Revisionsberetningen for 2010

Økonomiudvalget beder om Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets bemærkninger indenfor udvalgets ressortområder til Revisionsberetningen for 2010.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender vedlagte udkast (bilag 3) til svar til Økonomiudvalget vedrørende de to Revisionsberetninger for 2010.

Økonomiudvalget har udbedt sig Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets bemærkninger til Revisionsberetningen for 2010 på de områder, der vedrører udvalget.

Hovedrevisionsberetningen er vedlagt som bilag 1, mens beretningen vedrørende det sociale og beskæftigelsesrettede område med statsrefusion er vedlagt som bilag 2. Det skal bemærkes, at bilag 2 omfatter revisionsbemærkninger og øvrige forhold vedr. både Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Socialforvaltningen.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget behandlede på mødet den 19. september 2011 Deloittes direktionsnotater vedrørende revisionen af regnskab 2010. Ifølge direktionsnotaterne forventes 4 nye revisionsbemærkninger og videreførsel af 1 bemærkning fra 2009. Revisionsberetningen indeholder disse 5 revisionsbemærkninger for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) samt en revisionsbemærkning til alle udvalg om, at lønrefusion vedrørende 2010 fejlagtigt er konteret i 2011. Forvaltningen har udarbejdet et udkast til svar til Økonomiudvalget (vedlagt som bilag 3), som adresserer de rejste problemstillinger.

Vedrørende fejl i sager omfattet af statsrefusion skriver Deloitte, at der i BIF i lighed med 2009 er konstateret en stor fejlandel ved den stikprøvevise sagsgennemgang. På den baggrund anfører Deloitte i beretningen, at der er en forøget risiko for, at staten pålægger kommunen at foretage en fornyet sagsgennemgang med den eventuelle konsekvens, at der skal foretages tilbagebetaling af statsrefusion.

Forvaltningen erkender, at fejlniveauet er højt og kan og bør reduceres yderligere. Forvaltningen har vanskeligt ved at vurdere den af Deloitte anførte risiko for pålæg fra statens side. Det fremgår af den såkaldte refusionsbekendtgørelse, at staten kan beslutte at pålægge kommunen en gennemgang af øvrige sager – udover de af revisionen gennemgåede – hvis ”dette er nødvendigt på grund af fejlenes karakter og omfang”.

Forvaltningen kan konstatere, at revisionen ikke i sin gennemgang har peget på særligt graverende eller systematiske fejl på enkeltområder, men derimod snarere på generelle problemer omkring fejl og mangelfuld kvalitet i dokumentation i borgersagerne.

Forvaltningen kan videre konstatere, at omkring halvdelen af fejlene ikke har refusions- eller udbetalingsmæssig betydning, og at der i sager med refusions- eller udbetalingsmæssig betydning er såvel sager, hvor disse fejl er til kommunens fordel som sager, hvor de er til kommunens ulempe.

Det er forvaltningens opfattelse, at de senere års gradvise forbedringer i kvaliteten i forvaltningens sagsbehandling er forsat i 2009, og at revisionens gennemgang bekræfter dette. Dette illustreres blandt andet af, at der i 2010 kun er 2 revisionsbemærkninger (mod 4 i 2009) vedrørende kvaliteten i selve sagsbehandlingen.  

Sagsgennemgangen vedrørende 2010 viser endvidere, at der generelt er færre sager med fejl end ved sidste års revision, herunder færre sager med systematiske fejl. Sagsgennemgangen viser også forbedringer på en række områder, hvor der tidligere blev konstateret fejl. Det gælder bl.a. i forhold til sygeopfølgning på kontanthjælpsmodtagere, rettidige opfølgningssamtaler med sygedagpengemodtagere, rettidig revurdering af borgere på ledighedsydelse, administration af revalideringsområdet og i forhold til økonomisk opfølgning i kontanthjælpssager.

Beskæftigelsesområdet er kendetegnet ved, at lovgivningen fastsætter mange og omfattende proceskrav til sagsbehandlingen, og at disse proceskrav ændres hyppigt. Dette gør, at fejlmulighederne på området er mange. Dertil kommer, at Deloitte udvælger sager til revisionsgennemgang med henblik på at afdække fejl – dvs der er ikke tale om en repræsentativ udvælgelse, men en udvælgelse på baggrund af en forhøjet risikoprofil.

Forvaltningen erkender imidlertid som nævnt, at fejlniveauet generelt og især på store sagsområder som kontanthjælp/aktivering og sygedagpenge kan og bør reduceres yderligere. Der er derfor behov for nye initiativer for at sikre en fortsat forbedring af sagsbehandlingen, så fejlniveauet kan nedbringes frem mod næste års revision.

Forvaltningen vil implementere følgende større initiativer til at sikre en højere kvalitet i sagsbehandlingen og håndtere de rejste problemstillinger:

• Pr. 1. januar 2012 etableres et administrationscenter i BIF, hvor en stor del af de driftsunderstøttende administrative opgaver samles. Det omfatter bl.a. juridisk bistand, klagesagsbehandling, ledelsestilsyn, arbejdsgange og retningslinjer, implementering af ny lovgivning, politikker og strategier, undervisning m.v. Det er et væsentligt formål med administrationscentret at styrke disse funktioners bidrag til kvaliteten af sagsbehandlingen.
• Sagsgennemgangen peger i modsætning til tidligere år ikke på enkeltområder med markante, eventuelt systematiske, problemer, men derimod mere generelle kvalitetsproblemer, som kan understøtte en målrettet og helhedsorienteret sagsbehandling og korrekte registreringer mv. Forvaltningen påtænker på den baggrund – i overensstemmelse med Deloittes anbefalinger – at fokusere sit interne ledelsestilsyn mere på vurdering af den samlede kvalitet i sagerne frem for konkrete aspekter af denne.
• Med budgetaftalen for 2012 er der afsat midler til et generelt løft af kvaliteten i sagsbehandlingen i myndighedsopgaverne på beskæftigelsesområdet, blandt andet med henvisning til det fortsat store fejlomfang i de årlige revisioner. Forvaltningen vender snarest tilbage til udvalget omkring udmøntningen af disse midler i konkrete initiativer.
• Registreringen af aktive og passive perioder på sygedagpengeområdet skal forbedres gennem en løbende manuel gennemgang af, at perioder med et aktivt tilbud registreres korrekt i ydelsessystemet.

 Nedenfor redegøres for de enkelte revisionsbemærkninger.

Hovedberetningen

1. Revisionsbemærkning nr. 1. Risiko for fiktive eller uautoriserede transaktioner (Givet til 4 udvalg)

Deloitte finder, at kommunens elektroniske system til betaling af fakturaer – kaldet workflow – har en risiko for fiktive eller uautoriserede transaktioner fra kommunens egne medarbejdere henført til kendte leverandører.

Forholdet var indeholdt i Deloittes afrapportering af den løbende revision for 2010, der blev forelagt udvalget på mødet den 22. juni 2011 (2011-73558). I den forbindelse anførte forvaltningen, at man vil efterkomme Deloittes anbefaling om stikprøvevis efterkontrol af transaktionerne for 2010. Forvaltningen er i gang med efterkontrollen for 2010.

2. Revisionsbemærkning nr. 4. Periodiseringsfejl af lønrefusion (Alle udvalg)

Deloitte har konstateret, at alle forvaltninger har bogført lønrefusion i 2011 som rettelig burde være bogført i regnskab 2010.

Forvaltningen vil fremadrettet sikre, at lønrefusionen bliver konteret i det korrekte regnskabsår.

3. Revisionsbemærkning nr. 9. Gælden til staten overvurderet med 321,9 mio. kr.

Deloitte har konstateret, at der er fejl i såvel værdiansættelsen som præsentation af tilgodehavender og gæld til staten.

Forvaltningen erkender disse fejl, som er rettet i 2011. Med henblik på at undgå sådanne fejl, vil forvaltningen fremover foretage en ekstra kontrol forud for lukning af regnskabet.

Beretningen vedrørende det sociale og beskæftigelsesrettede område 

4. Revisionsbemærkning nr. 25 Manglende kvalitetssikring af refusionsopgørelser (Revisionsbemærkning, der er videreført fra 2009)

Forvaltningen erkender, at kvalitetssikringen af refusionsopgørelserne ikke har været tilstrækkelig. Fejlene vedrører primært flaskehalsbevillingen, der bortfalder i 2010, og hertil kommer få konteringsfejl. Disse fejl burde være fundet ved den interne kvalitetssikring af refusionsopgørelsen. Forvaltningen overvejer at anmode Deloitte om bistand ved refusionsopgørelsen for 2011, således at forvaltningen kan tilegne sig den nødvendige viden til at kunne sikre, at refusionsopgørelsen fremadrettet har den nødvendige kvalitet.

5. Revisionsbemærkning nr. 26 Mangler i det udførte ledelsestilsyn samt fejlomfang.

Deloitte har konstateret en række fejl, der ikke indgår i forvaltningens ledelsestilsyn. Ved at koncentrere ledelsestilsynet om konkrete målepunkter i sagsbehandlingen risikerer forvaltningen, ifølge Deloitte, at sagsbehandlernes fokus flyttes fra kvaliteten i den generelle sagsbehandling til de punkter, der bliver målt i ledelsestilsynet. 

Forvaltningen er enig i, at det efter en periode med fokus på konkrete og kritiske kvalitetsaspekter i ledelsestilsynet nu er relevant at ændre ledelsestilsynet, så det fokuserer mere på den generelle kvalitet i sagsbehandlingen.

6. Revisionsbemærkning nr. 27. Fejl i sagsbehandlingen vedrørende efterlevelseshjælp efter aktivlovens § 85a.

Forvaltningen erkender, at praksis ikke har været at modregne efterlevelseshjælpen i kontanthjælpen. Forvaltningen har nu ændret praksis og vil i fornødent omfang foretage den refusionsmæssige berigtigelse af den for meget udbetalte kontanthjælp. Det skal understreges, at der er tale om et meget begrænset sagsområde.

Sager, hvor der ved revisionsgennemgangen er konstateret fejl med refusionsmæssig betydning, vil efter normal praksis blive berigtiget. Denne berigtigelse pågår aktuelt, hvorfor det konkrete beløb ikke kan opgøres på nuværende tidspunkt.

Berigtigelsesbeløbet skønnes at blive relativt beskedent og vil kunne afholdes indenfor det eksisterende budget til efterspørgselsstyrede overførsler. Det bemærkes, at berigtigelsen ikke kan anses for endeligt afsluttet før modtagelsen af Pensionsstyrelsens decisionsskrivelse vedrørende 2010, formentlig sommeren 2012.

Under forudsætning af Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets godkendelse sendes udvalgets bemærkninger til Økonomiforvaltningen, som oversender bemærkningerne fra alle udvalg til Revisionsudvalget. Herefter udarbejder Intern Revision udkast til revisionsberetning, som forelægges Økonomiudvalget den 8. november 2011. Revisionsberetningen forelægges Borgerrepræsentationen den 15. december 2011, hvorefter årsregnskab 2010 er endeligt godkendt.

1. Revisionsberetning for 2010 vedr. årsregnskabet
2. Revisionsberetning for 2010 vedr. sociale og beskæftigelsesrettede udgifter
3. Udkast til svar til Økonomiudvalget