Ny styringsmodel for vedligeholdelse

Der præsenteres en ny styringsmodel for vedligeholdelse i Københavns Ejendomme.

Indstilling og beslutning

Indstilling om, 

1. at den nye styringsmodel for vedligeholdelse godkendes,
2. at der omprioriteres 15 mio. kr. fra "Grundbudgettet til vedligeholdelse (anlæg)" til implementeringen af ny styringsmodel,
3. at der gives en anlægsbevilling på 15 mio. kr., jf. tabel 2.

(Økonomiudvalget)

Problemstilling

I dag foretages der ikke planlagt vedligehold af kommunens ejendomme, hvilket har resulteret i et betydeligt vedligeholdelsesefterslæb. I budget 2016 fremgår det, at Københavns Ejendomme skal fremlægge en indstilling om en ny styringsmodel for vedligeholdelse. Styringsmodellen kan danne grundlag for en mere hensigtsmæssig udnyttelse af pengene til vedligeholdelse gennem en rettidig vedligeholdelsesindsats, der forhindrer accelererende forfald som ved det nuværende investeringsniveau. Hertil kommer åbenlyse afledte økonomiske effekter i form af indkøbseffektiviseringer, energibesparelser mv. Dette vil være til stor gavn for kommunens brugere og give mere vedligehold for pengene.

Løsning

Der er tre trin i implementeringen af en ny styringsmodel for vedligeholdelse i KEjd.

1) Kategorisering af den ønskede vedligeholdelsesstand for alle bygninger skal sikre, at kommunens ejendommes stand stemmer overens med både brugerbehov og det ejendomsfaglige behov. Kategoriseringen er et udtryk for kommunens krævede kvalitetsmål på en konkret bygning. Principper og definitioner for kategoriseringen forelægges Borgerrepræsentationen til politisk beslutning forud for kategorisering af porteføljen. 

2) Kvalificering af vedligeholdelsesbehovet gennem et uafhængigt vedligeholdelseseftersyn af alle bygninger foretaget af bygningsspecialister. Der foreligger i dag kun bygningsrapporter for et begrænset antal bygninger, som kun relaterer sig til akut vedligehold. Rapporterne er af varierende kvalitet, uensartet standard og forefindes kun i papirformat. Erfaringerne herfor vil i videst mulig omfang blive genbrugt. Med vedligeholdelseseftersyn af alle bygninger får kommunen ensartet og valid data i et digitalt format, både på nuværende stand samt fremtidige vedligeholdelsesbehov, for alle bygninger. Dette både i forhold til den ønskede kategorisering for hver enkelt bygning og for det udvendige og indvendige vedligehold samt tekniske installationer. Vedligeholdelsesefterslæbet på ejendomme er i dag opgjort til 7,3 mia. kr. baseret på nøgletal for helhedsrenovering, og tallet er derfor et skøn. Med basis i vedligeholdelseseftersynene reguleres estimatet for det samlede vedligeholdelsesefterslæb, hvilket fremadrettet vil skabe sikkerhed om det økonomiske råderum i Københavns Kommune.

3) Vedligeholdelsesplaner udarbejdes for alle bygninger svarende til den besluttede kategorisering. KEjd vil således kunne fremlægge præcise økonomiske planer for vedligeholdelsesindsatsen for udvendigt vedligehold og tekniske installationer hvert år ved budgetforhandlingerne for det næstkommende år. Det giver mulighed for at samle opgaver på tværs af ejendomme og dermed opnå mere hensigtsmæssig udnyttelse af pengene til vedligeholdelse. KEjd stiller desuden vedligeholdelsesplanerne for det indvendige vedligehold til rådighed for forvaltningerne. 

Implementeringen af en ny styringsmodel for vedligeholdelse relaterer sig til flere af kommunens mål og strategier. Blandt andet har kommunen en målsætning om at levere de bedst mulige betingelser for brugerne, hvilket en ny styringsmodel vil bidrage til i form af bedre vedligeholdte ejendomme, hvor brugerne vil opleve færre gener i deres daglige brug af ejendommene. Styringsmodellen spiller desuden sammen med Københavnerfortællingens mål om en grøn by og Klimaplanens målsætning om et CO2 neutralt København i 2025. Foreløbige beregninger viser, at en ny styringsmodel vil bidrage økonomisk med op til 10 pct. i form i form af indkøbseffektiviseringer, energibesparelser mv. Dette vil være til stor gavn for kommunens brugere og give mere vedligehold for pengene.

Økonomi

Vedligeholdelseseftersyn vil koste, baseret på erfaringer fra andre offentlige ejendomsadministrationer, mellem 5-8 kr. per m2. Det er derfor forventningen, at implementeringen af ny styringsmodel vil koste 15 mio. kr., inkl. vedligeholdelseseftersyn af 2,1 mio. m2. Det indstilles, at finansiering af den nye styringsmodel vil ske med en del af bevillingen på 44 mio. kr., der tilfaldt KEjd i forbindelse med Overførselssag 2014-15. Midlerne blev afsat til vedligehold, og det foreslås med denne indstilling, at 15 mio. kr. af bevillingen omprioriteres til implementeringen af ny styringsmodel, der vil sikre mere vedligehold for pengene fremadrettet. Den nye vedligeholdelsesmodel vil betyde en mere korrekt investering i fjernelse af vedligeholdelsesefterslæbet og kan danne grundlag for kommunens fremtidige investeringer i at fjerne vedligeholdelsesefterslæbet frem mod 2025. Finansiering af vedligeholdelseseftersyn igennem budgetter til vedligehold er normal praksis i andre store ejendomsmyndigheder. 

Besparelser
I dag bruger Københavns Ejendomme ca. 17 mio. kr. hvert fjerde år til energimærkning af kommunens ejendomme. Energimærkningen har karakter af et overordnet vedligeholdelseseftersyn med fokus på energi og miljøsyn. Gennem samtænkning af miljømærkningen og en ny styringsmodel for vedligeholdelse, er det forventningen, at der kan opnås synergieffekter for op til 60-80 % af udgiften til energimærkning, svarende til ca. 10-14 mio. kr. Besparelserne vil findes løbende i implementeringen af en ny styringsmodel over en årrække, og effektiviseringen vil kanaliseres over i ekstra vedligeholdelse på grundbudgettet.


Tabel 2. Anlægsbevillinger – frigivelse af anlægsmidler

Udvalg	Aktivitet/projekt	Bevilling (nr. og navn)	Funktion	Beløb i 1.000 kr. (2016 p/l)
				2015	2016	2017	2018
ØU	Ny styringsmodel for vedligeholdelse	3172 – Københavns Ejendomme grundbudgettet til vedligeholdelse, anlæg	0.25.10.3	300	14.000	700
I alt	-	-	-	300	14.000	700

Tabel 3. Kategorisering af anlægsmidler

1.000 kr. (2016 p/l)	2015	2016	2017	2018	I alt
Ekstern rådgivning
Heraf udgift til bygningsspecialister		13.000			13.000
Interne udgifter
Heraf udgifter til planlægning og administration af ny ordning	300	1.000	700		2.000
I alt	300	14.000	700		15.000

Videre proces

Ved godkendelse af indstillingen igangsættes arbejdet med ny styringsmodel i Københavns Ejendomme. Principper og definitioner for kategoriseringen forelægges Borgerrepræsentationen til politisk beslutning forud for kategorisering af porteføljen. Implementering af ny styringsmodel forventes gennemført senest april 2017 med henblik på at danne grundlag for budgetforhandlingerne for 2018.

Mikkel Hemmingsen/        Søren Tegen Pedersen

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, 

1. at den nye styringsmodel for vedligeholdelse godkendes,

2. at der omprioriteres 15 mio. kr. fra "Grundbudgettet til vedligeholdelse (anlæg)" til implementeringen af ny styringsmodel,

3. at der gives en anlægsbevilling på 15 mio. kr., jf. tabel 2.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 22. september 2015

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.