Afslutning af anlægsprojekter i Københavns Borgerservice

Københavns Borgerservice indstiller, at anlægsprojekterne doc2mail/eBoks og Sikringsydelser afsluttes. De uforbrugte midler i projekterne anmodes omdisponeret til et nyt projekt i 2012.

Indstilling om,

1.      at der i 2012 gives en anlægsbevilling på 1.900 t. kr. (2012 p/l) til Økonomiudvalgets bevilling, Københavns Borgerservice, anlæg, funktion 6.45.51.3 (Sekretariat og forvaltning) til færdiggørelse af borgerservicecenter Bispebjerg, herunder forberedelse og sammentænkning af restopgaven på pensionsområdet. Det forventes, at anlægsprojektet er afsluttet i efteråret 2012, samt

2.      at anlægsbevillingerne under pkt. 1. finansieres af uforbrugte midler på i alt 2.229 t. kr. (2012 p/l) i 2012 under Økonomiudvalget bevilling, Københavns Borgerservice, anlæg, funktion 6.45.51.3 (Sekretariat og forvaltning). De resterende uforbrugte midler på 329 t. kr. tilføres kassen, funktion 8.22.05.5 (Finansposter).

(Økonomiudvalget)

Det blev i budgetaftalen for 2009 besluttet at afsætte midler til at implementere det elektroniske postsystem doc2mail/eBoks (BR 16-6-2010) samt til at overflytte de såkaldte sikringsydelser fra Socialforvaltningen til Københavns Borgerservice (BR 10-12-2010). I det følgende redegøres der for status for projekternes eksekvering.

Doc2mail/eBoks

Hovedparten af projektet er fuldt ud gennemført og igangsat. Doc2mail-systemet er således udrullet og taget i brug i samtlige af kommunens syv forvaltninger i Københavns Kommune. Dette er sket i 2009-2010 som oprindeligt forudsat.

I projektet er der også givet finansiering til gennemførelse af en række opfølgende aktiviteter. Det drejer sig i hovedsagen om uddannelse og kommunikation, da implementeringen af doc2mail/eBoks også kræver en uddannelse af brugerne i KK samt information til borgerne om, at de nu har mulighed for at modtage deres breve fra Københavns Kommune i eBoks. En række af disse aktiviteter er ikke igangsat, idet de mest hensigtsmæssigt bør afvente implementeringen af doc2mail version 2. Finansieringen til version 2 blev afsat i budgetaftalen for 2012.

Det er dog vurderingen, at de resterende opfølgningsaktiviteter kan afholdes inden for budgettet til udrulningen til doc2mail version 2, hvorfor de uforbrugte midler på 1.099 t. kr. i 2012 anmodes omdisponeret til andre projekter, jf. nedenfor.

Sikringsydelser

Overflytningen af sikringsydelserne fra Socialforvaltningen til Københavns Borgerservice er gennemført som aftalt i budget 2009. Dette er sket pr. 1-1-2010 i overensstemmelse med tidsplanen og med betydelig succes, hvad angår realisering af et stort effektiviseringspotentiale samt fastholdelse af målsætningerne om sikker drift og fortsat høj brugertilfredshed.

En række af opfølgende aktiviteter er imidlertid udskudt, idet disse mest hensigtsmæssigt bør indgå i den samlede øvelse vedr. overflytningen af området til Udbetaling Danmark, som igangsættes d. 1-10-2012. Der vil blive taget stilling til finansieringen af disse aktiviteter i et dette spor.

Det er derfor vurderingen, at projektet vedr. Sikringsydelser på 1.130 t. kr. kan afsluttes, og der anmodes om, at midlerne omdisponeres til andre projekter i 2012, jf. nedenfor.

Det fremgår af tabel 1 neden for, at der i de to ovennævnte projekter er uforbrugte midler i 2012 på i alt 2.229 mio. kr.

Københavns Borgerservice ønsker at omdisponere 1,9 mio. kr. til et samlet projekt om færdiggørelse af ombygningen på Lærkevej og forberedelse af indflytningen af restopgaven på pensionsområdet efter overdragelsen til Udbetaling Danmark.

Indretningen i borgerservicecenter Bispebjerg beliggende på Lærkevej er på nuværende tidspunkt ikke færdiggjort, idet man har afventet en afklaring af, om Socialforvaltningen ville flytte det nuværende socialcenter Mattæusgade til Lærkevej og lave en fælles borgerindgang med borgerservice. Socialforvaltningen har dog umiddelbart i medio december meldt ud, at denne samlokalisering ikke bliver til noget. Arbejdet med at få tilpasset indretningen i borgerservicecenter Bispebjerg efter overflytningen af medarbejdere fra borgerservicecenteret på Trianglen bør derfor gå i gang nu, idet de fysiske forhold ikke er tilfredsstillende i forhold til antallet af medarbejdere og en optimal borgerbetjening.

Derudover er der truffet beslutning om at overflytte de medarbejdere, som skal varetage de tilbageblevne sociale opgaver på pensionsområdet efter overdragelsen til Udbetaling Danmark, til borgerservicecenteret på Lærkevej. Det betyder, at lejemålet skal udvides og indrettes således, at de samlede opgaver på Lærkevej kan varetages mest hensigtsmæssigt.

Det er vurderingen, at de nævnte forhold med fordel kan sammentænkes og udføres under et samlet projekt. Projektet vil i hovedsagen indeholde følgende aktiviteter:

1.      klargøring af den resterende del af Lærkevej 18 til kontormiljø (el-kabling, nedtagning/opsætning af skillevægge, ny gulvbelægning, ny belysning, maling mv.),

2.      etablering af 26 nye arbejdspladser,

3.      etablering og indretning af nye fællesområder, herunder f.eks. receptions- og venteområde, personalerum, garderobe, køkken mv.,

4.      etablering af mødefaciliteter til borgermøder. Målgruppen er borgere med særlige behov,

5.      etablering af digitalt selvbetjeningsmiljø med 8-10 borger-pc’ere til understøttelse af den nye servicekultur/service- og kanalstrategi,

6.      placering af det arkiv, som følger restopgaven på pensionsområdet,

7.      kompetenceudvikling af medarbejderne, herunder i forhold til den fælles servicekultur.

De resterende 329 t. kr. tilføres kassen.

Der anvises kassemæssig dækning på Økonomiforvaltningens bevilling Københavns Borgerservice, anlæg, funktion 6.45.51.3, til finansiering af færdiggørelse af ombygningen i borgerservicecenter Bispebjerg m.v.

Københavns Borgerservice indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1.      at der i 2012 gives en anlægsbevilling på 1.900 t. kr. (2012 p/l) til Økonomiudvalgets bevilling, Københavns Borgerservice, anlæg, funktion 6.45.51.3 (Sekretariat og forvaltning) til færdiggørelse af borgerservicecenter Bispebjerg, herunder forberedelse og sammentænkning af restopgaven på pensionsområdet. Det forventes, at anlægsprojektet er afsluttet i efteråret 2012

2.      at anlægsbevillingerne under pkt. 1. finansieres af uforbrugte midler på i alt 2.229 t. kr. (2012 p/l) i 2012 under Økonomiudvalget bevilling, Københavns Borgerservice, anlæg, funktion 6.45.51.3 (Sekretariat og forvaltning). De resterende uforbrugte midler på 329 t. kr. tilføres kassen, funktion 8.22.05.5 (Finansposter).

Indstillingen blev anbefalet.