Håndtering af merforbrug

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU),

1. at udvalget drøfter forvaltningens forslag til, hvordan risikoen for merforbrug på udvalgets samlede ramme i 2024 og frem minimeres ved at indføre en ny styringspraksis med tilpasning af budgetudmeldingen fra årets start og oprettelse af en budgetreserve,

    

2. at udvalget drøfter finansieringen af de specifikke udfordringer, der ikke blev afsat midler til i budgetaftalen, samt finansieringen af eventuelle yderligere økonomiske udfordringer,

    

3. at udvalget beslutter, om der er nogle af de konkrete besparelsesforslag i bilag 1, som forvaltningen skal udarbejde til udmøntningssagen.

Problemstilling

I de foregående år er udfordringer med at overholde den overordnede budgetramme – som især har været udtalte på specialområdet, men nu også berører både økonomien på dagtilbud og skoleområdet – blevet håndteret gennem generelle budgetreduktioner på alle forvaltningens enheder, der er vedtaget i løbet af budgetåret.

Fra decentrale enheder og faglige organisationers side er der givet udtryk for frustration over justeringer af budget i løbet af året, og forvaltningen har derfor udarbejdet forslag til en mere tilbageholdende budgetudmelding fra årets start, så budgetændringer midt på året så vidt muligt undgås.

Forvaltningens tre specifikke udfordringer blev ikke finansieret i det indgåede budgetaftale for 2024. Da det er nødvendigt at løse udfordringerne, så skal udvalget selv finansiere 28,7 mio. kr. i 2024. Dertil kan komme yderligere økonomiske udfordringer, som forvaltningen opgør frem mod sagen om udmøntning af budget 2024, der behandles på BUU-mødet 15. november 2023.

Hvis der i finansieringen af de økonomiske udfordringer i 2024 skal indgå konkrete besparelsesforslag, så er der behov for tid til at udarbejde kvalificerede forslag og høre de berørte parter. Derfor er der behov for, at udvalget nu tager stilling til, om forvaltningen skal arbejde videre med konkrete forslag.

Løsning

 Ny styringspraksis

Med den nuværende styringspraksis er det først op til 1. regnskabsprognose, at udvalgets samlede forventede budgetramme sammenholdes med den forventede budgetudmelding til de budgetansvarlige enheder, og deres forventede forbrug. De seneste par år har det medført behov for at foretage kompenserende besparelser midt på året, da de forventede udgifter har oversteget udvalgets samlede budgetramme. Det giver styringsudfordringer for de decentrale og centrale budgetansvarlige enheder.

Ved at indføre en ny styringspraksis, hvor budgetudmeldingen til forvaltningens budgetansvarlige enheder tilpasses fra årets start og der samtidig oprettes en budgetreserve, så kan risikoen for merforbrug på udvalgets samlede ramme i 2024 og frem minimeres. Budgetreserven vil kunne meldes ud i sidste del af næste budgetår. Alle budgetudmeldingsmodeller har styrker og svagheder, og forvaltningen vil derfor løbende samle erfaringer med den ændrede praksis. Erfaringerne vil blive inddraget i forbindelse med de følgende års budgetudmeldinger.

Konkret vil forvaltningen frem mod udmøntningssagen estimere det forventede budgetbehov på de enkelte bevillingsområder (dagtilbud, undervisning, specialundervisning, specialdagtilbud, sundhed og administration) og komme med forslag til, hvordan budgetterne bringes i balance på de enkelte bevillingsområder. Det vil kunne ske ved at tilpasse enhedspriserne og dermed budgetterne til skoler, institutioner, administrative enheder mv.

Hvert enkelt bevillingsområde vil dermed selv skulle dække et merforbrug. Fx vil en stigning i antallet af efterskoleelever skulle finansieres af det samlede undervisningsområdet, mens stigende udgifter med flere og dyrere elever på specialundervisning finansieres ved at reducere budgetudmeldingen til specialskolerne og almene skoler med specialklasser.

Estimeringen af budgetbehovet er forbundet med usikkerhed. Hvis risikoen for et merforbrug skal minimeres, er det derfor forvaltningen anbefaling, der oprettes en budgetreserve til at dække aktivitetsudsving og øvrige uforudsete udgifter på de enkelte budgetrammer. En reserve på 50-75 mio. kr. forventes at være tilstrækkelig. Reserven kan finansieres ved en generel reduktion af alle enhedernes budgetter.

Håndtering af forventede merudgifter

Med budgetaftalen er der i 2024-2027 blevet tilført 106,2 mio. kr. årligt til håndtering af stigende udgifter på specialområdet. Den generelle besparelse i 2023 på 0,75%, svarende til 64,9 mio., er gjort varig for at håndtere øvrige stigende udgifter. Og endelig blev det besluttet, at udgifterne til opgradering og udskiftning af skolernes trådløse netværk skal håndteres med et internt lån.

Dermed udestår der finansiering af 28,7 mio. kr. til en række specifikke udfordringer, der skal håndteres i udmøntningen af budget 2024 for at sikre et budget i balance.

Det drejer sig om følgende specifikke udfordringer i 2024 og frem:

• 11,8 mio. kr. til journalsystem på skoler og institutioner samt til IT-sikkerhed
• 11,8 mio. kr. til øgede udgifter til rengøring
• 1,3 mio. kr. til manglende realisering af effektivisering på mellemkommunal afregning i Kvantum
• 3,8 mio. kr. til nedbringelse af ventelister i specialtandplejen

Det er forvaltningens anbefaling, at udgifterne til de specifikke udfordringer håndteres gennem en reduktion i enhedspriserne på de pågældende bevillingsområder.

Målrettede besparelser

BUU har mulighed for at vælge mellem et katalog af besparelsesforslag, som er vedlagt i bilag 1. Hvis udvalget beder forvaltningen om at udarbejde konkrete forslag, vil disse kunne vedtages i forbindelse med udmøntningssagen på mødet i november 2023. Forvaltningen skal have tilstrækkelig tid til at sikre inddragelse af interessenter, faglige organisationer mv. – derfor er det nødvendigt, at udvalget angiver hvilke forslag, der skal arbejdes videre på med henblik på en evt. vedtagelse ved udmøntningssagen.

Forslagene kan, hvis de vedtages endeligt, medvirke til at håndtere dele af den økonomiske udfordring for 2024 – og dermed mindske behovet for en generel reduktion i enhedspriserne i 2024.

Politisk handlerum

Udvalget kan i drøftelserne pege på andre muligheder for styring som kan indgå i forvaltningens indstilling til udmøntning af budget 2024.

Økonomi

Intet yderligere.

Videre proces

På baggrund af udvalgets beslutning vil forvaltningen arbejde videre med den valgte løsningsmodel, som vil indgå i udmøntningssagen, som udvalget skal behandle d. 15. november 2024. 

Tobias Børner Stax                                      Sti Andreas Garde