtelse vedr. udvidelse af lejemål	2.959.795
Deponeringsforpligtelse vedr. forbedringer med medfølgende huslejestigning	1.500.000
Deponeringsforpligtelse i alt	4.459.795

I forbindelse med Budget 2015 blev der afsat 3,4 mio. kr. (finansposter) til deponering i forbindelse med udvidelsen af Brønshøj Bibliotek. Idet deponeringsforpligtelsen sidenhen er blevet genberegnet til 2,96 mio. kr. resterer der et beløb på 0,44 mio. kr. fra den oprindelige bevilling. Sådanne beløb tilbageføres normalt til kassen. Borgerrepræsentationen har imidlertid den 26. marts 2015 i forbindelse med en sag om deponering for lejemål i forbindelse med overtagelse af Turistinformationen (punkt 42) besluttet, at deponeringen for Turistinformationens lokaler på Vesterbrogade 4a bl.a. finansieres ved de frigjorte deponeringsmidler fra Brønshøj Bibliotek.

Det har efterfølgende vist sig, det opgjorte deponeringsbehov på 2,96 mio. kr. alene vedrørte selve udvidelsen af lejemålet, mens deponeringsforpligtelsen vedr. forbedringer finansieret via en huslejeforhøjelse ved en fejl ikke indgik i deponeringsberegningen. Der er derfor ikke afsat midler til den del af deponeringen der vedrører disse forbedringer.

Det øgede deponeringsbehov vedr. forbedringer på 1,5 mio. kr. finansieres ved et træk på kommunens låneramme. For at trække på lånerammen er det, jf. beslutning i Borgerrepræsentationen pr. 1. november 2012, en forudsætning, at forvaltningen tilvejebringer varige effektiviseringer svarende til 3 pct. af deponeringsbehovet. Dette svarer til 45 t. kr. Heraf skal halvdelen tilgå den tværgående prioritering, hvilket udgør 22,5 t.kr.

Tabel 2. Bevillingsmæssige konsekvenser

At-punkt	Udvalg	Bevilling (nr. og navn)	Funktion	Indtægt (I) / Udgift (U)	Beløb i 1.000 kr.* (2015 p/l)				Varig? ja/nej
					2015	2016	2017	2018
2	KFU	Finansposter	8.32.27.5	U	-2.960	0	0	0	Nej
2	ØU	Finansposter	8.32.27.5	U	2.960	0	0	0	Nej
3	KFU	1510	6.48.62.1	U	-22,5	-22,5	-22,5	-22,5	Ja
3	ØU	1109 Fælles Driftspulje	6.52.76.1	U	22,5	0	0	0	Nej
3	ØU	Kassen	8.22.05.5	U	0	22.5	22.5	22.5	Ja
I alt	-	-	-	-	0	0	0	0	-

KFU = Kultur- og Fritidsudvalget, ØU = Økonomiudvalget

Effektiviseringen til kassen opnås gennem generelle synergieffekter på Brønshøj bibliotek i forbindelse med udvidelsen.

Videre proces

Godkendes indstillingen, indgår Københavns Ejendomme endelige lejekontrakt med udlejer, hvorefter Kultur- og Fritidsforvaltningen indgår et fremlejemål med Københavns Ejendomme. Det ombyggede bibliotek planlægges åbnet i første halvår af 2016.



Carsten Haurum                                /Mads Kamp Hansen

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Københavns Ejendomme bemyndiges til at indgå ny lejekontrakt vedr. stue- og kælderetagen under Brønshøj bibliotek, Frederikssundsvej 175, 2700 Brønshøj (3. trediemandslejemål),
2. at der i 2015 overføres 2,96 mio. kr. til Økonomiudvalget vedr. deponeringsforpligtelsen, som samlet set udgør 4,46 mio. kr. 
3. at den del af deponeringen hvortil der ikke er reserveret finansiering – svarende til 1,5 mio. kr. – finansieres ved træk på lånerammen med deraf følgende overførsel af effektivisering til kassen, svarende til 22,5 t.kr. årligt. Se økonomiafsnittet for de bevillingsmæssige konsekvenser.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 24. september 2015

Indstillingen blev godkendt.


Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.


Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 3. november 2015

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 12. november 2015

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.