Ankestyrelsens tilsynsudtalelse om underskrift på breve

Resumé

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget skal tage stilling til et udkast til svar til Ankestyrelsen. Svaret er en opfølgning på Ankestyrelsens tilsynsudtalelse af 6. august 2025. I tilsynsudtalelsen vurderer Ankestyrelsen, at Københavns Kommune ikke lovligt kan beslutte, at der ses bort fra kravet i forvaltningslovens § 32 b om personlig underskrift på breve. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen tager tilsynsudtalelsen til efterretning.

Indstilling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at godkende Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens orientering til Ankestyrelsen om opfølgning på Ankestyrelsens tilsynsudtalelse om personlig underskrift på breve (bilag 1).

Problemstilling

Borgerrepræsentationen skal behandle tilsynsudtalelser fra Ankestyrelsen, herunder svar på hvad udtalelserne har givet anledning til.

Ankestyrelsen har den 6. august 2025 afgivet en tilsynsudtalelse om forvaltningslovens krav om personlig underskrift på breve (bilag 2). Borgerrepræsentationen er orienteret om modtagelsen af tilsynsudtalelsen den 21. august 2025. Tilsynsudtalelsen omhandler Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. Forvaltningen fremlægger derfor en sag for Beskæftigelses- og Integrationsudvalget med henblik på udvalgets og efterfølgende Borgerrepræsentationens godkendelse af forvaltningens orientering til Ankestyrelsen om, hvad tilsynsudtalelsen har givet anledning til.

Løsning

Baggrunden for tilsynsudtalelsen er, at Ankestyrelsen blev opmærksom på, at Københavns Kommune traf afgørelser om beboerindskudslån uden at forsyne afgørelserne med en personlig underskrift. Forvaltningen oplyste, at dette var en fejl og justerede sin praksis, så breve om beboerindskudslån underskrives af en medarbejder.

Forvaltningen oplyste samtidig, at man i praksis har set sig nødsaget til at balancere sit myndighedsansvar og forpligtelser efter henholdsvis forvaltningsloven og arbejdsmiljøloven således, at ledelsen i ganske særlige tilfælde med chikane af medarbejdere har kunnet besluttet at undlade personlig underskrift på afgørelsesbreve.

Det fremgår af tilsynsudtalelsen, at Københavns Kommune ikke lovligt kan beslutte, at der ses bort fra kravet i forvaltningslovens § 32 b om personlig underskrift eller entydig identifikation på afgørelser og henvendelser om væsentlige sagsbehandlingsskridt. Kommunen har således ikke hjemmel til at undlade personlig underskrift eller identifikation i tilfælde af chikane.

Det fremgår af vedlagte orientering til Ankestyrelsen, at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen tager Ankestyrelsens tilsynsudtalelse til efterretning. Det betyder, at forvaltningen justerer sin praksis, så det i helt særlige tilfælde for at forebygge chikane af medarbejdere ikke længere kan besluttes undtagelsesvis at undlade personlig underskrift på breve. Forvaltningen har siden november 2023 til september 2025 undladt at underskrive breve personligt i mindre end 10 sager.

Forvaltningen er forpligtet til både at sikre den enkelte borgers retssikkerhed og et godt og sundt arbejdsmiljø for medarbejdere. I langt de fleste sager fungerer samarbejdet godt, men i enkelte tilfælde oplever medarbejdere en borgeradfærd, der påvirker medarbejdernes trivsel. Forvaltningen arbejder derfor løbende med forebyggelse, håndtering af og opfølgning på en sådan borgeradfærd fx chikane.

Det fremgår derfor også af orienteringen til Ankestyrelsen, at forvaltningen vil kontakte de relevante ministerier med ansvar for henholdsvis forvaltnings- og arbejdsmiljøloven. Formålet er at sætte fokus på myndighedernes rammevilkår for i praksis at leve op til sit ansvar efter både forvaltningslovens § 32 b og arbejdsmiljøloven i de særlige tilfælde, hvor chikane, herunder digital chikane af medarbejdere har taget et sådant alvorligt omfang, at det i væsentlig og betydelig grad påvirker arbejdsmiljøet.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Politisk handlerum

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget kan tage Ankestyrelsens tilsyns-udtalelse til efterretning og godkende vedlagte udkast til orientering til Ankestyrelsen.

Videre proces

Hvis indstillingen godkendes, vil Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens orientering til Ankestyrelsen blive forelagt Borgerrepræsentationen d. 9. oktober 2025 til endelig godkendelse, hvorefter orienteringen fremsendes til Ankestyrelsen.

Forvaltningen henvender sig herudover til relevante ministerier om den beskrevne problemstilling.