Revisionsprotokollat - Revision af regnskab 2006

Børne- og Ungdomsudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde onsdag den 15. august 2007

 

 

19.      Revisionsprotokollat - Revision af regnskab 2006

  J.nr. 2007-43119

 

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Børne- og Ungdomsforvaltningen skal forelægge Revisionsdirektoratets bemærkninger og anbefalinger for udvalget samt redegøre for påtænkte foranstaltninger i forhold hertil. 

 

INDSTILLING OG Beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU), 1.      at udvalget tager Revisionsdirektoratets (RD) bemærkninger og anbefalinger til efterretning 2.      at udvalget godkender forvaltningens påtænkte foranstaltninger i forhold hertil Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i mødet den 15. august 2007 Indstillingen blev godkendt. Majbritt Mamsen (C), Pia Allerslev (V) og Louise Frevert (løsgænger) ønskede følgende tilført til beslutningsprotokollen: "Det er fatalt, at der igen i år er kritiske bemærkninger fra Revisionen. Dog er det positivt, at de fleste bemærkninger skyldes, at forvaltningen er i gang med en genopretningsplan, som endnu ikke er blevet effektueret. Vi vil dog stadigvæk holde et skarpt øje med økonomien."

 

Problemstilling

RD har i forbindelse med revisionen af årsregnskab for 2006 afgivet fem bemærkninger og fem anbefalinger til forvaltningen. Revisionsbemærkninger kan "rangordnes" i forhold til hvor graverende RD finder at forholdet er. I den rangordning der bruges i Københavns Kommune anvendes følgende 8 begreber: Påtale, særdeles kritisabelt, kritisabelt, alvorlig kritik, kritik, stærkt beklageligt, beklageligt og utilfredsstillende (hvor utilfredsstillende er mindst graverende).

 

Løsning

Som følge af den mangelfulde økonomistyring i BUF har forvaltningen udarbejdet et omfattende reformprogram (forandringsprogrammet), der har som mål at styrke forvaltningens økonomistyring betydeligt. Programmet blev igangsat i efteråret 2006, og forventes at løse de problemstillinger, der rejses af RD i bemærkningerne og anbefalingerne, i løbet af 2007. Nedenfor kan RDs bemærkninger og BUFs kommentarer læses i en forkortet udgave. I bilag 3 findes den uforkortede udgave.

 

Revisionsbemærkninger

1.      RD finder det kritisk, at ledelsen har udarbejdet en begrænset regnskabserklæring om regnskabets fuldstændighed på væsentlige områder. BUF tager bemærkningen til efterretning, og vil for regnskabsåret 2007 udarbejde en fuldstændig regnskabserklæring. 

 

2.      RD formulerer en alvorlig kritik af, at BUF ikke har forelagt afstemte/specificerede statusposter. Der er usikkerhed om, hvorvidt regnskabet for 2007 vil blive påvirket af poster fra tidligere år og dermed om overholdelsen af bevillingerne. BUF tager bemærkningen til efterretning, og vil i 2007 tilse at alle statusposter bliver gennemgået. Indsatsen er endvidere højt prioriteret i forandringsprogrammet.

 

3.      RD skal kraftigt påtale, at BUU ikke har formået at sikre en tilfredsstillende økonomistyring. Den mangelfulde styring har medført et stigende merforbrug i de seneste 3 år på i alt 464,2 mio. kr., heraf alene 285,1 mio. kr. i 2006. BUF tager bemærkningen til efterretning. Et af Forandringsprogrammets primære formål i økonomisporet er at styrke forvaltningens økonomistyring, og arbejdet med genopretningen har været i gang siden efteråret 2006. Der er gennemført væsentlige besparelser i 2007 med henblik på at opnå økonomisk balance i BUUs økonomi, og der rapporteres månedlig til BUU og Økonomiudvalget om fremdriften i genopretningen af udvalgets økonomi. Arbejdet følges og bistås i visse delprojekter af revisionsfirmaet Deloitte.

 

4.      RD finder det beklageligt, at BUU ikke har søgt Borgerrepræsentationen om en tillægsbevilling til at foretage tilbagebetaling af fritidshjemstakster samt til at afholde forskellige typer af udgifter til løn og IT. BUF tager bemærkningen til efterretning, og anerkender, at der burde der have været rejst indstillinger om ansøgning af bevilling af tillægsbevillinger.

5.      RD finder det utilfredsstillende, at regnskabsforklaringerne er uklare som følge af mange budget- og bogføringsfejl og ikke har hvilet på en fyldestgørende dokumentation for det korrigerede budget i form af vedtaget budget, ombrydninger og tillægsbevillinger. BUF er enig med RD. Forvaltningen prioriterede i foråret 2007at der i perioden frem til og med sommerferien blev "ryddet op" i forhold til fejl på lønfejlkontoen og generelt blev sikr et, at fejlbogføringer minimeres.

 

Anbefalinger

1.      RD anbefaler, at forvaltningen, af hensyn til forretningsgangenes betydning for understøttelsen af BUFs samlede nye økonomistyringsmodel, udarbejder en konkret aktivitets- og tidsplan for ajourføring af forretningsgangskonceptet. Forvaltningen tilslutter sig RDs anbefaling. Det er en særskilt del af forandringsprogrammet, at der planlægges en ajourføring af forretningsgangskonceptet for BUFs område.

 

2.      RD anbefaler, at der udarbejdes en beskrivelse af forretningsgangen for tilsyn med de decentrale enheder. Endvidere anbefales det, at der sker en fremrykning af rapporteringen af resultatet af distrikternes udførte eftersyn til Regnskabsafdelingen, så der kan ske en koordinering af erfaringer og iværksættes eventuelle nødvendige initiativer. Vi skal samtidig bede om en underretning, når eftersynene for 2006 er behandlet i Regnskabsafdelingen, herunder hvilke resultater og tiltag eftersynsvirksomheden har givet anledning til. Forvaltningen tilslutter sig direktoratets anbefaling. For 2006 er tilsynene blevet udført af distriktskontorerne, men der er ikke blevet foretaget en opsamling af resultater og tiltag vedr. kasseeftersyn i den centrale regnskabsafdeling. Dette vil blive bragt i orden for 2007. For så vidt angår tilsyn med de decentrale enheder i forbindelse med den øgede grad af økonomisk decentralisering, arbejdes der i en projektgruppe under forandringsprogrammet på, at udarbejde forretningsgange og et analysekoncept til vurdering af økonomien i de decentrale enheders økonomi.

 

3.      RD anbefaler, at BUF sikrer, at der fremover foretages rapportering af de foreskrevne økonomioplysninger til brug for de obligatori­ske oversigter til kommunens samlede regnskab. Forvaltningen anerkender, at det i højere grad bør sikres, at alle relevante oplysninger bliver indarbejdet i de obligatoriske oversigter, og at forvaltningen i det omfang der til den enkelte oversigt ikke er noget at rapportere, at dette bliver noteret.

 

4.      RD anbefaler, at der i forbindelse med omdannelsen af fonden (DKO) i en bevillingsmæssig forankring tages stilling til afvikling af kommunens betydelige mellemværende med DKO.  Forvaltningen tilslutter sig RDs anbefaling. Der har været afholdt møde med BUFs advokat med henblik på, at de afholdte merudgifter indgår i DKO's åbningsbalance, når denne oprettes som fond. Når denne afklaring foreligger, vil der blive taget endeligt stilling til afvikling af kommunens mellemværende med DKO.

 

5.      RD anbefaler, at reglerne for anvisning og attestation følges, og at det overvejes at udarbejde regler i overensstemmelse med integreret anvisning.   Forvaltningen anerkender, at reglerne for anvisning og attestation følges. Forvaltningen har afventet implementeringen af Workflow i KØR, hvor af anvisning og attestation af elektroniske regninger defineret via den enkelte medarbejders autorisation i KØR. Implementeringen af Workflow i KØR har været forsinket, men forventes implementeret i løbet af efteråret 2007.

 

Økonomi

-

 

Videre proces

RD udarbejder – på baggrund af beslutningsprotokollen – samlet revisionsberetning for Københavns Kommune.

 

Bilag

1.      Følgebrev fra Revisionsdirektoratet 11. juni 2007

2.      Årsrevisionsprotokollat nr. 6/2006 til Børne- og Ungdomsudvalget vedrørende Børne- og Ungdomsforvaltningen – Revision af regnskab 2006 af 11. juli 2007

3.      Børne- og Ungdomsforvaltningens kommentarer til Revisionsprotokollatet nr. 6/2006 vedrørende Revisionen af regnskab 2006

 

 

         Else Sommer                                                       Georg Bartholdy