B-sag: Høringssvar vedr. Københavns Kommunes indkøbspolitik 2023-2026

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at udvalget godkender indstillingen som udvalgets høringssvar til Økonomiudvalget.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen har udarbejdet forslag til en samlet indkøbspolitik for Københavns Kommune for 2023-2026. ØU har på sit møde den 14. juni 2022 besluttet at sende forslaget (jf. bilag 1) i høring i udvalgene, inden der træffes endelig beslutning i sagen. BUU skal derfor afgive et høringssvar vedr. den nye indkøbspolitik til ØU.

Indkøbspolitikken er bygget op med fem værdier, der sætter fokus på specifikke dele af indkøbsområdet. Under hver værdi er der beskrevet en række indsatsområder. De fem værdier er bygget op omkring gældende politiske målsætninger og beslutninger, og afspejler derfor kommunens målsætninger indenfor bæredygtighed, klima og miljø, social ansvarlighed og vilkår for kontrakter og samarbejde med kommunens leverandører. De fem værdier er, at Københavns Kommune

1. er en professionel og effektiv indkøbsorganisation med brugerperspektivet for øje,
2. reducerer kommunens CO2-aftryk gennem indkøb,
3. sikrer ansvarlige arbejdsvilkår hos alle leverandører,
4. indkøber miljømæssigt bæredygtigt og påvirker aktivt markedet via efterspørgslen på miljøvenlige produkter og
5. arbejder med partnerskaber og innovation til gavn for leverandører, borgere og medarbejdere samt udvikling af nye bæredygtige løsninger.

Løsning

Børne- og Ungdomsudvalgets høringssvar til Økonomiudvalget om kommunens indkøbspolitik 2023-2026:

"Helt overordnet bakker BUU op om den nye indkøbspolitik. Den fremlagte politik tilgodeser de lovmæssige krav og politisk vedtagne målsætninger, pejlemærker og krav, der er til indkøbsområdet og sætter de nødvendige rammer for en strategisk og hensigtsmæssig tilgang til arbejdet med udbud og indkøb.

Generelt adskiller den nye indkøbspolitik sig fra den tidligere, som var gældende fra 2019-2022, ved at være mere fleksibel. Det er i højere grad en overordnet rammesætning, hvor man tidligere havde flere konkrete måltal. Der er endvidere lagt op til i den nye politik, at de konkrete indsatser revideres årligt, hvor de tidligere var beskrevet som 4-årige. Dermed sikres det, at indsatserne er relevante og tidssvarende gennem hele indkøbspolitikkens levetid.

Nedenfor følger BUU's bemærkninger til de fem værdier i indkøbspolitikken. Indledningsvist fremhæves de forpligtende indkøbsaftaler hos Staten og Kommunernes Indkøbsfællesskab (SKI), som er nævnt under værdien en professionel indkøbsorganisation. BUU bakker op om samarbejde med SKI, men bemærker, at Københavns Kommune på udvalgte områder qua størrelse og kompetencer kan levere bedre indkøbsaftaler end SKI - jf. fællesindstilling vedr. SKI’s fødevareaftale, som bliver behandlet på samme møde som denne. Det kan være hensigtsmæssigt for kommunen også fremover at lave udbud uden om SKI på udvalgte emner.

1.     En professionel og effektiv indkøbsorganisation med bruger-perspektiv for øje.

Den fælles model for kategoristyring indebærer en systematisk tilgang til indkøb indenfor vareopdelte områder. Kategoristyring har kendetegnet indkøbsorganisationen de seneste 3 år og tilgangen har haft den ønskede effekt i form af bedre priser og aftaler. Det bemærkes dog, at der med implementeringen heraf (f.eks. implementeringen af Kvantum) har været et primært fokus på de styringsmæssige og økonomiske gevinster. Man har med andre ord fået mere præcis data på indkøb, men det har samtidigt medført, at den administrative byrde for forvaltningens decentrale enheder er øget.

Udvalget imødeser på den baggrund det øgede fokus på brugervenlighed, og har også selv en række tiltag i gang, der skal sikre en bedre administrativ understøttelse af forvaltningens skoler og institutioner.

2.    Reduktion af CO2-aftryk gennem indkøb

Det er naturligt at tænke reduktion af CO2-aftryk ind i indkøbspolitikken, da indkøb bidrager med en væsentlig del af kommunens CO2-aftryk, gennem både produktion og transport. Det er derfor hensigtsmæssigt at indkøbspolitikken inkluderer de konkrete indsatser, der afspejler de politiske mål på området.

For BUF er det især CO2-udledning fra fødevareområdet, der er fokus på, da det er på dette område forvaltningen har kategoriansvaret. I den forbindelse er der igangsat konkrete indsatser på bl.a. omlægning til bæredygtig kost, grøn transport og reduktion af madspild.

3.     Ansvarlige arbejdsvilkår

Det er positivt, at der under ’ansvarlige arbejdsvilkår’ er formuleret indsatser vedr. arbejdsklausuler, CSR-bilag og den risikobaserede tilgang til opfølgning på leverandørers efterlevelse af krav. I den nuværende indkøbspolitiks levetid er der etableret en intern kontrol- og vejledningsenhed, der har implementeret den risikobaserede tilgang til opfølgning af nye tiltag. Det er positivt, at indsatserne fortsættes som en del af den nye politik. Det sikrer, at kommunens leverandører i videst mulig udstrækning efterlever kommunens krav - herunder ordentlige arbejds- og lønforhold på lige fod med kommunens egne ansatte.

4.     Miljømæssig bæredygtighed

Indsatserne i den nye indkøbspolitik følger de politiske mål og krav til f.eks. emballage, miljømærkning og genanvendelse. Det er i den forbindelse positivt, at der sættes fokus på markedsdialog og kompetence-løft inden for livscyklusbetragtninger og bæredygtighedskrav, da det typisk er emner, der kræver mere tid og specialiserede kompetencer i udbudsprocessen.

5.    Partnerskaber og innovation

Det offentlige i Danmark kan spille en større rolle i forhold til at drive udviklingen af fremtidens velfærdsløsninger og den grønne innovation. Det kræver gode partnerskaber mellem de private iværksættere og kreative fællesskaber og det offentlige at skabe nye løsninger, der tilgodeser fremtidens behov, og udnytter den teknologiske udvikling. Det stiller samtidigt store krav til en datadrevet og juridisk/økonomisk tænkende indkøbsorganisation at se de nye muligheder, og særlige kompetencer at forstå de komplicerede juridiske krav, der er til offentligt/privat samarbejde.

BUU efterspørger på den baggrund, at der udarbejdes en plan for, hvordan samarbejdet med private aktører understøttes på tværs af kommunens indkøbsorganisation. I de nuværende indsatser er der ikke nogen angivelse af, hvem der skal understøtte indkøbsorganisationen, eller hvordan man vil følge op på, at kommunen reelt arbejder mere aktivt med partnerskaber og innovation".

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Efter behandling af høringssvar fra fagudvalgene vil den endelige indkøbspolitik komme til godkendelse i ØU og derefter BR. Den endelige godkendelse i BR forventes i december 2022.