Afrapportering på overholdelse af tidsfrister i hjemviste og ændrede afgørelser fra Ankestyrelsen, maj 2017

Indstilling

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager forvaltningens evaluering af sagsbehandlingsfrister for hjemviste og ændrede sager fra Ankestyrelsen til efterretning.
2. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at sagsbehandlingsfristen i ændrede afgørelser, der kræver indhentning af yderligere lægelig dokumentation, fastsættes som for hjemviste afgørelser.

Problemstilling

Den 11. april 2016 godkendte Beskæftigelses- og Integrationsudvalget forvaltningens indstilling med fastsættelse af interne sagsbehandlingsfrister for behandling af sager, som er blevet hjemvist eller ændret af Ankestyrelsen.

Den 23. januar 2017 behandlede Beskæftigelses- og Integrationsudvalget forvaltningens første evaluering af sagsbehandlingsfrister. Bl.a. fremgik det af evalueringen, at sagsbehandlingsfristen i hjemviste og ændrede afgørelser, var overholdt i 30 pct. af sagerne. Udvalget godkendte evalueringen med bemærkning om, at der skulle udarbejdes en handleplan for, hvordan forvaltningen vil forbedre overholdelsen af sagsbehandlingsfrister fremadrettet.

Den 3. april 2017 godkendte Beskæftigelses- og Integrationsudvalget forvaltningens handleplan for overholdelse af sagsbehandlingsfrister, herunder forslag om, at forvaltningen udarbejder to nye evalueringer på overholdelse af sagsbehandlingsfristerne - én i juni, og én i december.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget skal nu godkende forvaltningens juni-afrapportering af overholdelse af sagsbehandlingsfrister som følge af handleplanen.

Løsning

Eksisterende sagsbehandlingsfrister

Sagsbehandlingsfristerne for sager, som er blevet hjemvist eller ændret af Ankestyrelsen, er differentieret efter kompleksiteten af den efterfølgende sagsbehandling, så der er længere frist i de sager, som kræver længere sagsbehandlingstid. De frister, som udvalget har vedtaget, fremgår af tabel 1 nedenfor.

Tabel 1. Sagsbehandlingsfrister i hjemviste eller ændrede afgørelser fra Ankestyrelsen for Centralforvaltningen og jobcentre.

Handleplan

Sigtet med initiativerne i handleplanen, som BIU har godkendt, er at forbedre overholdelsen af sagsbehandlingsfristerne, så borgerne får deres sag behandlet hurtigst muligt og inden for de frister, Beskæftigelses- og Integrationsudvalget har vedtaget.

Handleplanen omhandler to nye initiativer:
1) Øget ledelsesmæssigt fokus  
2) Afprøvning af it-understøttet opfølgning.

Forvaltningen forventer at kunne øge andelen af sager, hvor sagsbehandlingsfristen er overholdt inden for fristen, gradvist i takt med implementeringen af handleplanen. Helt konkret indeholder handleplanen et mål om, at andelen af sager, hvor sagsbehandlingsfristen er overholdt, udgør 70 pct. i denne afrapportering i juni, mens forvaltningen forventer at kunne øge andelen yderligere, så den er 80 pct. i december 2017.

Forvaltningen har implementeret handleplanen. Der er således blevet udsendt månedlige afrapporteringer til både fagdirektør i Centralforvaltningen samt relevante jobcenterchefer med jobcenterspecifikke opgørelser.

Forvaltningen har derudover, i samarbejde med AMC's sygedagpengeafdeling, implementeret den nye it-understøttede arbejdsgang og vil fremadrettet fortsætte brugen af arbejdsgangen. Det er ikke planlagt at implementere arbejdsgangen på de øvrige jobcentre, hvor der er lavet andre aftaler. Bl.a. har JKI udpeget en tovholder, som står for opfølgningen på alle hjemviste og ændrede afgørelser og den løbende dialog med centralforvaltningen. På JKA er den oprindeligt vedtagne arbejdsgang fastholdt, dog med en øget, løbende dialog. Forvaltningen vil evaluere arbejdsgangen i efteråret, herunder se på, om det har resulteret i bedre fristoverholdelse, og på baggrund heraf tage stilling til, om arbejdsgangen skal udbredes til de andre centre.  

Derudover udsender forvaltningen fortsat handlingsanvisende notater med sagsbehandlingsfristen til jobcentrene i forbindelse med nye sager fra Ankestyrelsen. Forvaltningen har fortsat fokus på at sikre, at arbejdsgangene bliver overholdt. Der bliver fortsat udsendt månedlige, opsummerende, centerspecifikke tjeklister til centerledelsen over indkomne sager fra Ankestyrelsen, og der er fortsat tæt telefonisk kontakt til jobcentrene angående de sager, der hverken er afsluttet eller forlænget inden for sagsbehandlingsfristen.

Afrapportering af overholdelse af sagsbehandlingsfrister i perioden januar 2017 - april 2017

I denne afrapportering til BIU er medtaget alle hjemviste og ændrede sager fra Ankestyrelsen, der har haft sagsbehandlingsfrist i perioden fra 1. januar 2017 til 30. april 2017. Det omfatter 36 afgørelser fra Ankestyrelsen, heraf 13 hjemviste og 23 ændrede afgørelser.

Tabel 2. Status på overholdelse af sagsbehandlingsfrist for ændrede og hjemviste afgørelser fra Ankestyrelsen med sagsbehandlingsfrist i perioden januar - april 2017

Det fremgår af tabel 2, at i 21 sager, heraf 6 hjemviste og 15 ændrede afgørelser, har forvaltningen afsluttet sagen inden for sagsbehandlingsfristen vedtaget af BIU, jf. tabel 1. Det svarer til, at 46 pct. af alle hjemviste og 65 pct. af alle ændrede afgørelser er afsluttet inden for fristen. Samlet set er 58 pct. af sagerne med frist i opgørelsesperioden dermed afsluttet rettidigt.

I 5 sager, heraf 2 hjemviste og 3 ændrede afgørelser, har det været nødvendigt at forlænge sagsbehandlingsfrister, bl.a. pga. af behov for indhentning af yderligere lægedokumenter. I disse tilfælde er borgerne rettidigt orienteret om den nye sagsbehandlingsfrist. Sagerne er efterfølgende afsluttet inden for fristen. Det drejer sig samlet set om 14 pct. af sagerne.

5 sager, heraf 3 hjemviste og 2 ændrede afgørelser, er afsluttet for sent, svarende til 14 pct. af alle sagerne.

En enkelt hjemvist sag afventer tilbagemelding fra borger med relevant dokumentation, før sagen kan afsluttes. Denne sag udgør 3 pct. af det samlede antal sager.

4 sager, heraf 1 hjemvist og 3 ændrede afgørelser, er ikke afsluttet på opgørelsestidspunktet, da det har været nødvendigt at forlænge sagsbehandlingsfristen ud over opgørelsesperioden, bl.a. pga. indhentning af yderligere lægedokumenter. Samlet set udgør de 4 sager 11 pct. af det samlede antal sager.

Forslag til ændret frist for ændrede afgørelser, hvor der skal indhentes yderligere lægelig dokumentation, før sagen kan afsluttes

Når en afgørelse ændres, sætter Ankestyrelsen sin afgørelse i stedet for forvaltningens. Ankestyrelsen har dog 8-10 måneders sagsbehandlingstid. Det betyder, at borgerens situation efter afgørelsen kan have ændret sig. I en række tilfælde har det været nødvendigt at indhente yderligere lægelig dokumentation, for at finde ud af, om situationen er den samme, som på afgørelsestidspunktet. Det gælder typisk i sager om uarbejdsdygtighed, hvor forvaltningen har behov for at få dokumenteret, at borger fortsat er uarbejdsdygtig - eller afgjort, hvor længe borger har været uarbejdsdygtig. Borger kan fx have modtaget behandling, siden kommunen sidst traf sin afgørelse, så borger ikke længere er uarbejdsdygtig. Det påhviler forvaltningen at undersøge, om det er tilfældet, og i givet fald, hvornår borgers situation har ændret sig.

Ud af de 8 ændrede afgørelser, hvor afgørelsen ikke er afsluttet inden for sagsbehandlingsfristen, har der været behov for at indhente yderligere lægelig dokumentation i 4 af sagerne. Disse sager minder i sagsbehandlingsskridt mere om en hjemvisning, selvom der rent juridisk er tale om en ændring. Forvaltningen indstiller derfor, at disse sager behandles som hjemvisninger, når sagsbehandlingsfristen skal fastsættes. Det vil helt konkret betyde, at sagsbehandlingsfristen ændres fra 3 uger til 5 eller 8 uger, som sagsbehandlingsfristen er i hjemvisninger, der er ”ikke-komplicerede” eller ”komplicerede”.

Dette vil sikre, at forvaltningen i højere grad kan overholde den sagsbehandlingsfrist, som borger får oplyst i den første tilbagemelding fra forvaltningen.

Samlet vurdering

Med 58 pct. af sagerne afsluttet rettidigt har forvaltningen ikke nået målet om, at mindst 70 pct. af sagerne skal afsluttes inden for sagsbehandlingsfristen.

Andelen af sagerne, der er afsluttet rettidigt, er dog øget markant. Det er derfor forvaltningens vurdering, at det generelt øgede ledelsesmæssige fokus på overholdelse af sagsbehandlingsfristerne, de individuelle tiltag i jobcentrene og ny vurdering af sagsbehandlingsfrist i ændrede sager, der kræver indhentning af lægelig dokumentation, vil betyde, at overholdelsen af sagsbehandlingsfristerne fremadrettet vil øges yderligere. Det er derfor forvaltningens vurdering, at målet at sagsbehandlingsfristen skal være overholdt i mindst 80 pct. af sagerne i december, nås.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen fortsætter implementeringen af handleplanen med fortsat stort ledelsesmæssigt fokus på området.

Centralforvaltningen vil fortsat være i løbende dialog med de involverede parter i sagsbehandlingen i forhold til at sikre, at sagsbehandlingen sker rettidigt

Forvaltningen udarbejder en ny evaluering til Beskæftigelses- og Integrationsudvalget i december 2017 med status på forvaltningens overholdelse af handlingsplanen, herunder overholdelse af sagsbehandlingsfristerne, jf. handleplanen.

Bjarne Winge / Michael Baunsgaard Schreiber

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning.

Der blev begæret afstemning om indstillingens 2. at-punkt

For stemte: 5 (V, B, C og U)

Imod stemte: 6 (A, F og Ø)

Undlod: Ingen.

Dermed faldt indstillingens 2. at.

Socialdemokraterne, SF og Enhedslisten afgav følgende protokolbemærkning:

”SF, Ø og S mener ikke, at man skal udvide sagsbehandlingsfristerne på grund af lange svarfrister fra lægerne. Vi mener, at man skal gå i dialog med de praktiserende læger om hurtigere at svare og samtidig orientere borgerne om hvorfor afgørelsen af deres sag trækker ud.”