Revisionsbemærkning nr. 6 – Godkendelse af indkøb BUF - Administrative Fællesskaber

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU),

1. at forvaltningens reviderede handleplan for opfølgning på revisionens bemærkning om varemodtagelse i de Administrative Fællesskaber godkendes.

Problemstilling

Intern Revision har i rapporten fra januar 2025 bemærket, at BUF’s risikobaserede praksis for varemodtagelse i de Administrative Fællesskaber (AF) ikke er i fuld overensstemmelse med kommunens gældende regler, der kræver varemodtagelse ved alle indkøb – uanset beløbsstørrelse. Denne bemærkning fremgår også af revisionsberetningen for regnskab 2024, som Københavns Kommune modtog den 2. juni 2025.

Handleplanen, som udvalget behandlede i juni 2025, blev ikke godkendt af Intern Revision, da den ikke i tilstrækkelig grad adresserede kravet om fuld varemodtagelse. BUF kan ikke på kort sigt etablere en løsning, der bringer praksis i fuld overensstemmelse med de gældende regler.

Fuld overholdelse af reglerne vil få den konsekvens, at leverandørerne kan opleve længere behandlingstid, og der vil være et væsentligt ekstra ressourcetræk forbundet med opgaven. Ydermere vil implementeringen kræve tid, hvorfor der er en risiko for at spilde ressourcer på en implementering, der - inden den er gennemført - ikke længere er relevant.

Løsning

Den mest realistiske og langsigtede løsning er en ændring af de nuværende retningslinjer og systemunderstøttelse, så de afspejler en mere professionel indkøbsorganisering, hvilket svarer til Økonomiudvalgets (ØU) protokolbemærkning fra den 26/8/25. Tidshorisonten er ukendt, men BUF vil bidrage til en hurtig proces sammen med ØKF.

Forvaltningen har set på mulighederne for at justere kommunens regler, så de understøtter mere ressourceeffektive processer i AF. Bl.a. har forvaltningen i løbet af første halvår af 2025 afdækket, hvad andre kommuner gør, og der har været en dialog med ØKF og KFF om mulige tiltag, der kan understøtte dette. Der foreligger nu konkrete forslag, som ØKF arbejder videre med. I den forbindelse er ØKF i gang med at afklare på hvilket niveau, der skal foretages justeringer i de kommunale regler, da dette har betydning for, om der skal træffes beslutning i BR eller om beslutningen kan træffes på økonomikreds- eller ØU-niveau.

Det skal dog først besluttes, og systemunderstøttelsen skal være på plads. BUF har derfor arbejdet med tre midlertidige løsningsforslag for at imødekomme revisionsbemærkningen:

1. At holde fast i og opnormere den nuværende AF-model med varemodtagelse hos lederne inden der foretages betaling. Med den model skal der bruges ca. 15 ekstra årsværk. Der vil samtidig være tale om en administrativ meropgave til de decentrale ledere, da de skal kvalificere varemodtagelsen for samtlige indkøb. Hvis reglerne efterfølgende ændres, skal antallet af medarbejdere atter reduceres med mulige afskedigelser. Der vil i implementeringsperioden desuden være risiko for en forsinkelse i rettidig betaling til leverandørerne.
2. At skubbe den fulde opgave med varemodtagelse tilbage til de decentrale ledere. Konsekvensen heraf vil være en administrativ meropgave for de decentrale ledere. Det vil samtidig påvirke forvaltningens evne til at betale til tiden negativt, da de decentrale ledere skal varetage alle opgaver med varemodtagelse og ikke længere vil blive understøttet af AF.
3. At kombinere en mindre og midlertidig opnormering i AF, hvor der følges op på fakturapuljen i 14-dages rul for at sikre varemodtagelse inden betaling. Samtidig skubbes en del af opgaven tilbage til de decentrale ledere, som får ansvaret for at kvalificere om varerne er modtaget. Der forventes at skulle opnormeres med 2-3 årsværk. Dermed kan forvaltningen leve op til de gældende regler for varemodtagelse. Konsekvensen vil være en forøgelse af fakturaernes gennemløbstid og dermed en langsommere betaling kombineret med en administrativ meropgave til de decentrale ledere, som kan estimeres til et tidsforbrug på ca. 2-3 årsværk i alt.
4. En sidste model, som forvaltningen vurderer, vil være mest hensigtsmæssig som en midlertidige løsning, er en fuld bagudrettet varemodtagelse, indtil reglerne evt. justeres. Denne løsning vil kunne håndteres med de eksisterende ressourcer. Den vil dog fortsat pålægge de decentrale ledere en meropgave, ved gennemgang af samtlige køb, men vil ikke påvirke forvaltningens evne til at betale til tiden. Løsningen forventes dog ikke at kunne godkendes af revisionsudvalget eller ØKF, da den bagudrettede varemodtagelse betyder, at varemodtagelsen kontrolleres efter fakturabetalingen, er foretaget.

Forvaltningen anbefaler, at der arbejdes videre med model 3, som er beskrevet i bilagets pkt. 4, hvor AF vil samle op på fakturapuljen hver 14. dag for at få varemodtaget hos lederne og derefter betale fakturaerne. Således vil forvaltningen leve op til de gældende regler på området. Model 3 er på den korte bane den mindst ressourcetunge af de muligheder, som det samtidig vurderes, at ØKF og IR vil godkende, indtil reglerne tilpasses og en bedre systemunderstøttelse implementeres.

Politisk handlerum

Udvalget kan vælge at tage den reviderede handleplan til efterretning, hvor fokus er at ændre kommunens regler og understøtte en risikobaseret model. Alternativt kan udvalget beslutte, at forvaltningen enten flytter hele opgaven tilbage til de decentrale ledere eller der skal foretages en større opnormering af administrative ressourcer.

Økonomi

Den reviderede handleplan kan ikke gennemføres uden brug af ekstra personaleressourcer. Det vurderes, at der i 2026 og frem til evt. ændring af reglerne er behov for tilførsel af midler svarende til ca. 4,0 mio. kr. årligt til opnormering af AF og kompensation for øget tidsforbrug på de decentrale enheder. Udgifterne er placeret på bevillingsområderne Undervisning og Dagtilbud. BUU skal i sagen om udmøntning af budget 2026 beslutte, hvordan udgifterne skal finansieres.

Videre proces

Forvaltningen fortsætter dialogen med ØKF og øvrige forvaltninger om justering af regler og udvikling af systemunderstøttede løsninger.