Præsentation af åbningskampagne (bilag)
Præsentation af åbningskampagne (bilag)
Borgerrådgiverudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde fredag den 25. juni 2004
Åbne punkter
2. Præsentation af åbningskampagne (bilag)
BOR 21/2004INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller til Borgerrådgiverudvalget,
at åbningskampagnen drøftes på baggrund af en mundtlig præsentation forestået af Public i udvalgsmødet den 25. juni 2004
og
at det overfor Borgerrådgiveren tilkendegives, at det efter nærmere aftale med forvaltningerne forsøgsvis ønskes testet, hvordan en målrettet kommunikation i tilknytning til enkeltsager bedst kan tilrettelægges
RESUME
Økonomiforvaltningen og den kommende Borgerrådgiver har samarbejdet med kommunikationsfirmaet Public om en kampagne i anledning af åbningen af Borgerrådgivningen.
Public har testet et udkast til kommunikationsmaterialet i en fokusgruppe nedsat af Integrationsrådet. Fokusgruppens kommentarer er så vidt muligt indarbejdet i de nu foreliggende udkast og vil desuden indgå i de videre overvejelser.
Foldere og annonce vil sammen med en målrettet presseindsats være omdrejningspunkt for kampagnen omkring åbningen d. 23. august 2004.
Desuden vil Borgerrådgivningen blive kommunikeret ud via opsætning af plakater i relevante borgerbetjeningsenheder og institutioner.
Som supplement til denne kommunikationsindsats vil det være relevant at informere om Borgerrådgiveren i konkrete sager.
Det anbefales, at Borgerrådgiverudvalget drøfter åbningskampagnen. Det anbefales endvidere, at Borgerrådgiveren snarest drøfter muligheden for en kommunikationsindsats i konkrete sager med forvaltningerne med henblik på forsøgsvis at teste denne kommunikationsform for at vurdere, hvordan en sådan målrettet kommunikation i tilknytning til enkeltsager bedst kan tilrettelæ gges.
SAGSBESKRIVELSE
Økonomiforvaltningen og den kommende Borgerrådgiver har samarbejdet med kommunikationsfirmaet Public om en kampagne i anledning af åbningen af Borgerrådgivningen.
På baggrund af drøftelserne er udarbejdet en nærmere kommunikationsstrategi, jf. bilag 1, samt forslag til folder, jf. bilag 2, annonce, jf. bilag 3, og plakat, jf. bilag 4.
Public har testet et udkast til kommunikationsmaterialet i en fokusgruppe nedsat af Integrationsrådet. Fokusgruppens kommentarer er så vidt muligt indarbejdet i de nu foreliggende udkast og vil desuden indgå i de videre overvejelser omkring, hvordan budskabet om Borgerrådgiveren bedst kommunikeres ud til de relevante målgrupper.
Der har desuden været en drøftelse med fokusgruppen om de etniske minoriteters forhold til kommunen samt deres kendskab til og brug af klagesystemet. Endvidere har der været fokuseret på de etniske minoriteters mediebrug.
Foldere og annonce vil sammen med en målrettet presseindsats være omdrejningspunkt for kampagnen omkring åbningen d. 23. august 2004.
Desuden vil Borgerrådgivningen blive kommunikeret ud via opsætning af plakater i relevante borgerbetjeningsenheder og institutioner, så både borgerne, men også de medarbejdere, som til daglig varetager sagsbehandling eller på anden vis har hyppig borgerkontakt gøres bekendt med tilbuddet og kan henvise til Borgerrådgiverens hjemmeside.
Som supplement til denne kommunikationsindsats vil det være relevant at informere om Borgerrådgiveren i konkrete sager, enten ved at gøre det til en fast bestanddel i forvaltningernes klagevejledning eller ved at lave en helt kortfattet flyer, som kan fungere som kuvertfyld, hvor det skønnes relevant.
Det anbefales, at Borgerrådgiveren snarest drøfter dette med forvaltningerne med henblik på forsøgsvis at teste denne kommunikationsform på udvalgte typer af sager eller på bestemte forvaltningsområder for at vurdere, hvordan en sådan målrettet kommunikation i tilknytning til enkeltsager bedst kan tilrettelægges.
Økonomiforvaltningen indstiller til Borgerrådgiverudvalget, at åbningskampagnen drøftes på baggrund af en mundtlig præsentation forestået af Public i udvalgsmødet den 25. juni 2004. Det indstilles endvidere, at Borgerrådgiverudvalget tilkendegiver overfor Borgerrådgiveren, at det efter nærmere aftale med forvaltningerne forsøgsvis ønskes testet, hvordan en målrettet kommunikation i tilknytning til enkeltsager bedst kan tilrettelægges.
ØKONOMI
Der arbejdes med en samlet budgetramme vedr. åbningskampagnen på 0,66 mill. kr. For detaljeret tidsplan og budget henvises til kommunikationsstrategien.
HØRING
-
MILJØMÆSSIGE
KONSEKVENSER
-
ANDRE KONSEKVENSER
-
BILAG
Bilag 1: Kommunikationsstrategi med tilhørende tidsplan og budget
Bilag 2: Forslag til folder
Bilag 3: Forslag til annonce
Bilag 4: Forslag til plakat
Erik Jacobsen
/Paul Sax Møller