Orientering om Borgerrådgiverens overvejelser om forældelse og klagefrister

Borgerrådgiverudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde fredag den 12. november 2004

 

 

Åbne punkter

 

4.      Orientering om Borgerrådgiverens overvejelser om forældelse og klagefrister

 

BOR  44/2004INDSTILLING

 

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

 

at nærværende orientering om Borgerrådgiverens overvejelser om forældelse og klagefrister tages til efterretning.

 

RESUME

Der gælder ikke særlige frister for indgivelse af klage til Borgerrådgiveren i henhold til lov eller retningslinier fra Borgerrådgiverudvalget eller Borgerrepr æsentationen.

 

I vedlagte notat af 3. november 2004 er det derfor nærmere overvejet, hvorvidt der er behov for at fastsætte en sådan frist og i givet fald hvorledes fristen kan udformes.

 

Der er foretaget en sammenligning med indgivelse af klager til kommunaltilsynet (statsamtmanden), hvor der ikke gælder nogen absolut forældelsesfrist, men hvor klagesager dog kan afvises af tilsynet, hvis de anses for forældede.

 

Der er også foretaget en sammenligning med Folketingets Ombudsmand, som har en forældelsesfrist på 1 år i medfør af ombudsmandsloven.

 

Endelig er der på en lang række områder klagefrister i lovgivningen, som gælder ved administrativ rekurs, dvs. ved borgernes indbringelse af klager over kommunens afgørelser for overordnede myndigheder.

 

Borgerrådgiveren er nedsat af Borgerrepræsentationen i Københavns Kommune som et supplement til det eksisterende kommunale rekurssystem. Forældelsesspørgsmålet i forhold til klager til Borgerrådgiveren skal ses i sammenhæng med formålet med borgerrådgiverfunktionen.

 

Sammenfattende tilsiger Borgerrådgiverens funktion og formål, at klagerne skal have en vis aktualitet, bl.a. fordi Borgerrådgiverens virksomhed både konkret og generelt bør bidrage til at forbedre kommunens sagsbehandling mv.

 

Dertil kommer også ressource- og prioriteringsmæssige hensyn. Borgerrådgiveren bør være løsningsorienteret og prioritere behandling af klager fra de borgere, som Borgerrådgiveren mener bedst at kunne hjælpe.

 

Det vurderes som lovligt, hensigtsmæssigt og rimeligt at fastsætte, at udgangspunktet for klage til Borgerrådgiveren må være, at klagen er indgivet senest 1 år efter at forholdet er begået. I særlige tilfælde vil Borgerrådgiveren efter en konkret vurdering dog kunne se bort fra overskridelsen af klagefristen. For en nærmere gennemgang af disse tilfælde henvises til sagsfremstillingen.

 

Det indstilles, at nærværende orientering om Borgerrådgiverens overvejelser om forældelse og klagefrister tages til efterretning.

SAGSBESKRIVELSE

Der gælder ikke særlige frister for indgivelse af klage til Borgerrådgiveren i henhold til lov eller retningslinier fra Borgerrådgiverudvalget eller Borgerrepræsentationen.

 

I vedlagte notat er det derfor nærmere overvejet, hvorvidt der er behov for at fastsætte en sådan frist og i givet fald hvorledes fristen kan udformes.

 

Der er foretaget en sammenligning med indgivelse af klager til det kommunale tilsyn (statsamtmanden), hvor der ikke gælder nogen absolut forældelsesfrist, men hvor klagesager dog kan afvises af tilsynet, hvis de anses for forældede. Der lægges derved blandt andet vægt på, at sagerne skal have en vis aktualitet, herunder af hensyn til sagernes oplysning.

 

Der er også foretaget en sammenligning med Folketingets Ombudsmand, som har en forældelsesfrist i medfør af ombudsmandsloven. Det fremgår her, at en klage skal være indgivet inden 1 år efter, at forholdet er begået. Fristen er absolut og regnes fra den dag parten har modtaget meddelelse om afgørelsen.

 

Endelig er der på en lang række områder klagefrister, som gælder ved administrativ rekurs, dvs. ved borgernes indbringelse af klager over kommunens afgørelser for overordnede myndigheder. Dette område adskiller sig fra de ovenfor nævnte ved, at der er tale om en egentlig lovhjemlet klageadgang (klageret) til en ankeinstans, kaldet rekursinstansen.

 

I denne henseende indeholder forskellige love og bekendtgørelser mv. som regel nærmere bestemmelser om klagefrist. Hvis der ikke i loven eller anden bindende forskrift er fastsat en klagefrist, gælder der ingen bestemt klagefrist, men rekursorganet kan afvise en klage, hvis der efter forholdene er forløbet urimelig lang tid. Afgørende for bedømmelsen i den sammenhæng er især mulighederne for at få sagen ordentligt oplyst og hensynet til berettiget forventning hos andre, som eventuelt har indrettet sig efter den afgørelse, der klages over.

 

Borgerrådgiveren er nedsat af Borgerrepræsentationen i Københavns Kommune som et supplement til det eksisterende kommunale rekurssystem. Borgerrådgiverens funktion som klagemyndighed adskiller sig fra det almindelige rekurssystem ved, at der ikke i kraft af lovgivning eller efter almindelige forvaltningsretlige grundsætninger gælder en almindelig klageadgang/klageret til Borgerrådgiveren.

 

Forældelsesspørgsmålet i forhold til klager til Borgerrådgiveren skal ses i sammenhæng med formålet med borgerrådgiverfunktionen; at varetage borgernes interesser, hvis de føler sig dårligt behandlet i deres kontakt med kommunen og skabe bedre mulighed for overblik over klagesager, sætte fokus på god forvaltningsskik samt udbrede god og ensartet forvaltningsskik ved hjælp af tilbagemeldingssystemet.

 

Notatet indeholder en redegørelse af hensyn for og imod en absolut forældelsesfrist.

Borgernes interesse i at få behandlet deres klager, herunder med henblik på at opnå genoprejsning, taler for, at enhver klage skal behandles uanset de indklagedes forholds alder. Man kan anføre, at en klage i sig selv er udtryk for borgerens interesse.

 

Borgernes retlige interesse, det vil sige ud fra en objektiveret juridisk bedømmelse, svækkes dog med tiden og kan ud fra en ren juridisk vurdering være helt ubetydelig.

 

Hertil kommer, at Borgerrådgiverens funktion og formål tilsiger, at klagerne skal have en vis aktualitet, herunder fordi Borgerrådgiverens virksomhed konkret og/eller generelt bør bidrage til at forbedre kommunens sagsbehandling mv.

 

Det forhold, at Borgerrådgiveren ikke kan tage stilling til afgørelser, men kun kan udtale kritik og/eller afgive henstilling i relation til klager over sagsbehandlingen og den praktiske opgaveløsning indebærer, at Borgerrådgiverens undersøgelser normalt ikke vil føre til, at borgerens retstilling ændres.

 

Også dette kan svække borgerens retlige interesse i at få behandlet ældre sager hos Borgerrådgiveren og taler for at fastsætte en vis frist for klagerne.

 

Endelig kan begrænsede eller helt ødelagte muligheder for fyldestgørende oplysning af sagerne i ældre sager tale for fastsættelsen af en frist.

 

Sammenfattende tilsiger Borgerrådgiverens funktion og formål, at klagerne skal have en vis aktualitet, bl.a. fordi Borgerrådgiverens virksomhed både konkret og generelt bør bidrage til at forbedre kommunens sagsbehandling mv.

 

Dertil kommer også ressource- og prioriteringsmæssige hensyn, idet Borgerrådgiveren bør være løsningsorienteret og prioritere behandling af de klager fra borgerne, som Borgerrådgiveren mener bedst at kunne hjælpe indenfor rammerne af sin kompetence.

 

Det bemærkes, at Borgerrådgiverens afvisning en klage med henvisning til, at sagen er forældet, ikke påvirker borgerens adgang til at få behandlet sin klage i det almindelige rekurssystem, ligesom det ikke afskærer forvaltningerne fra at genvurdere en sag på baggrund af en klage.

 

Det vurderes på denne baggrund som lovligt, hensigtsmæssigt og rimeligt at fastsætte en klagefrist efter følgende retningslinjer:

 

Udgangspunktet for klage til Borgerrådgiveren må være, at klagen er indgivet senest 1 år efter at forholdet er begået. I særlige tilfælde vil Borgerrådgiveren efter en konkret vurdering kunne se bort fra overskridelsen af klagefristen, hvis følgende betingelser er opfyldt:

 

1)     at klagen fortsat har fornøden retlig interesse for borgeren,

2)     at det er muli gt at få sagen tilstrækkeligt oplyst og

3)     at en undersøgelse af sagen konkret eller generelt kan bidrage til en bedre sagsbehandling i kommunen, herunder ved at sætte fokus på relevante forvaltningsretlige regler og principper eller

4)     hvor pkt. 1)-3) ikke er opfyldt i sammenhæng, hvor formålet med borgerrådgiverfunktionen i øvrigt taler for, at sagen behandles.

 

Det indstilles, at nærværende orientering om Borgerrådgiverens overvejelser om forældelse og klagefrister tages til efterretning.

 

 

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

-

 

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER

-

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

BILAG

Notat af 3. november 2004 vedr. klagefrist og forældelse

 

 

 

Johan Busse

/Thomas Lund Tækker