Tilsyn med leverandører

Resumé

Denne sag giver et overblik over forvaltningens tilsyn med leverandører i beskæftigelsesindsatsen i 2025.

Indstilling

Beskæftigelses-, Integrations- og Erhvervsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses-, Integrations- og Erhvervsudvalget tager den årlige rapportering om forvaltningens tilsyn med leverandørerne i beskæftigelsesindsatsen til efterretning.

Problemstilling

Beskæftigelses-, Integrations- og Erhvervsforvaltningen fører tilsyn med, at interne og eksterne leverandører lever op til de indgåede aftaler.

Opfølgning på resultaterne af tilsynet indgår i den løbende dialog mellem forvaltningens kontraktansvarlige og centrene. Derudover følger forvaltningens sagsbehandlere op på de indsatser, som borgerne tilbydes. Endelig foretages en årlig tilfredshedsundersøgelse blandt borgere i tilbud hos leverandørerne.

Denne afrapportering vedrører tilsynet med, om leverandørerne leverer den indsats, de er forpligtet til. Beskæftigelses-, Integrations- og Erhvervsudvalget får hvert år en orientering om resultaterne af tilsynene i det foregående år.

Løsning

Tilsynene er i 2025 gennemført som en kombination af stikprøvegennemgang kombineret med besøg og databaserede tilsyn. Tilsynet med leverandører baseres på en risikovurdering, hvor bl.a. tidligere erfaringer med den konkrete leverandør, særlige forhold omkring målgruppe samt tilbudstype, udgør udgangspunktet for tilsynet. Forvaltningen fører tilsyn med både eksterne leverandører samt interne leverandører i kommunen.

Samlet set ligger leverandørernes leverancer af ydelser i form af leverede aktivitetstimer og tilbagemeldinger til jobcentret på niveau med 2024, hvilket forvaltningen finder tilfredsstillende. Generelt har leveranceniveauet været stigende fra 2017 til 2023, og ligger på et jævnt, højt niveau.

Afsnittene herunder viser de overordnede resultater for tilsynet med hhv. eksterne og interne beskæftigelsesfremmende forløb.

Eksterne leverandører

Tilsyn med eksterne leverandører tilrettelægges, så leverandørernes leverancer bliver undersøgt med forskellige metoder, ofte også med en tidsmæssig spredning over året.

Som udgangspunkt gennemføres der minimum tilsyn én gang om året med hver leverandør. Bilag 2, tabel 1, giver et overblik over forvaltningens eksterne leverandører. 

Med udgangspunkt i en stikprøve, data eller besøg, kontrolleres om leverandøren:

• kan dokumentere, at de bestilte timer er leveret
• indsender borgernes progressionsrapporter rettidigt, og om indholdet i progressionsrapporterne lever op til kravene i kontrakten
• har procedurer der understøtter registrering af fremmøde og korrekt indberetning af fravær
• lever op til kravene om den fysiske indretning af leveringsadressen

Bilag 1, tabel 2 og 5 viser en oversigt over gennemførte tilsyn med eksterne leverandører i 2025 fordelt på hhv. tilsynsbesøg og databaserede tilsyn.

Det tilsynselement, som har givet anledning til flest bemærkninger fra forvaltningen, er, om den eksterne leverandør sender rapporter om borgerens progression rettidigt, herunder om borgerens progression er beskrevet kvalitativt. Her har forvaltningen haft bemærkninger i ca. 11 % af de gennemgåede stikprøver. Det væsentligste problem er rettidighed i fremsendelsen af rapporterne, og fejlen opstår ofte i forbindelse med, at forløb forlænges eller afbrydes, hvorved fristerne ændres. Forvaltningen vurderer på den baggrund, at resultatet er tilfredsstillende.

Forvaltningen har ligeledes forholdt sig til de eksterne leverandørers timeleverancer i bestillinger, og resultatet viser, at de eksterne leverandører har leveret det bestilte antal timer i over 98% af de gennemgåede forløb, hvilket forvaltningen finder meget tilfredsstillende. Forvaltningen har dog gennemført et databaseret tilsyn hos en enkelt leverandør (Væksthuset), hvor leverandørens registreringskvalitet ikke gjorde det muligt at konkludere, i hvilken grad leverandøren havde leveret de bestilte timer.

Konklusionerne på det samlede tilsyn med de eksterne leverandører er, at forvaltningen samlet har konstateret leverancer på niveau med 2024 og dermed på et lignende niveau som tidligere år. Generelt lever leverandørerne op til forvaltningens krav i forhold til de gældende rammeaftaler.

Interne leverandører i Københavns Kommune

Udover tilsynet med eksterne leverandører, fører forvaltningen også tilsyn med interne leverandører i Københavns Kommune i hhv. SUF, SOF og BIF. 

Tilsyn med interne tilbud hos SUF og SOF gennemføres efter samme koncept som tilsyn med tilbud hos eksterne leverandører. Tilsynene gav i tre tilfælde anledning til bemærkninger vedrørende rapporteringen, hvilket forvaltningen finder meget tilfredsstillende.

Tilsynet med interne tilbud i Beskæftigelses-, Integrations- og Erhvervsforvaltningen består af hhv. stikprøver i forvaltningens administrative systemer, sagsgennemgang og tilsynsbesøg. I bilag 2, tabel 4, fremgår resultaterne af tilsynene med de interne tilbud. Dette tilsyn viser, at der er en høj andel af fejl i forhold til at dokumentere, at det bestilte antal timer er leveret, og også relativt mange fejl i forhold til fremmøderegistrering. Fejlene skyldes i høj grad manglende opmærksomhed på at registrere korrekt, når forløb ændres – fx når et timeantal for en borger sættes ned. Forvaltningen vurderer, at resultaterne ikke er tilfredsstillende. Forvaltningen vil løfte kvaliteten på området, gennem flere tiltag: Dels gennem øget ledelsesfokus på området, dels ved at justere på administrationen og oprettelsen af interne tilbud, og dels ved implementering af et it-system, der skal benyttes til registrering af aktiviteterne. Forvaltningen forventer at resultaterne forbedres i løbet af 2026.

Tilsynet har gennemgået 10 tilbud pr. center, samt gennemgået hvordan de interne tilbud er blevet administreret. Tilsynsmetoden er justeret i forhold til 24, og resultaterne er derfor ikke sammenlignelige.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Politisk handlerum

Udvalget kan bede om yderligere oplysninger eller komme med bemærkninger i forhold til de opnåede resultater for tilsynet i 2025.

Videre proces

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget vil blive orienteret om resultaterne af tilsynet for 2026 medio 2027.

Henrik Lund / Signe Maria Christensen