Prioritering af whistleblowersager 2022 og frem

Indstilling

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at udvalget godkender Borgerrådgiverens forslag til prioritering og afvikling af whistleblowersager i 2023 og frem

Problemstilling

Whistleblowerordningen modtager flere indberetninger efter ikrafttrædelse af whistleblowerloven. Ordningen har i perioden 1. januar til 20. oktober 2022 modtaget 96 unikke indberetninger mod 67 i hele 2021.

På baggrund af erfaringerne med lovens administration i 2022 kan det konstateres, at tidsforbruget på de enkelte sager, er meget højt. Dette skyldes dels den omhyggelighed, som sagernes alvorlige karakter tilsiger, dels de processuelle krav, som skal sikre indberetternes anonymitet og beskyttelse imod repressalier og retssikkerheden for de berørte (dem, der indberettes om) mv.

Ud over det stigende sagsantal, har ordningen i 2022 været udfordret af, at en væsentlig del af ordningens bevilling i 2022 er tidsbegrænset (1-årig) og at Borgerrådgiveren ikke har kunne tiltrække tilstrækkeligt kvalificeret arbejdskraft til midlertidige stillinger, hvorfor den samlede bevilling ikke har kunnet udnyttes.

Borgerrådgiveren har frem til 20. oktober 2022 anvendt ca. 2,1 årsværk på ordningen og har i denne periode afsluttet 32 sager, mens 37 er iværksat. De afsluttede sager er fortrinsvis sager, som falder uden for ordningen. 27 sager afventer visitation, tilrettelæggelse af undersøgelsesdesign eller åbningsbrev til forvaltningen.

Der er således allerede opbygget en betydelig restance, herunder i forhold til lovens frist på tre måneder. I forhold til det forventede sagspres risikerer whistleblowerordningen også fremover at mangle ressourcer til at løfte opgaven.

Whistleblowerordningen risikerer at mangle ressourcer til at løfte opgaven i også 2023 og frem (skønsmæssigt svarende til 1 til 2½ årsværk i årene 2023-2026).

Der er derfor behov for at justere ordningens drift og indarbejde en klar prioritering af sagerne inden for de rammer som whistleblowerloven og vedtægt for Borgerrådgiverfunktionen giver.

Det er herunder nødvendigt at indrette driften således, at whistlebloweropgaver ikke æder sig ind over de traditionelle borgerrettede opgaver.

Løsning

Borgerrådgiveren peger på nedenstående løsninger for at sikre hensigtsmæssig afvikling af whistleblowersager.


Prioritering
Borgerrådgiveren finder, at prioriteringen bør ske således, at indberetninger inden for følgende fire kategorier bør prioriteres:

• Indberetninger, der angår potentielle livs- eller helbredstruende forhold, sikkerheds- eller sundhedsmæssige forhold eller alvorlige forhold vedrørende natur eller miljø

• Indberetninger, der potentielt angår borgeres eller ansattes juridiske rettigheder eller retssikkerhed eller kommunens service til borgerne

• Indberetninger der angår potentielle aktuelle lovovertrædelser eller uregelmæssigheder, som kan bringes til standsning

• Indberetninger, der angår væsentlige økonomiske forhold i kommunen

Herudover bør særlige omstændigheder i forbindelse med en indberetning kunne føre til, at sagen prioriteres. Der kan f.eks. være tale om en sag omfattende krænkelser eller indberetninger som bliver vanskeligere eller umulige at undersøge, hvis sagsbehandlingen trækker ud.


Synliggørelse afstemmes med kapacitet
Borgerrådgiverudvalget har besluttet, at den nye whistleblowerordning skal synliggøres bredt for alle medarbejdere i kommunen. Synliggørelsesindsatsen er endnu ikke iværksat. Det er Borgerrådgiverens forventning, at antallet af sager vil stige yderligere i takt med synliggørelsen.

Borgerrådgiveren finder det hensigtsmæssigt at afstemme synliggørelsesindsatsen med sin kapacitet. Det vil i praksis sige, at aktuelle planer om synliggørelse stilles i bero ind til videre og alene afvikles i det omfang whistleblowerordningens kapacitet vurderes at kunne håndtere et stigende antal indberetninger.

Den lovpligtige information til medarbejderne er sikret og vil opretholdes under alle omstændigheder.


Overgivelse til eksternt tilsyn
Borgerrådgiveren finder det af ressourcemæssige årsager hensigtsmæssigt at overgive indberetninger som meningsfuldt kan overdrages til eksterne tilsynsmyndigheder som f.eks. Arbejdstilsynet, kommunaltilsynet (Ankestyrelsen), Socialtilsynet, Datatilsynet, politiet m.fl.

Af kontrolhensyn og på grund af lovens særlige beskyttelse af indberetternes anonymitet mv., vil Borgerrådgiveren sædvanligvis ikke orientere den relevante forvaltning om indberetningen i forbindelse med den eksterne overgivelse.


Forkortet afrapportering
Borgerrådgiveren finder det hensigtsmæssigt i videst mulige omfang alene at udarbejde en helt kortfattet afrapportering i sager, hvor Borgerrådgiveren ikke finder, at de indberettede oplysninger kan bekræftes.


Klar forventningsafstemning
Borgerrådgiveren finder det hensigtsmæssigt at imødegå frustration og utålmodighed hos indberettere ved at informere om den forventede sagsbehandlingstid allerede ved modtagelsen af en indberetning.


Minimal dokumentation
Borgerrådgiveren finder det endeligt hensigtsmæssigt at reducere dokumentationen af sagerne inden for lovgivningens rammer med henblik på at spare ressourcer.

Der henvises til notat om Prioritering af whistleblowersager 2023 og frem af 20. oktober 2022 (bilag 1).

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Borgerrådgiveren sikrer prioritering og drift i overensstemmelse med udvalgets beslutning.