B-sag: Fælles it-drift i Københavns Kommune - FÆLLESINDSTILLING BUF OG ØKF

Børne- og Ungdomsudvalget (BUU) og Økonomiudvalget (ØU) skal beslutte, om driften af pædagogisk it i Københavns Kommune (KK) pr. 1. september 2026 skal overdrages fra Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) til Økonomiforvaltningen (ØKF), (Koncern IT). Sagen forelægges på baggrund af ændrede krav til it-sikkerhed, brugerudfordringer, øget anvendelse af fællesoffentlige løsninger, herunder kommende fælleskommunal it-driftcentre samt behovet for en mere robust organisering af it-driften på skoleområdet.

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at driften af pædagogisk it pr. 1. september 2026 overdrages fra Børne- og Ungdomsforvaltningen til Økonomiforvaltningen (Koncern IT) og
2. at dertilhørende budget overføres fra Børne- og Ungdomsforvaltningen til Økonomiforvaltningen i forbindelse med overdragelsen.

Problemstilling

Brugere af pædagogisk it oplever i dag udfordringer som følge af opdelingen. Lærere og øvrige ansatte kan i nogle situationer være nødt til at anvende to pc’er for at tilgå både pædagogiske og administrative systemer. Dermed kan adgangen til fælles funktioner som kalender og print være begrænset på tværs af netværk. Opdelingen kan også medføre parallel drift af udstyr og løsninger, som ikke er hensigtsmæssig i det daglige arbejde.

Samtidig er de ydre rammer for kommunens it-drift ændret væsentligt, idet der med Økonomiaftalen 2026 arbejdes mod en samling af kommunal it-drift. Det betyder, at kommunerne frem mod 2027 skal etablere fire til fem fælleskommunale it-driftscentre på tværs af landet, hvor pædagogisk it også vil være omfattet. BIT står derudover overfor de samme stigende krav til it-driften som KIT, der indebærer øget it-sikkerhed og skærpede lovkrav til informationssikkerhed, herunder implementering og efterlevelse af NIS2, som vil kræve investeringer i BIT for at kunne opretholde den nødvendige lovmæssige compliance. Hertil kommer udfordringer med rekruttering og sårbarhed ift. specialiseret arbejdskraft, som arbejder med it-drift.

Den nuværende organisering vurderes derfor i stigende grad at være mindre robust og mindre hensigtsmæssig i forhold til at sikre stabil drift, høj it-sikkerhed og effektiv ressourceudnyttelse.

Løsning

Overdragelsen gennemføres som en organisatorisk ændring, hvor BUF IT (BIT) og tilhørende opgaver flyttes 1:1 ind i Koncern IT. BIT’s medarbejdere, opgaver og service over for skolerne videreføres uændret. Den lokale og tætte support på skolerne fastholdes, og tilgangen til pædagogisk it og support til børn og medarbejdere vil være den samme som i dag.

Med den organisatoriske ændring vil eleverne forsat kunne benytte it i den faglige kontekst, som er til stede ude på skolerne.  Eleverne vil fortsat møde de samme løsninger, den samme adgang til udstyr og den samme lokale støtte på skolerne. Den pædagogiske anvendelse af it og skolernes fleksibilitet i brugen af digitale redskaber påvirkes ikke af den organisatoriske ændring.

For medarbejdere og ledelser på skolerne er målet at bevare det, der fungerer i dag samtidig med, at der etableres et stærkere samlet setup omkring BIT. Samlingen giver bedre muligheder for at styrke it-sikkerheden, skabe større robusthed i driften og sikre bedre dækning ved sygdom, rekrutteringsudfordringer eller spidsbelastninger. Samtidig styrkes mulighederne for fælles indkøb, standardisering og teknisk udvikling. Samlingen af driften forventes over tid at kunne understøtte mere sammenhængende løsninger, som imødekommer medarbejdernes udfordringer og som samtidig reducerer ressourcebehovet.

Det bemærkes, at opgaven med drift af it allerede er omfattet af Koncern IT’s opgaveportefølje i henhold til styrelsesvedtægten. Overdragelsen indebærer således ikke en ændring i opgavevaretagelsen, men en justering af den organisatoriske forankring af opgaven i én enhed, som vil sikre de bedste forudsætninger for at imødekomme nødvendige investeringer i it-driften på det pædagogiske område, f.eks. indenfor it-sikkerhed og compliance.

En samlet organisering vurderes samtidig at styrke KK’s position i arbejdet med den fælleskommunale it-drift, som pædagogisk it også vil være omfattet af fra 2027.

Perspektiver fra skoleledelserne
ØKF og BUF har gennemført interviews med fem skoleledere med henblik på at belyse, hvad der er vigtigt at fastholde og være opmærksom på i forbindelse med overdragelsen af pædagogisk it-drift. Inputtene peger på en række gennemgående forhold.

Skolelederne fremhæver den tætte relation til BIT-medarbejdere og den lokale tilstedeværelse som afgørende for en velfungerende it-drift. Den faste kontakt og kendskabet til skolens praksis understøtter hurtig problemløsning og en oplevelse af nærhed, som det vurderes væsentligt at bevare i den fremtidige organisering.

Der peges på betydningen af enkel og tilgængelig support samt løsninger, der fungerer uden unødig kompleksitet for elever og medarbejdere. Hurtig klargøring af udstyr, klare arbejdsgange og kort ventetid ved reparation eller udskiftning af devices fremhæves som centrale kvaliteter i den nuværende drift. Det gode samarbejde med BIT i dag vil blive videreført efter overdragelsen.

Skolelederne peger samtidig på udfordringer i snitfladerne mellem forskellige systemer og ansvarsområder, herunder uklarhed om, hvilke enheder der har ansvar for hvilke løsninger, samt oplevelser af tunge arbejdsgange ved fejlmelding og adgang til systemer. Der er et ønske om større gennemsigtighed, tydelige indgange til support og bedre sammenhæng mellem pædagogiske og administrative systemer. Den fremtidige organisering forventes at understøtte en sådan udvikling.

Det fremhæves desuden, at den nuværende organisering i nogle tilfælde kan være sårbar, fordi support og samarbejde er personafhængigt. En samling af driften vurderes i den forbindelse at kunne styrke robustheden, sikre bedre mulighed for at dække ind for hinanden og give adgang til et bredere kompetencemiljø.

Samtidig peges der på vigtigheden af, at en samlet organisering fortsat opleves som nær og relevant for skolerne. Det gælder både i forhold til lokal tilstedeværelse, dialog og fleksibilitet, så løsningerne understøtter skolernes forskellige behov.

Input fra skoleledelserne vil indgå i det videre arbejde med implementeringen med henblik på at sikre, at den lokale forankring, den pædagogiske forståelse og den nære support fortsat er bærende elementer i den fremtidige organisering.

ØKF vurderer, at man kan imødekomme alle ovenstående ønsker efter et flyt af driften fra fra BIT til KIT.

Økonomi

BIT har et samlet budget på ca. 75 mio. kr. årligt, som overføres med tilhørende opgaver til Koncern IT i forbindelse med overdragelsen. I 2026 overføres budget og forbrug med tilbagevirkende kraft for hele året.

Budgetterne på skolerne påvirkes ikke af ændringen. For skolerne vil den eneste forskel være, at it-ydelser fremover leveres af Koncern IT i stedet for BUF IT.

Eventuelle uforudsete udgifter håndteres som udgangspunkt efter gældende principper for interne lån. Der er enighed mellem BUF og ØKF om en fælles tilgang, hvor de økonomiske forudsætninger løbende vurderes.

På sigt er det hensigten, at BITs ydelser ligestilles med KITs øvrige ydelser til forvaltningerne, som i overvejede grad er afregningsfinansierede. I takt med at bevillingsfinansierede ydelser overgår til afregning, vil der blive tilbageført budget til BUF i sagerne om bevillingsmæssige ændringer.

BUF og ØKF afklarer frem mod sommeren de nærmere detaljer vedr. budgetflyttet mhp., at budgettet kan flyttes i 3. sag om bevillingsmæssige ændringer og dermed i umiddelbar forlængelse af det organisatoriske flyt.

Videre proces

I forbindelse med overdragelsen vil der være et vedvarende, ledelsesmæssigt fokus på at sikre en god overgang for medarbejderne. Lokal-MED i BUF og KIT vil blive orienteret den 23. marts 2026 og vil herefter blive inddraget løbende frem mod den 1. september 2026 for at sikre en god overgangsperiode. Efter overdragelsen vil der ligeledes være vedvarende fokus på at sikre god opstart med onboardingprogram for medarbejdere. Medarbejderne forventes inddraget i workshops, fællesmøder og flytteplaner frem mod 1. september.

Søren Hartmann Hede                         Tobias Børner Stax