Organisering - nedsættelse af fagudvalg

Indstilling

1. at Lokaludvalget drøfter og godkender forslag om, at der nedsættes 2 faste fagudvalg: Bymiljøudvalget og Bylivsudvalget.

2. at lokaludvalget godkender, at fagudvalgene efter godkendelse i lokaludvalget kan nedsætte arbejdsgrupper jf. nedenstående retningslinjer.

Problemstilling

Fagudvalg

Fagudvalgene skal behandle de henvendelser, som Lokaludvalget modtager fra kommunens forvaltninger og politiske udvalg som følger:

• Bymiljøudvalget behandler henvendelser fra Klima, Miljø- og teknikforvaltningen og Økonomiforvaltningen.
• Bylivsudvalget behandler henvendelser fra de øvrige forvaltninger.

Medlemmer

Hvert udvalg ledes af en tovholder, der er medlem af lokaludvalget. Udvalgene mødes en gang om måneden forud for lokaludvalgsmødet - undtagen i juli. Udvalgsmøderne er normalt åbne for suppleanter, borgere og andre interesserede.

Opgaver

Fagudvalgenes opgaver er:

• at behandle henvendelser, sager og høringsmaterialer, som lokaludvalget modtager fra kommunens forskellige forvaltninger og udvalg
• tage egne initiativer i bydelen inden for deres fagområde.

Sekretariatets rolle

Hvert fagudvalg er sekretariatsbetjent med indkaldelse til møde og afvikling af møde inklusiv referat.

Arbejdsgrupper

Det foreslås, at fagudvalgene kan indstille til lokaludvalget, at der nedsættes ad hoc grupper - en arbejdsgruppe, en netværksgruppe eller anden form for organisering. Arbejdsgrupperne er i øvrigt typisk begrænset i tid og tema, og skal sikre fremdriften i lokaludvalgets arbejde i enkelt sager, projekter o. lign. Arbejdsgrupperne fungerer efter følgende retningslinjer:

• Arbejdsgrupperne ledes af en tovholder, der udpeges af gruppens medlemmer, og som skal være medlem af lokaludvalget
• Der skal være min. to lokaludvalgsmedlemmer i en arbejdsgruppe for at sikre sig en bred opbakning og kontinuitet.
• arbejdsgrupperne er åbne for suppleanter, borgere og andre interesserede
• Arbejdsgrupperne arbejder efter et kommissorium/arbejdsgrundlag, som er godkendt af lokaludvalget og der skal løbende refereres tilbage til fagudvalget.

Sekretariatets rolle i arbejdsgrupper

Som udgangspunkt er arbejdsgrupperne ikke sekretariatsbetjente. Der kan være undtagelser, og det vil være en beslutning som træffes fra sag til sag. 

Løsning

Lokaludvalget drøfter og godkender forslaget til organisering af fagudvalg.

Lokaludvalget drøfter og godkender forslaget til nedsættelse af arbejdsgrupper jf. ovenstående retningslinjer.

Økonomi

Der er ingen økonomi forbundet med beslutningen.