Halvårsopfølgning på revisionsbemærkninger vedrørende revision af 2009 (B-sag)

Der redegøres for status for de initiativer, forvaltningen har iværksat på baggrund af revisionen vedrørende 2009.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager forvaltningens halvårsopfølgning på de iværksatte aktiviteter i forhold til revisionen vedrørende 2009 til efterretning.

Vedrørende årsregnskabet for 2009 afgav Deloitte revisionsberetning til hele Københavns Kommune og et direktørbrev specifikt til alle forvaltninger.  Revisionsberetningen og direktionsbrevet til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen blev forelagt udvalget henholdsvis den 4. oktober og den 20. september 2010.

Såvel revisionsberetningen og direktionsbrevet pegede på konkrete områder, hvor kvaliteten af sagsbehandlingen var utilstrækkelig, og ved udvalgsbehandlingen af de 2 sager redegjorde forvaltningen for hvilke initiativer, forvaltningen ville iværksætte for at rette op på de anførte forhold.

Halvårsopfølgningen i forhold revisionsberetningen og direktionsbrevet redegør – i lighed med tidligere år – for status for de initiativer forvaltningen har iværksat.

Forvaltningen har udarbejdet en detaljeret handleplan i forhold til opfølgning på de initiativer, forvaltningen har iværksat. Handleplanen er vedlagt som bilag 1. Som det fremgår af handleplanen, er alle de lovede initiativer iværksat, og de fleste er enten fuldført eller står foran umiddelbar fuldførelse.

Revisionsberetningen vedrørende årsregnskabet.

I Revisionsberetningen vedrørende årsregnskabet var Beskæftigelses- og Integrationsudvalget omtalt i 7 ud af i alt 25 revisionsbemærkninger. Ud af de 7 bemærkninger, hvor udvalget var nævnt, vedrørte 6 bemærkninger alle udvalg, mens den sidste bemærkning vedrørte flere udvalg.

1.4 revisionsbemærkninger til alle udvalg vedrørte lønområdet, hvor Deloitte på Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets område havde konstateret få og enkeltstående fejl.  Her har forvaltningen implementeret en handleplan, der håndterer de problemstillinger, der blev rejst.

2. En revisionsbemærkning til alle udvalg vedrørte manglende revurdering af rettigheder til systemer og data. Koncernservice har efterfølgende meddelt forvaltningen, at KS vil håndtere denne problemstilling på vegne af alle forvaltninger.

3. En revisionsbemærkning omhandlede, at Deloitte ved besøg på decentrale enheder havde konstateret betydelig manglende regeloverholdelse på regnskabsområdet. Forvaltningen har i den forbindelse udarbejdet en økonomistyringsvejledning, der i forhold til alle bogførende enheder på overskuelig vis redegør for regelgrundlaget for økonomistyringen i forvaltningen. Økonomistyringsvejledningen sammen med et ledelsestilsyn på det økonomiske område forventes at medføre større regeloverholdelse og en større ensartethed i økonomistyringen decentralt.

Revisionsberetningen vedrørende det sociale- og beskæftigelsesrettede område.

Revisionsberetningen vedrørende det sociale- og beskæftigelsesrettede område indeholdt 5 revisionsbemærkninger vedrørende Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, hvoraf 3 af bemærkningerne vedrørte systematiske fejl på 3 mindre områder.

1. En revisionsbemærkning omhandler mangler i forbindelse med sygeopfølgning i forhold til syge kontanthjælpsmodtagere. Forvaltningen blev opmærksom på problemstillingen i forbindelse med revisionen af årsregnskab 2008, og henover efteråret blev der iværksat en handleplan for korrekt sagsbehandling på området. I 2010 blev der etableret en centraliseret sygemeldingsprocedure med henblik på at sikre, at fravær hos ledige i tilbud registreres konsekvent. Forvaltningens egne opgørelser viser, at de lovgivningsmæssige regler følges i ca.95 % (primo 2011) af de relevante sager, hvilket er tilfredsstillende. Der arbejdes intensivt på gennem stikprøver at fastholde regeloverholdelsen på dette område, samtidig med at der sker berigtigelser i de konkrete kendte sager, hvor lovgivningens bestemmelser ikke er overholdt.

2. 3 revisionsbemærkninger vedrører systematiske fejl på 3 mindre områder (hjemtagelse af statsrefusion for kontanthjælpsmodtagere ansat i løntilskud i Københavns Kommune, nedsættelse af kontanthjælpen til SU-niveau til unge under 25 år på forrevalidering og manglende regulering af delpensionsydelsen). De systematiske fejl er alle rettet. Med henblik på at forebygge sagsbehandlingsfejl på ydelsesområdet har Ydelsesservice i forbindelse med resultatkontrakten for 2011 iværksat en særlig handleplan for ”Effektiv kvalitet i sagsbehandlingen” med fokus på tværgående arbejdsgange mellem ydelsesområder samt medarbejderdreven metodeudvikling og kompetenceudvikling. Handleplanen forløber igennem hele 2011 og forventes væsentligt at nedbringe fejlomfanget i sagsbehandlingen på området, herunder risikoen for systematiske fejl.

3. Sidste revisionsbemærkning omhandler manglende kvalitetssikring af refusionsopgørelser. Den endelige refusionsopgørelse sker af 2 omgange (den foreløbige- og den endelige restafregning) Forvaltningen vil sikre at alt relevant materiale er på plads og kvalitetssikret ved den foreløbige restafregning, hvorved eventuelle mangler opdages forud for den endelige restafregning ultimo juni. Herved sikres, at materialet til den endelige restafregning er fuldstændig korrekt.

Direktionsbrev fra Deloitte.

Udover revisionsbemærkningerne indeholdt direktionsbrevet også en række anbefalinger til forbedring af kvaliteten af sagsbehandlingen på området. Forvaltningen har iværksat aktiviteter i forhold til de fleste af disse anbefalinger og her anføres de 7 vigtigste. Det drejer sig om;   

• Ledelsestilsynet bør i højere grad have fokus på kvaliteten i sagsbehandlingen. Efter drøftelse med Deloitte har forvaltningens centrale ledelsestilsyn i en længere periode haft fokus på kvaliteten af        jobplanerne, som     er     det centrale omdrejningspunkt for beskæftigelsesindsatsen. Forvaltningen vurderer, at dette har givet et kvalitetsmæssigt løft, men at der fortsat er behov for at arbejde med kvaliteten i jobplanerne.  
• Der har været manglende økonomisk opfølgning i forhold til aktivlovens § 10. Forvaltningen har afsat betydelig flere ressourcer til denne opgave, således at opfølgningen er betydeligt forbedret. Resultatkontrakten med Ydelsesservice indeholder et resultatmål om, at der på dette område fremadrettet højst må være en fejlprocent på 10. 
• Indhold og dokumentation i job- og sygeopfølgningsplaner er utilstrækkelig. Forvaltningen er dialog med Deloitte om kravene til indhold, dokumentation og anvendelse af disse planer i sagsbehandlingen. Ovennævnte fokus på jobplanerne i det centrale ledelsestilsyn er en del heraf.
• Systematisk fejl (uden refusionsmæssig betydning) i konteringen af driftsudgifter i forbindelse med afklarende tilbud. Forvaltningen har lokaliseret fejlen til udbudsportalen, hvor den vil blive rettet.
• Manglende korrekt kontering mellem aktiv og passiv. Forvaltningen har indkøbt relevant omkonteringsmodul, som sammen med periodiske stikprøver skal understøtte, at der konteres korrekt.
• Manglende beskrivelse af grundlaget for revalidering mm. Forvaltningen har implementeret en handleplan på området, der skal sikre, at disse grundlagsbeskrivelser foreligger fremadrettet. Som led i handleplanen er arbejdet med afklaring af revalideringsberettigelsen samlet i ét fælles afklaringsteam i jobcentret, hvilket vurderes at ville medføre en højere og mere ensartet kvalitet på området. Det samme gælder i øvrigt det efterfølgende arbejde med at iværksætte og følge op på aktiviteter som led i revalidering. 
• Ledelsestilsynet bør afdække, om der foregår korrekt kategorisering af sygedagpengesagerne. Der er implementeret en model for korrekt kategorisering, og ledelsestilsynet vil i 1. kvartal 2011 afdække om der nu sker korrekt kategorisering.      

Indstilling og bilag har været fremsendt til Deloitte til orientering, hvilket ikke har givet anledning til bemærkninger.

Indstillingen har ingen direkte økonomiske konsekvenser.

  - 

1. Handleplan for opfølgning på revision vedrørende 2009.     

        Morten Binder            /Thomas Thellersen Børner