Opgradering af Rubinmiljøet

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til rådighedsbeløb og finansiering til en opgradering af Københavns Kommunes tværgående ledelsesinformationssystem Rubin.

Indstilling om,

1. at der gives et rådighedsbeløb og anlægsbevilling til bevilling Koncernservice, anlæg på 6,9 mio. kr. i 2014 til opgradering af Københavns Kommunes tværgående ledelsesinformationssystem Rubin. Anlægsbevillingen finansieres af Koncernservices forventede mindreforbrug i 2014.

(Økonomiudvalget)

Københavns Kommune har truffet beslutning om implementering af det nye Vagtplansystem (KAS) og det nye Lønsystem i 2015. De eksisterende løn- og arbejdsplansystemer udfases således inden for kommende tid, hvilket betyder, at data fra de nye systemer skal integreres til Københavns Kommunes tværgående ledelsesinformationssystem Rubin. På nuværende tidspunkt forventes det nye arbejdsplansystem at blive implementeret primo 1. kvartal 2015, mens lønsystemet forventes implementeres medio 2015.

Rubin fremstiller i dag, på baggrund af eksisterende løn- og arbejdsplansystemer, ledelsesinformation til brug for centrale såvel som decentrale ledere i kommunen. Der fremstilles ledelsesinformation som eksempelvis sygefravær, fraværsprognoser, ferie, restferie, løn og lønprognoser med mere. Særligt i forbindelse med samlingen af administrative opgaver i Københavns Kommune (SAO), er behovet for at understøtte lederne med ledelsesinformation på HR- og lønområdet vokset kraftigt.

Med implementeringen af KAS og det nye Lønsystem har det vist sig nødvendigt at tilrette Rubin markant. De nye fagsystemer leverer data i et format, som ikke kan integreres direkte i det nuværende driftsmiljø i Rubin. Forventningen har gennem forberedelsen af dataintegrationen været, at Koncernservice kunne tilrette og opgradere driftsmiljøet i Rubin inden for rammerne af den eksisterende drift. En foranalyse udført af konsulentfirmaet Miracle har imidlertid vist, at dette ikke er muligt.

Det kræver omfattende ressourcer at ændre kodning, opsætning og integration af data til Rubin fra de nye fagsystemer, hvorfor Koncernservice med den forestående løsning forsøger at minimere det samlede ressourcetræk til opgaven. Det betyder, at antallet af de fra centralt hold leverede rapporter på HR- og løndata er reduceret til 22, hvilket har den betydning, at kommunen får leveret en højere datasikkerhed på de HR-nøgletal, som stilles til rådighed.

De HR-nøgletalsrapporter, som fremadrettet stilles til rådighed i Rubin, er nøje prioriteret og udvalgt med fokus på de decentrale lederes behov. Det er Koncernservices vurdering, at reduktionen i antallet af rapporter til rådighed ikke forringer de decentrale lederes styringsmuligheder. Uanset ændringerne vil det fortsat være muligt for forvaltningerne at lave yderligere lokalt tilpassede rapporter, hvis der er behov herfor.

Det er afgørende, at projektet igangsættes snarest, da udrulningen af KAS i de første forvaltninger begynder allerede 1. januar 2015, ligesom Rubin skal være klar til at håndtere de nye løndata 1. juli 2015, når kommunen overgår til Nyt lønsystem.

Omkostningerne til udviklingen af integrationer til de nye løn- og arbejdsplansystemer er estimeret at beløbe sig til 6,9 mio. kr. Denne økonomiske ramme er forudsætningen for, at Koncernservice kan udvikle integrationer til de vigtigste HR- og løndata fra de nye systemer, som sikrer ledelsesinformation til både centrale og decentrale ledere.

Til finansiering af integrationerne til de nye systemer indstilles, at der anvendes et forventet mindreforbrug i 2014 på 7,6 mio. kr. på bevillingen Koncernservice, service. De overførte midler skyldes mindreforbrug på nedenstående KS services:

Token                                            1,8 mio. kr.
Mobilt Bredbånd                            0,5 mio. kr.
PC- og serverlagerplads                 3,6 mio. kr.
PC-arbejdsplads                            1,7 mio. kr.

Koncernservice har tidligere i 2014 tilbageført servicemidler for i alt 14,6 mio. kr., som er disponeret i forvaltningerne i løbet af året. Det skete i april, hvor opkrævning til PC-infrastrukturbevillingen og kommunens fællessystemer og driftsaftale blev reduceret med hhv. 5,1 mio. kr. og 5,3 mio. kr., og senest i oktober, hvor opkrævningen til kommunens fællessystemer og driftsaftale blev yderligere reduceret med 4,2 mio. kr.

Det bemærkes, at merudgifter til fællessystemerne i Københavns Kommune normalt finansieres af forvaltningerne via tilbagebetalingsmodeller foretaget som interne lån.

Det bemærkes derudover, at der allerede er indarbejdet effektiviseringsforslag på 5,4 mio. kr. på de ovenstående services til Effektiviseringsstrategi 2015, og Koncernservice arbejder frem mod Effektiviseringsstrategi 2016 på at identificere yderligere varige effektiviseringer.

Det bemærkes yderligere, at Rubin som følge af implementeringen af det nye økonomisystem i 2018 forventes lukket, men opgraderingen er nødvendig som følge af det voksende behov for at understøtte lederne med ledelsesinformation på HR- og lønområdet.

Tabel 1: Bevillingsmæssige ændringer

At-punkt	Udvalg	Bevilling (nr. og navn)	Funktion	Indtægt (I) / Udgift (U)	Beløb i 1.000 kr.* (2014 p/l)				Varig? ja/nej
					2014	2015	2016	2017
1	ØU	3190 – Koncernservice, Anlæg	6.45.52.3	U	6.903	0	0	0	Nej
1	ØU	1190 - Koncernservice, service	6.45.52.1	U	-6.903	0	0	0	Nej
I alt					0	0	0	0

ØU= Økonomiudvalget

Det præcise forløb for anlægsforbruget vil blive indarbejdet i næstkommende sag om anlægsperiodisering.

Såfremt Økonomiudvalget tiltræder indstillingen, vil indstillingen blive forelagt til godkendelse i Borgerrepræsentationen den 11. december 2014.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentation anbefaler,

1. at der gives et rådighedsbeløb og anlægsbevilling til bevilling Koncernservice, anlæg på 6,9 mio. kr. i 2014 til opgradering af Københavns Kommunes tværgående ledelsesinformationssystem Rubin. Anlægsbevillingen finansieres af Koncernservices forventede mindreforbrug i 2014.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 2. december 2014

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

 

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 11. december 2014

 

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.