Drøftelse af kommende sager samt mødeplan 2004/2005 (bilag)

Borgerrådgiverudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 14. september 2004

Åbne punkter

3. Drøftelse af kommende sager samt mødeplan 2004/2005 (bilag)

BOR 32/2004INDSTILLING

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at de i sagsfremstillingen beskrevne overvejelser om tilrettelæggelse af evaluering, budgetforslag og årsberetning drøftes

at forslaget til revideret mødeplan for den resterende del af 2004 godkendes

at forslaget til mødeplan for 2005 godkendes

RESUME

På mødet den 25. juni 2004 under punktet "eventuelt" (BOR 29/2004) tilkendegav Borgerrådgiverudvalget, at mødeplanen for den resterende del af indeværende år samt et forslag til mødeplan for 2005 ønskes drøftet på næste udvalgsmøde.

Tilkendegivelsen beroede på overvejelser om en generel fremrykning af mødetidspunktet samt ønske om en fornyet vurdering af mødefrekvensen.

Ved tilrettelæggelse af mødeplan for den resterende del af indeværende år og for 2005 skal der også tages hensyn til, dels at udvalget i medfør af sit kommissorium løbende skal følge Borgerrådgiverens virksomhed, dels at der allerede nu er sager, som forventes at skulle udvalgsbehandles i indeværende og næste år:

· Tilrettelæggelse af evalueringen i 2006

· Budget og servicemål for Borgerrådgiveren for 2006

· Borgerrådgiverens årsberetning

På denne baggrund anbefaler Borgerrådgiveren, at den oprindeligt vedtagne mødeplan for den resterende del af 2004 erstattes af følgende reviderede mødeplan for sidste kvartal 2004:

- Fredag d. 12. november 2004 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 10. december 2004 kl. 12.00-14.00

Borgerrådgiveren anbefaler videre, at udvalgsmøderne herefter afholdes på fredage, enten primo eller medio måneden, med et fast mellemrum på ca. 6 uger mellem hvert møde, dog med undtagelse af juli måned. Møderne foreslås fast at ligge i tidsrummet kl. 12.00-14.00.

Det bemærkes, at der uanset det faste mødeinterval på 6 uger også er indlagt et møde medio april 2005, jf. nærmere herom i sagsfremstillingen.

På denne baggrund foreslår Borgerrådgiveren følgende mødeplan for 2005:

- Fredag d. 28. januar 2005 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 18. marts 2005 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 15. april 2005 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 27. maj 2005 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 12. august 2005 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 23. september 2005 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 4. november 2005 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 16. december 2005 kl. 12.00-14.00

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

I henhold til den oprindelige mødeplan for 2004, som blev vedtaget af udvalget den 16. januar 2004, er der – foruden mødet den 10. september 2004 – planlagt følgende møder i den resterende del af indeværende år:

Fredag d. 8. oktober 2004 kl. 14.30-16.00

Fredag d. 12. november 2004 kl. 14.30-16.00

Fredag d. 10. december 2004 kl. 14.30-16.00

Tilkendegivelsen beroede på overvejelser om en generel fremrykning af mødetidspunktet, bl.a. under hensyntagen til de øvrige hverv, som medlemmerne bestrider.

Endvidere har der været ønske om en fornyet vurdering af mødefrekvensen under hensyntagen til udvalgets begrænsede opgaveportefølje.

Tilrettelæggelse af evalueringen i 2006

Af Borgerrådgiverudvalgets kommissorium fremgår, at udvalget skal tilrettelægge og følge op på evalueringen i 2006.

Siden åbningen d. 23. august 2004, har Borgerrådgiveren dokumenteret sin virksomhed kvantitativt ved at føre statistik over antallet og arten af henvendelser.

Der føres desuden journal på en sådan måde, at bestemte mønstre i strømmen af henvendelser, herunder fordelingen af sager på de enkelte forvaltningsområder, vil kunne fremfindes efter behov.

For så vidt angår klagesagerne kan det opgøres, hvilke myndigheder sagerne angik, om sagerne blev afvist eller realitetsbehandlet, og i givet fald med hvilket resultat (henholdsvis kritik/henstilling eller ingen kritik/henstilling). For afviste sager kan Borgerrådgiveren statistisk angive årsagerne til afvisningen. Borgerrådgiveren kan desuden lave statistiske opgørelser over sagernes emnemæssige fordeling, f.eks. antallet af sager, som vedrørte partshøring eller sagsbehandlingstid og for hvilke forvaltninger.

Desuden vil Borgerrådgiveren kunne opgøre egne sagsbehandlingstider, herunder fordelt på forskellige sagstyper.

Også telefoniske og personlige henvendelser, som ikke fører til oprettelse af en sag registreres (f.eks. telef oniske forespørgsler om klageveje).

Herudover overvejer Borgerrådgiveren, hvordan mere kvalitative målemetoder kan sættes i værk, gerne tidligt i forløbet. Det kan f.eks. være ved uddybende spørgeskemaer til de, som har henvendt sig og fået en sag behandlet.

Formålet med sådanne kvantitative og kvalitative målinger er bl.a. at sikre et godt og pålideligt grundlag for den forestående evaluering af Borgerrådgiveren i 2006.

Det er Borgerrådgiverens anbefaling, at der til den tid indgås aftale med en ekstern evaluator efter indhentning af et passende antal tilbud.

Det forudsættes, at evaluator kan supplere Borgerrådgiverens egne statistikker og undersøgelser, f.eks. ved at foretage en test af kendskabet til funktionen og dens ydelser ved en større undersøgelse.

Der kan også suppleres med mere indgående interviews i fokusgrupper med borgere, som konkret har søgt vejledning hos - eller klaget til - Borgerrådgiveren.

Det foreslås, at Borgerrådgiveren inden udgangen af 2004 på den nævnte baggrund fremkommer med et mere konkretiseret forslag til tilrettelæggelse af evalueringen i 2006 med henblik på drøftelse i Borgerrådgiverudvalget.

Budget og mål for Borgerrådgiveren for 2006

I januar 2005 udmelder Økonomiudvalget rammerne for budgetforslag 2006.

Herefter konkretiserer Borgerrådgiveren sit budgetforslag indenfor de udmeldte rammer og forelægger sag herom for Borgerrådgiverudvalget inden udgangen af marts 2005, idet Økonomiudvalget i maj 2005 skal behandle udmelding fra Borgerrådgiverudvalget om budgetforslaget. Denne udmelding skal indgå i det samlede budgetforslag til Borgerrepræsentationen.

Det foreslås, at Borgerrådgiveren frem mod fremlæggelsen af budgetforslaget for Borgerrådgiverudvalget i marts 2005 får udvalgets godkendelse af de overordnede visioner, mål og resultatkrav, som skal indgå i budgetforslaget for 2006, dvs. at sag herom forventeligt vil blive forelagt i januar 2005.

Der vedlægges notat med indledende overvejelser om mål mv. for Borgerrådgiveren, jf. bilag 1.

Borgerrådgiverens årsberetning

Af kommissoriet fremgår, at udvalget skal behandle Borgerrådgiverens årsberetning inden forelæggelse for Borgerrepræsentationen.

I forretningsordenens § 2, stk. 4, er præciseret, at Borgerrådgiverudvalgets forelæggelse af årsberetningen for Borgerrepræsentationen sker med en udtalelse fra Økonomiudvalget.

Dette beror på, at Økonomiudvalget i medfør af lov om kommunernes styrelse § 18, stk. 2, har indseende med de almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder.

Derfor skal Økonomiudvalgets erklæring altid indhentes om sager vedrørende disse forhold, inden sagen forelægges Borgerrepræsentationen.

Det foreslås, at den første årsberetning aflægges i umiddelbar tilknytning til udløbet af Borgerrådgiverens første år i drift, men dog samtidig på et så tidligt tidspunkt, at konklusionerne i årsberetningen eventuelt kan indgå i de politiske drøftelser af det kommende års budget.

Tidsplan og proces for budget 2006 er endnu ikke fastlagt, men med udgangspunkt i den seneste budgetprocedure, indebærer det nævnte hensyn, at Borgerrådgiverens første årsberetning senest skal behandles af Borgerrådgiverudvalget ultimo maj 2005, så Økonomiudvalgets erklæring kan afgives medio juni 2005.

Dermed sikres, at årsberetningen, som den forelægges for Borgerrepræsentationen, er kendt ved både Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens 1. behandlinger af budgetforslaget, der forventes at finde sted primo august 2005.

Samtidig kan Borgerrepræsentationen nå at behandle årsberetningen ultimo august 2005 inden fristen for ændringsforslag til budgettet udløber, forventeligt september 2005, hvor Økonomiudvalget også 2. behandler budgettet.

På denne måde kan årsberetningen være endeligt behandlet inden budget 2006 er vedtaget af Borgerrepræsentationen ved 2. behandling i oktober 2005.

Det bemærkes, at den foreslåede procedure indebærer, at Borgerrådgiverens første årsberetning tidsmæssigt kommer til at dække et tidsrum, som er væsentligt kortere end et år, også på grund af den produktionstid, som må forventes for beretningens forberedelse, formulering, opsætning mv.

Der vedlægges notat med indledende overvejelser om årsberetning mv. for Borgerrådgiveren, jf. bilag 2.

Forslag til mødeplan for den resterende del af 2004 og mødeplan for 2005

Under hensyntagen til ovennævnte overvejelser anbefaler Borgerrådgiveren, at den oprindeligt vedtagne mødeplan for den resterende del af 2004 erstattes af følgende reviderede mødeplan for sidste kvartal 2004:

- Fredag d. 12. november 2004 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 10. december 2004 kl. 12.00-14.00

Forskellen set i forhold til den oprindelige mødeplan er, at mødet den 8. oktober 2004 aflyses, idet møderne i november og december så til gengæld fremrykkes til kl. 12.00 og forlænges med en halv time, så de varer op til 2 timer, dvs. indtil kl. 14.00.

Det bemærkes, at der uanset det faste mødeinterval på 6 uger også er indlagt et møde medio april 2005 med henblik på drøftelse af et første udkast til årsberetning inden den endelige behandling ultimo maj 2005.

På denne baggrund foreslår Borgerrådgiveren følgende mødeplan for 2005:

- Fredag d. 28. januar 2005 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 18. marts 2005 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 15. april 2005 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 27. maj 2005 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 12. august 2005 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 23. september 2005 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 4. november 2005 kl. 12.00-14.00

- Fredag d. 16. december 2005 kl. 12.00-14.00

Møderne afholdes fremover i Borgerrådgiverens mødelokale, Vester Voldgade 2A.

Der vedlægges kopi af den foreslåede mødeplan, jf. bilag 3.

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

Samtlige udgifter til sekretærbistand, forplejning mv. afholdes indenfor rammerne af Borgerrådgiverens driftsbudget.

HØRING

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

ANDRE KONSEKVENSER

BILAG

Bilag 1: Notat med indledende overvejelser om mål mv.

Bilag 2: Notat med indledende overvejelser om årsberetning mv.

Bilag 3: Udkast til mødeplan for 2005 i overensstemmelse med indstillingen.

Johan Busse

/Thomas Lund Tækker

Til top