B-sag: Høring om Københavns Kommunes indkøbspolitik 2019-2022

Udvalget skal tage stilling til udkast til høringssvar om Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2019-20122.

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget godkender indstillingen som udvalgets høringssvar til Økonomiudvalget.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen har udarbejdet forslag til en samlet indkøbspolitik for Københavns Kommune. Økonomiudvalget har på sit møde den 2. oktober 2018 besluttet at sende Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2019-2022 i høring i udvalgene, inden der træffes endelig beslutning i sagen.

Børne- og Ungdomsudvalget skal derfor afgive et høringssvar vedr. den nye indkøbspolitik til Økonomiudvalget.

Københavns Kommune er forpligtet via EU lovgivningen og dansk konkurrencelov til at konkurrenceudsætte og sikre indkøbsaftaler på de varer og tjenesteydelser, som kommunen køber. I Københavns Kommune er ansvaret for denne opgave fordelt, så Økonomiforvaltningen sikrer de aftaler, der gælder hele kommunen, og fagforvaltningerne sikrer de aftaler, der vedrører kerneydelserne. I Børne- og Ungdomsforvaltningen er der for eksempel indgået aftaler om bleer, kørsel til specialskoler/-institutioner, udflytterkørsel, skolemøbler, institutionsmøbler og fødevarer.

Løsning

Københavns Kommune er en af Danmarks største offentlige indkøbere. Vi køber varer og tjenesteydelser for 5,4 mia. kr. om året. Indkøb i den størrelsesorden forpligter og giver mulighed for at vise vejen for offentligt indkøb i Danmark. Indkøbspolitik 2019-2022 beskriver, hvordan Københavns Kommune ønsker at bruge vores indkøb til at sætte retningen for kommunens indkøb frem mod 2022.

Københavns Kommune vil bruge sin indkøbsvolumen til at sikre de bedste og billigste indkøbsaftaler, så der kan frigøres ressourcer, som vi kan bruge på kerneopgaverne og bedre service til vores borgere. Samtidig vil vi bruge arbejdet med indkøb til at fremme miljø- og klimadagsordenen.

Effektiviseringer gennem billigere indkøb indgår i Børne- og Ungdomsforvaltningens effektiviseringsbidrag – derfor betyder billigere indkøb færre effektiviseringer andre steder i forvaltningen. Ligeledes ligger det øgede miljø- og klimafokus i tråd med Børne- og Ungdomsforvaltningens arbejde med FN’s Verdensmål for bæredygtig udvikling. Især kan tiltaget om miljømærket legetøj være af stor relevans for vores daginstitutioner. 

Indkøbspolitikken er opdelt i fem strategiske fokusområder, der tilsammen beskriver, hvordan Københavns Kommune ønsker at købe ind i perioden 2019-2022. Hvert fokusområde består af allerede besluttede konkrete politiske målsætninger, som tydeliggør, hvordan dele af det strategiske fokusområde skal blive til virkelighed, samt nye konkrete indsatsområder, som beskriver, hvad vi vil arbejde med frem mod 2022.

De fem strategiske indsatsområder er:

• En mere professionel og effektiv indkøbsorganisation

• Øget e-handel og digitalisering

• Stærkere samarbejde med eksterne aktører

• Mere ansvarligt og bæredygtigt indkøb

• Fokus på innovation og vækst

Børne- og Ungdomsforvaltningens vigtigste fokus på indkøbsområdet er øget brugervenlighed. Brugervenlighed er – sammen med et fyldestgørende vareudbud – med til at sikre, at en så høj andel af forvaltningens vareindkøb som muligt sker gennem kommunens indkøbsaftaler (også kaldet ”compliance”).

En høj compliance er forudsætning for, at vi kan hente de planlagte effektiviseringer på indkøbsområdet.  Det er derfor forvaltningens holdning, at fokus bør være på at styrke de grundlæggende strukturer og systemer på indkøbsområdet, inden der igangsættes evt. nye tiltag. Indsatsområdet om en mere professionel og effektiv indkøbsorganisation bør derfor prioriteres særlig højt. Fokus bør efter Børne- og Ungdomsforvaltningens opfattelse være forbedring af den brugervendte løsning, hurtigere support, bedre vareudbud samt styrkelsen af interne systemkompetencer i Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Det er forventningen, at øget brugervenlighed vil spare tid for ledelse og medarbejdere – og dermed give mere tid til kerneydelsen. Desuden skal den øgede fokus på markedsinvolvering fremhæves, da det forventeligt vil medføre bedre aftaler og vareudbud.

På baggrund af ovenstående kan Børne- og Ungdomsforvaltningen anbefale, at Børne- og Ungdomsudvalget godkender indstillingen som høringssvar vedr. indkøbspolitikken.

Økonomi

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser.

Videre proces

På baggrund af udvalgshøringen behandles sagen igen på Økonomiudvalgets møde d. 4. december 2018.

Såfremt Økonomiudvalget godkender indkøbspolitikken sendes den til godkendelse i Borgerrepræsentationen på mødet d. 13. december 2018, hvorefter indkøbspolitikken implementeres af forvaltningerne med fokus på kommunens handleplan.

Der vil på tværs af forvaltningerne blive udarbejdet kommunikation til brugere og leverandører.

 

Tobias Børner Stax                                                  /Sti Andreas Garde

Indstillingen blev godkendt.

Jens-Kristian Lütken (V) ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen: "Venstre bakker op om kommunens indkøbspolitik, men mener, at politikken på følgende områder kunne præciseres: 1) Ambitionerne om at være foregangskommune må ikke spænde ben for, at borgerne får den bedste kvalitet. Når f.eks. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen medgiver, at de ældre på plejehjemmene kunne få mad af højere kvalitet og med mere næring, hvis vi ikke havde så højt et økologikrav, er det i vores optik kommet for vidt og 2) Københavns Kommune bør som udgangspunkt altid bruge SKI-aftaler. Det skaber kompleksitet og dobbeltarbejde, at man i kommunens forvaltninger bruger ressourcer på at lave egne udbud på områder, som allerede er dækket af SKI-aftaler".