Mødeplan for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2015

Borgerrepræsentationen skal godkende forslag til mødeplan for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2015.

Indstilling og beslutning

Indstilling om,

at Borgerrepræsentationen godkender forslag til mødeplan for Borgerrepræsentationens ordinære møder i 2015, jf. afsnit "Løsning" nedenfor,
at de i indstillingen nævnte ansatte eller disses stedfortrædere (jf. afsnit "Løsning" nedenfor) i henhold til § 1, stk. 7, i Forretningsordenen for Borgerrepræsentationen, får adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre i Borgerrepræsentationen.

Problemstilling

I medfør af § 8, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 186 af 19/2 2014) skal Borgerrepræsentationen træffe beslutning om, hvornår og hvor ordinære møder skal afholdes.

Løsning

Borgerrepræsentationens Sekretariat har udarbejdet et forslag til mødeplan for 2015 for Borgerrepræsentationen.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har desuden i samarbejde med udvalgssekretariaterne for de stående udvalg udarbejdet et forslag til mødekalender for 2015 for Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og de stående udvalg, jf. bilag 1. Det bemærkes, at Økonomiudvalget og de stående udvalg selv fastsætter deres mødeplan, og at denne indstilling dermed alene indebærer en godkendelse af datoerne for Borgerrepræsentationens ordinære møder.

Om Borgerrepræsentationens møder

Borgerrepræsentationens møder holdes som hovedregel på torsdage fra kl. 17.30.

Dog starter møderne i uge 35 og 40, hvor Borgerrepræsentationen behandler kommunens årsbudget, samt det sidste møde inden sommerferien i uge 25 kl. 16.00.

Møderne i uge 35 og 40 er reserveret til 1. og 2. behandling af Budget for 2016. 1. behandlingen af Budget for 2016 vil, som i 2014, alene finde sted på en enkelt mødedag, den 27. august 2015.

Møderne finder sted i Borgerrepræsentationens mødesal på Københavns Rådhus.

Mødeplanen for Borgerrepræsentationen er bindende. Borgerrepræsentationen kan dog aflyse et møde, hvis der er enighed herom, ligesom der kan fastlægges en anden mødeplan. Borgerrepræsentationen kan herudover beslutte at aflyse et møde, når det skønnes nødvendigt. Overborgmesteren kan aflyse et møde, hvis tungtvejende grunde gør aflysningen nødvendig.

Følgende ordinære møder foreslås afholdt i Borgerrepræsentationen i 2015:

15. januar (uge nr. 3),

22. januar (uge nr. 4),

5. februar (uge nr. 6),

26. februar (uge nr. 9),

26. marts (uge nr. 13),

30. april (uge nr. 18),

28. maj (uge nr. 22),

17. + 18. juni (uge nr. 25),

20. august (uge nr. 34),

27. august 2015 (reserveret til 1. behandling af budget) (uge nr. 35),

17. september (uge nr. 38),

1. oktober 2015 (reserveret til 2. behandling af budget) (uge nr. 40),

8. oktober 2015 (uge nr. 41),

29. oktober 2015 (uge nr. 44),

12. november 2015 (uge nr. 46),

26. november 2015 (uge nr. 48) og

10. december 2015 (uge nr. 50).

Stillingtagen til, hvilke kommunalt ansatte, der skal have adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre i Borgerrepræsentationen

Det følger af Borgerrepræsentationens forretningsorden (§ 1, stk. 7), at Borgerrepræsentationen i forbindelse med vedtagelsen af den årlige mødeplan træffer bestemmelse om den kreds af ansatte i kommunens tjeneste, der har adgang til at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre, medmindre Borgerrepræsentationen vedtager, at den pågældende sag skal behandles uden ansattes tilstedeværelse. Ud over denne kreds kan Borgerrepræsentationen ved beslutning i det enkelte møde også give andre ansatte adgang til at overvære forhandlingerne om en konkret sag.

Begrundet i de sagstyper, der sædvanligvis behandles for lukkede døre i Borgerrepræsentationen, foreslås det, at følgende ansatte - ud over ansatte i Borgerrepræsentationens Sekretariat - får adgang til, uden forudgående tilladelse i de enkelte tilfælde, at overvære forhandlingerne om en sag, der behandles for lukkede døre:

- Økonomiforvaltningens direktion,
- De administrerende direktører for de seks fagforvaltninger,
- Chefen for Intern Revision,
- Borgerrådgiveren,

- eller stedfortrædere for de nævnte (som for de førstenævnte 9 personers vedkommende udpeges af ressortborgmesteren, mens en eventuel stedfortræder for chefen for Intern Revision og Borgerrådgiveren udpeges af overborgmesteren).

Økonomi

Udgifter til afholdelse af møder i Borgerrepræsentationen afholdes inden for Borgerrepræsentationens egen budgetramme.

Videre proces

Borgerrepræsentationens mødeplan for de ordinære møder i 2015 bliver offentliggjort på Københavns Kommunes hjemmeside.

Beslutning

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 9. oktober 2014

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.