Udskiftning af kommunens intranet (KKnet) - FÆLLESINDSTILLING ALLE FORVALTNINGER

Projektet har til formål at etablere et nyt intranet for hele Københavns Kommune. Det nuværende intranet (KKnet) opfylder ikke længere forvaltningernes behov ligesom det heller ikke længere supporteres fra leverandørens side. Samtidig vil et nyt intranet medføre nogle besparelser på den tekniske drift samt skabe et bedre grundlag for at realisere andre gevinstpotentialer gennem bedre digital understøttelse af administrative arbejdsprocesser.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1.                  at der frigives en anlægsbevilling på 10,1 mio. kr.(2012 p/l) til at etablere et nyt intranet baseret på Drupal. Anlægsbevillingen gives på Økonomiudvalgets bevilling, Koncernservice, anlæg, funktion 6.45.51.3 fordelt med 2,5 mio. kr. i 2012 og 7,6 mio. kr. i 2013  

Økonomiforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen, Socialforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Kultur og Fritidsforvaltningen, Beskæftigelsesforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget, Teknik- og Miljøudvalget, Socialudvalget, Sundheds- og Omsorgsudvalget, Kultur- og Fritids-udvalget, Beskæftigelsesudvalget og Børne- og Ungdomsudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, 

2.         at de bevillingsmæssige ændringer i bilag 1 godkendes til finansieringen af anlægsbevillingen på 10,1 mio. kr.(2012 p/l) jf. 1. at-punkt.

Det nuværende KKnet understøtter ikke forvaltningernes ønsker om at have en moderne it-arbejdsplads som tilgodeser digitalisering af interne arbejdsgange, selvbetjeningsløsninger, målrettet kommunikation, vidensdeling, dialog mellem ledere og medarbejdere og samarbejde på tværs af forvaltningerne. Yderligere understøtter det nuværende KKnet ikke de funktioner, som er krævet i relation til ambitionerne om en væsentlig effektivisering af de administrative støttefunktioner i Administrationsplanen. Her tænkes særligt på mulighederne for et mere personaliseret intranet til den enkelte leder og medarbejder, der samler relevante informationer og arbejdsredskaber på samme måde som Min lederside.

Samtidig understøttes den nuværende løsning fra 2003 ikke længere af producenten, hvilket øger risikoen for nedbrud samt medfører en forventet stigning i vedligeholdelsesomkostningerne til at holde liv i den nuværende platform.

Implementeringen af et nyt KKnet er et vigtigt værktøj til at realisere en række af de fokuspunkter, som findes i Administrationsplanen samt kommunens it-strategi, eksempelvis:  

·Understøttelse af helhedsorienterede ”end to end” processer, der tager udgangspunkt i brugerens behov i kommunen

·Københavns Kommune som en sammenhængende arbejdsplads

·Understøtte at decentrale ledere får overblik over opgaver, målopfyldelse samt mulighed for at lære af hinandens erfaringer

·Understøttelse af dialog mellem ledere og medarbejdere på en fælles platform

·Moderne dialog- og kommunikationsredskaber som blog og chat

·Digitalisering og effektivisering af arbejdsgange

·Understøttelse af selvbetjeningsløsninger

·Øget automatisering af arbejdsprocesser

·Samarbejde på tværs af forvaltningerne

·Fællesoffentlige tiltag og samarbejde

·Brug af Open Source (reduktion af licensudgifter)

·Øget brugerinddragelse  

Det har i regi af det tværgående program Bedre Ledelsesrum, været afholdt møder med forvaltningerne med henblik på at afdække forvaltningernes forretningsmæssige behov i forhold til et nyt intranet. Konklusionen på behovsafdækningen er, at fem områder, som alle understøtter ovenstående punkter, er højt prioriteret i forvaltningerne:

·        KKnet som arbejdsredskab: Et nyt KKnet skal være et arbejdsredskab, som understøtter digitale arbejdsprocesser,
      optimerer den enkelte medarbejders opgavevaretagelse samt fremmer koordinering, dialog og videndeling

·        Personalisering af indhold: Et nyt KKnet skal kunne personalisere indhold, så kun relevant information præsenteres

·        Optimering af redaktørernes arbejde: Et nyt KKnet skal optimere og effektivisere redaktørernes arbejde

·        Målrettet nyhedsformidling: Et nyt KKnet skal understøtte målrettet nyhedsformidling

·        Effektivisering af drift: Et nyt KKnet skal bidrage til effektivisering af it-driften og vedligeholdelsesudgifterne

Sagen har efterfølende været drøftet i Økonomikredsen, hvor der er enighed om at anbefale igangsættelsen af et projekt, der implementerer et nyt intranet i Københavns Kommune baseret på en Drupal-platform. Implementeringen af et nyt intranet vil medføre en forbedring af den nuværende funktionalitet, effektivisere redaktørernes arbejdsgange samt reducere driftsudgifterne væsentligt. Derudover vil implementeringen af et nyt intranet være en forudsætning for at indhold kan personaliseres på samme måde som det sker via Min lederside, for at udvikle nye dialogværktøjer mellem ledere og medarbejdere samt andre mere avancerede funktioner. Projektet forankres under det tværgående program Bedre Ledelsesrum og vil løbende inddrage relevante interessenter, som fx kommunikationscheferne og it-cheferne.

Som en del af projektet etableres et Drupal-kompetencecenter i KS, som dels står for at fastsætte standarder for udvikling af både intranet og kk.dk i kommunen, dels sikrer mest mulig genbrug af funktionalitet på tværs af intranet, kk.dk mv. og dels kan købes til at udvikle og implementere tilpasninger og ny funktionalitet, uden at forvaltningerne selv behøver finde eksterne leverandører, gennemføre egne udbud mv. Dette giver således mulighed for at samle kommunens intranet og kk.dk på den samme platform (Drupal), hvilket vil bidrage til at minimere kommunens samlede drifts-, vedligeholdelses- og udviklingsomkostninger på området.

Tabel 1: Tidsplan

Koncernservice har estimeret, at der er behov for en anlægsbevilling på 10,1 mio. kr. fordelt på 2012 og 2013 til at gennemføre projektet. Anlægsbevilling finansieres gennem en reduktion af udvalgenes bevillinger i 2012 eller 2013 efter følgende fordelingsnøgle, som er baseret på antal pc-arbejdspladser. Samme fordelingsnøgle anvendes til fordeling af driftsudgifter vedr. KKnet:

Tabel 2 Finansieringen fordelt på udvalg*

 
*Bevillingsmæssige ændringer forbundet med forslaget fremgår af bilag 1.

Udover anlægsinvesteringen på 10,1 mio. kr. forventes det, at hver af forvaltningerne bidrager med 0,5-1,0 ÅV i projektarbejde til konvertering af indhold fra den gamle til den nye platform, afhængigt af hvor meget indhold der skal konverteres. Det forventes ikke, at alt indhold konverteres, da der i dag er betydelige overlap i indholdet på KKnet på tværs af forvaltningernes sider. Dertil kommer eventuelle ressourcer og udgifter, såfremt forvaltningerne ønsker at konvertere egne specialudviklede løsninger (f.eks. i sharepoint) til den fælles platform. Forvaltningernes ressourcer til projektarbejde og konvertering af specialløsninger finansieres inden for den almindelige drift.

Udskiftningen af den tekniske platform for KKnet medfører en årlig driftsbesparelse på 2,0 mio. kr. på udgifter til servere, licenser og vedligehold af systemet set i forhold til det nuværende forbrug på 4,8 mio. kr. som via en betalingsmodel finansieres af forvaltningerne på baggrund af antal administrative pc’ere i forvaltningen.

KS får ansvaret for at reducere de tekniske omkostninger med 2,0 mio. kr. ud af de 4,8 mio. kr. som forvaltningerne i dag betaler til KKnet. Det indgår således i forslaget, at forvaltningerne fortsat betaler 4,8 mio. kr., men at KS heraf skal aflevere 2,0 mio. kr. varigt i effektiviseringsbidrag og således skal nedbringe omkostningerne til 2,8 mio. kr. Effektiviseringsbidraget indgår i effektiviseringsstrategien for 2013 og den bevillingsmæssige ændring vedr. effektiviseringsbidraget vil således blive besluttet i forbindelse med vedtagelsen af budget 2013.

Tabel 3: Samlet business case

Såfremt udvalgene anbefaler indstillingen, behandles den i Borgerrepræsentationen.

Claus Juhl

                                                    /Else Sommer

Morten Binder

                                                    /Lene Sillasen

Anette Laigaard

                                                    /Carsten Haurum

Hjalte Aaberg