Evaluering af udvalgsbetjening
Det er vedtaget som et mål (BOR 2/2005), at Borgerrådgiverudvalget skal være tilfreds med sekretariatsbetjeningen, og at tilfredsheden skal måles én gang årligt ved en drøftelse på et udvalgsmøde.
Indstilling
Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,
at udvalgsbetjeningen drøftes med henblik på, at udvalget kan tilkendegive eventuelle ønsker om justering
Problemstilling
Borgerrådgiveren skal i medfør af kommissoriet (som vedtaget af Borgerrepræsentationen d. 15. januar 2004 og siden ændret pr. den 14. december 2006 og den 7. maj 2010) sekretariatsbetjene Borgerrådgiverudvalget og forberede Borgerrådgiverudvalgets møder i samråd med formanden. Borgerrådgiverudvalget skal drøfte sekretariatsbetjeningen med henblik på, at udvalget kan tilkendegive eventuelle ønsker om justering.
Løsning
En drøftelse af sekretariatsbetjeningen med henblik på evaluering heraf kan for eksempel tage udgangspunkt i overvejelser om mødematerialets omfang samt fremsendelsesformen, forhold som sagernes oplysning under selve møderne, forplejningen under møderne samt betjeningen i øvrigt, dvs. at sekretariatets bistand til udvalgets medlemmer i tilknytning til udvalgets virke endvidere kan indgå i drøftelsen.
Borgerrådgiveren vil på baggrund af drøftelsen foretage de justeringer i sekretariatsbetjeningen, som måtte være nødvendige med henblik på at sikre størst mulig tilfredshed i den henseende.
Økonomi
Eventuelle justeringer i sekretariatsbetjeningen afholdes inden for rammen af Borgerrådgiverens bevilling.
Videre proces
-
Johan Busse /Emilie Ramstad
Beslutning
Udvalget drøftede udvalgsbetjeningen.
Udvalget er meget tilfreds med udvalgsbetjeningen og føler sig godt klædt på til udvalgsmøderne.
Udvalget havde følgende forslag til forbedring af udvalgsbetjeningen i forhold til det kommende udvalg:
- Borgerrådgiveren kan med fordel orientere udvalget om flere borgersager med generelle problemstillinger samt gå længere ned i nogle af de sager der orienteres om. I den forbindelse kan det være en hjælp, hvis Borgerrådgiveren sætter ord på de generelle problemstillinger, der gemmer sig bag sagerne. Det bør i den forbindelse overvejes at angive udvalgets muligheder for opfølgning, f.eks. i forhold til de stående udvalg, hvordan der skabes læring i forvaltningerne mv.
- Borgerrådgiveren kan med fordel drøfte med det kommende udvalg, hvordan udvalget kan invitere repræsentanter fra forvaltningerne til drøftelser med udvalget
- Borgerrådgiveren kan med fordel høre de stående udvalg ifm. høringsprocessen til den årlige egen drift plan mhp. politisk forankring
- Borgerrådgiveren kan med fordel udarbejde en pixi-udgave af den årlige beretning, som gør det nemmere for udvalgsmedlemmerne at videreformidle informationen, se hertil beslutningsprotokol fra mødet den 20. maj 2021, pkt. 4, hvor udvalget anførte følgende ”Udvalget opfordrede Borgerrådgiveren til fremadrettet at overveje, hvordan det sikres, at beretningens konklusioner og anbefalinger opnår størst mulig udbredelse ved en kortere form, f.eks. via en pixi-udgave eller en generel afkortning af beretningen.”
- Udvalget kan med fordel modtage orientering om afsluttende sager under whistleblowerordningen mhp. overblik og evt. opfølgning
- Hvis der sker udskiftning i udvalget i løbet af valgperioden, kan Borgerrådgiveren med fordel invitere nye medlemmer til introduktionsmøde udenom de fastlagte udvalgsmøder
- Borgerrådgiveren kan med fordel foreslå det kommende udvalg at arbejde med konkrete fokuspunkter igennem en periode.
- Borgerrådgiveren kan med fordel drøfte med det kommende udvalg, hvordan balancen mellem det bløde og det hårde tilsyn bør være.