Handleplaner til løbende revision 2025 og status på handleplaner til årsrevisionen 2024

Resumé

Kommunens eksterne revisor, EY, har sammen med Intern Revision (IR) udarbejdet tre rapporter om den løbende revision for 2025, der dækker forretningsgange, it-kontroller samt løn og personale. Revisionen konkluderer generelt, at der er etableret et betryggende kontrolmiljø i Københavns Kommune, men har afgivet bemærkninger på tværs af forvaltningerne vedrørende rettidig betaling til leverandører, gennemgang af it-rettigheder samt fejl i afregningen til Feriefonden.

Beskæftigelses-, Integrations- og Erhvervsforvaltningen (BIF) har udarbejdet handleplaner for disse områder og har samtidig afsluttet opfølgningen på tidligere års bemærkninger vedrørende blandt andet anlægsprojekter og balanceafstemning.

Indstilling

Beskæftigelses-, Integrations- og Erhvervsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses-, Integrations- og Erhvervsudvalget tager revisionsrapporterne vedrørende den løbende revision for 2025 (bilag 1-3) til efterretning.
2. at Beskæftigelses-, Integrations- og Erhvervsudvalget godkender forvaltningens handleplaner (bilag 4).
3. at Beskæftigelses-, Integrations- og Erhvervsudvalget tager status på handleplaner til årsrevisionen 2024 (bilag 5) til efterretning.

Problemstilling

Hvert år gennemgår revisionen Københavns Kommunes interne procedurer for at sikre, at regnskabsføringen er korrekt, og at der er de nødvendige kontroller af økonomi og it-systemer. Resultatet er afrapporteret i tre rapporter:

• Revisionsrapport vedr. forretningsgange og interne kontroller (bilag 1)
• Revisionsrapport vedr. generelle it-kontroller (bilag 2)
• Revisionsrapport vedr. løn- og personaleområdet (bilag 3)

Revisionen benytter begrebet revisionsbemærkninger til at påpege områder med fejl eller mangler. Disse prioriteres efter alvorlighed, hvor en rød bemærkning anvendes ved kritiske risici, mens en gul bemærkning anvendes ved væsentlige risici. Udvalget forelægges sagen for at sikre politisk indsigt i revisionsresultaterne og for at godkende de tiltag (handleplaner), som forvaltningen iværksætter for at rette op på de påpegede forhold.

Løsning

Nedenfor gennemgås hovedkonklusionerne i de tre rapporter samt forvaltningens handleplaner.

Revisionsrapport om forretningsgange og interne kontroller (bilag 1): Revisionen vurderer, at der generelt er etableret et godt kontrolmiljø i kommunen. Der er dog fortsat fokus på overholdelse af betalingsfrister. Forvaltningerne har modtaget en gul bemærkning, da omfanget af leverandørfakturaer, der ikke betales til tiden, har været stigende i 2025 på trods af beslutningen om straksbetaling.

BIF har i sin handleplan (bilag 4) bemærket, at forvaltningen har oplevet en stor stigning i antal modtagne fakturaer forårsaget af et stigende aktivitetsniveau i indkvarteringen af fordrevne ukrainere, hvilket har udfordret tiden fra modtagelse af faktura til endelig betaling. Forvaltningen arbejder derfor løbende på at sikre den rette bemanding og mere effektive arbejdsgange i bogholderi- og indkøbsfunktionen. Området følges tæt.

Revisionsrapport om generelle it-kontroller (bilag 2): Rapporten konkluderer, at der generelt er et velfungerende kontrolmiljø omkring kritiske rettigheder. Der er dog fortsat fokus på implementeringen af ledelsessystemet for informationssikkerhed (ISMS) og sikkerhedsvurderinger af systemer, hvor arbejdet endnu ikke er helt i mål på tværs af kommunen.

Revisors bemærkninger er rettet mod de centrale systemejere (primært ØKF) af blandt andet økonomisystemet Kvantum. Da BIF alene er bruger af systemerne, er der ikke rettet specifikke bemærkninger til forvaltningen, og der er derfor ingen særskilte handleplaner i bilag 4. Forvaltningen understøtter dog det centrale arbejde ved løbende at gennemgå brugerrettigheder og følge de fælleskommunale rammer for informationssikkerhed.

Revisionsrapport om løn- og personaleområdet (bilag 3): Her har revisionen fundet fejl i afregningen til Feriefonden. Der er konstateret fejl i håndteringen af ikke-afholdt ferie, hvilket kan medføre dobbeltudgifter for kommunen, eller at medarbejdere mister ferieberettigelse. Revisionen anbefaler en mere effektiv proces i et samarbejde mellem forvaltningerne og Koncernservice (KS).

BIF har i sin handleplan (bilag 4) konstateret et væsentligt fald i forvaltningens afregning til Feriefonden som følge af Koncernservices skærpede handleplan. Forvaltningen vil fremadrettet have et særligt fokus på opfølgning på listerne fra Koncernservice, der viser medarbejdere med restferie svarende til 10.000 kr. eller mere, for at sikre at ferie enten afholdes eller overføres korrekt i overensstemmelse med reglerne om feriehindring.

Status på handleplaner fra årsrevisionen 2024 (bilag 5): Forvaltningen har fulgt op på tidligere bemærkninger. Revisionen påpegede tidligere manglende dokumentation for udgifter på et specifikt anlægsregnskab. BIF har implementeret nye arbejdsgange i 1. kvartal 2025, som sikrer, at alle udgifter nu udpindes og dokumenteres korrekt. Ligeledes er handleplanen vedrørende revision af balancen gennemført via manuelle konteringer, der har løst problemer med systemintegrationen mellem KY og Kvantum. Begge sager anses dermed nu for lukket.

Arbejdet med implementering af ISMS og sikkerhedsvurderinger af systemer fortsætter i overensstemmelse med de fælleskommunale rammer.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Politisk handlerum

Udvalget kan vælge at godkende de fremlagte handleplaner, hvis de vurderes tilstrækkelige. Alternativt kan udvalget anmode om yderligere tiltag eller en uddybende redegørelse for specifikke områder.

Videre proces

Efter udvalgets godkendelse oversendes handleplanerne til Økonomiforvaltningen, som samler besvarelserne til en samlet afrapportering til Økonomiudvalget og revisionen.

Henrik Lund / Signe Maria Christensen