B-sag: Aflæggelse af anlægsregnskaber 2024

Udvalget skal godkende særskilte anlægsregnskaber for anlægsprojekter over 2,0 mio. kr., mens regnskaber for projekter under 2,0 mio. kr. oftest vedlægges årsregnskabet. Med denne sag behandles aflæggelse og bevillingsmæssige ændringer af 29 særskilte anlægsregnskaber.

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU),

1. at der fremover udmøntes tillægsbevillinger til og fra overskuds-/underskudsmodellen inden regnskabsaflæggelsen, jf. bilag 5.

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU), at udvalget overfor Økonomiudvalget (ØU) og Borgerrepræsentationen (BR) anbefaler,

2. at anlægsregnskaberne jf. bilag 1 godkendes,

3. at mindreforbrug på i alt 9,8 mio. kr. afregnes med Kassen,

4. at mindreforbrug på i alt 7,9 mio. kr. afregnes med udvalgets overskuds-/underskudsmodel,

5. at mindreforbrug på 7,4 mio. kr. videreføres til fortsættende anlægspuljer og

6. at der frigives anlægsbevillinger på i alt 11,0 mio. kr., jf. bilag 3.

Problemstilling

BUF er i henhold til Københavns Kommune fællesadministrative forretningsgang for anlæg forpligtet til at aflægge anlægsregnskaber for kommunale anlægsprojekter senest 31. maj det andet år efter, at projektet er færdiggjort. Det fremgår desuden af forretningsgangen, at der skal aflægges særskilte anlægsregnskaber for anlægsprojekter på over 2,0 mio. kr., mens regnskaber for anlægsprojekter under 2,0 mio. kr. typisk vedlægges årsregnskabet.

BUU skal med denne indstilling godkende 29 særskilte regnskaber for projekter over 2,0 mio. kr. samt tilhørende bevillingsmæssige ændringer. I de bevillingsmæssige ændringer afregnes mindreforbrug enten med Kassen eller bliver hos BUU og indgår til finansiering af andre projekter med underskud via udvalgets overskuds-/underskudsmodel.

Udvalget skal også tage stilling til en teknisk frigivelse af anlægsbevillinger på samlet 11,0 mio. kr., som finansieres af overskuds-/underskudsmodellen. Det er nødvendigt, at Borgerrepræsentationen frigiver anlægsbevillingerne, da forvaltningen ellers ikke har lov til at flytte budget fra projekter med overskud til projekter med underskud.  

Løsning

Godkendelse af anlægsregnskaber

Med denne indstilling aflægger Børne- og Ungdomsforvaltningen anlægsregnskaber for projekter, der er færdiggjort i 2024 og primo 2025. Der er aflagt anlægsregnskaber for alle projekter afsluttet før 2024, og regnskaberne i BUF aflægges dermed rettidigt.

BUF’s anlægsprojekter består af en række forskellige typer af projekter. En stor del af dem vedrører indretning og montering i forbindelse med større anlægsprojekter, hvor Økonomiforvaltningen (ØKF) står for selve byggeriet. BUF’s andel af budgettet anvendes til rådgivning, indvendig vedligeholdelse, montering og inventar, renoveringsprojekter og investeringscases.

BUF aflægger med denne indstilling særskilt regnskab for 29 anlægsprojekter på over 2,0 mio. kr. 8 af projekterne er bygge- og renoveringsprojekter, hvor BUF selv har bygherreansvaret, 10 projekter vedrører indretning og montering, 8 vedrører genhusning og tidlig opstart, mens 1 regnskab vedrører investeringsdelen af et vedtaget investeringscase. De resterende 2 er planlægningspuljer og -projekter. Regnskabsresultatet og forklaringer på projektniveau fremgår af bilag 1.

Mindreforbrug på forvaltningens anlægsprojekter kan primært henføres til gunstige indkøbspriser på køb af inventar samt undervisnings- og beskæftigelsesmidler og mindre uforudsete udgifter på byggesager. Derudover har behovet for inventar og montering af forvaltningens nybyggede skoler været mindre end oprindeligt antaget. Det drejer sig om byggesagerne ved Oehlenschlægersgades Skole og Skolen i Sydhavnen.

Merforbrug kan primært henføres til tidsforskydninger på byggesager med den konsekvens, at forvaltningen har været nødsaget til at forlænge genhusningsperioderne. Derudover har forvaltningen haft øgede udgifter til anlæg, da der har været et behov for at etablere yderligere specialkapacitet. De øgede udgifter skyldes ekstra krav på funktioner, der ved oprindelig planlægning af projektet ikke var kendte. Yderligere har det stigende antal børn i specialtilbud medført øgede omkostninger i form af ekstra inventar, undervisnings- og beskæftigelsesmidler.

Godkendelse af bevillingsmæssige ændringer

Der skal med denne sag tages stilling til de bevillingsmæssige ændringer som følger af de 29 regnskaber for anlægsprojekter over 2,0 mio. kr. De bevillingsmæssige ændringer handler om, hvorvidt regnskabernes mer- eller mindreforbrug afregnes med kassen, BUF’s overskuds-/underskudsmodel eller fortsættende anlægsprojekter.

Regnskabernes mer- eller mindreforbrug afregnes med hhv. BUF’s overskuds-/underskudsmodel (O/U-modellen), fortsættende anlægsprojekter eller Kassen. I bilag 4 er der en uddybende forklaring på de tre forskellige afregningsformer.

Med O/U-modellen kan projekter med et mindreforbrug finansiere merforbruget på andre projekter og dermed skabe en mere smidig eksekvering af anlægssager i BUF. Det er kun projekter, hvor enten ByK eller KEJD har hovedansvaret for anlægsarbejdet, der er omfattet af O/U-modellen. I alt 15 regnskaber med et samlet mindreforbrug på 7,9 mio. kr. afregnes med O/U-modellen.

Afregning med et fortsættende anlægsprojekt sker typisk i forbindelse med puljer fra tidligere år, hvis mer-/mindreforbrug videreføres til puljer fra nyere budgetaftaler eller overførselssager. Dermed sikres, at tidligere anlægspuljer lukkes. I alt 4 regnskaber med et samlet mindreforbrug på 7,4 mio. kr. afregnes med fortsættende anlægsprojekter.

Alle øvrige projekter, som ikke er omfattet af O/U-modellen eller afregnes med et fortsættende anlægsprojekt, skal afregnes med Kassen. I alt 10 anlægsprojekter med et samlet mindreforbrug på 9,8 mio. kr. afregnes med Kassen.

Teknisk frigivelse af anlægsbevillinger
For at forvaltningen kan benytte O/U-modellen til at finansiere merforbrug på anlægsprojekter, skal udvalget beslutte en teknisk frigivelse af anlægsbevillinger. Derfor skal udvalget godkende en teknisk frigivelse af anlægsbevillinger på i alt 11,0 mio. kr. for at dække merforbruget på 6 anlægsprojekter. De 6 regnskaber fremgår af bilag 3. Merforbruget på de 6 anlægsprojekter skyldes primært merudgifter til anlæg af specialpladser på Heerup Skolen i forbindelse med flytningen af skolen fra den gamle Skole i Ryparken samt forlængelse af midlertidig specialskoleskolekapacitet på Rosenvængets Skole.

Ændring af O/U-modellen

Med den nuværende O/U model kan forvaltningen først benytte mindreforbrug fra anlægsprojekter, når disse er afsluttet. Dette kan medføre forsinkelser på anlægsprojekter med merforbrug, da disse projekter ikke kan få dækket merforbruget, før andre anlægsprojekter er afsluttet, og der er givet særskilt bevilling fra Borgerrepræsentationen.

I forbindelse med Budget 2025 blev der vedtaget nye bevillingsregler. De nye bevillingsregler medfører, at der skal laves udmøntninger fra OU-modellen på forhånd til at dække merforbrug på anlægsprojekter.

Det foreslås derfor, at retningslinjerne for O/U-modellen opdateres på baggrund af de nye bevillingsregler.

I bilag 5 er der en nærmere beskrivelse af modellen.

Politisk handlerum

Der kan ønskes uddybende forklaringer til anlægsregnskaberne.

Økonomi

Mindreforbrug på 9,8 mio. kr. leveres tilbage til Kassen. Mindreforbrug på i alt 8,0 mio. kr. indgår i udvalgets O/U -model. Der frigives anlægsbevillinger på 11,0 mio. kr. til at finansiere merforbrug på 6 anlægsprojekter. Mindreforbrug på 7,4 mio. kr. videreføres til fortsættende anlægspuljer med samme formål.

Videre proces

Indstillingens 2.-6. at-punkt skal behandles i ØU og BR.

Tobias Børner Stax                                       Sti Andreas Garde