Reduktion af sygefravær i forvaltningen - og anvendelse af midler til en indsats for øget trivsel

Børne- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 13. december 2006

 

 

17.      Reduktion af sygefravær i forvaltningen - og anvendelse af midler til en indsats for øget trivsel

  J.nr. 2006-4354

 

 

INDSTILLING

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

 

at     udvalget godkender forslag om konkrete indsatser, der kan være med til at nedbringe sygefraværet i Børne- og Ungdomsforvaltningen, samt udlægning af midler til skoler og institutioner

 

at      udvalget beslutter hvorledes midler til nedbringelse af sygefraværet skal fordeles mellem skoler og institutioner

 

 

 

RESUME

Ved at reducere sygefraværet med 1-2 dage i 2007 skal der hentes besparelser. En reduktion af forvaltningens sygefravær udmøntes i en reduktion af lønsumsbudgetterne. Med vedtagelsen af budget 2007 i Borgerrepræsentationen den 5. oktober 2006 er det besluttet at tilbagerulle noget af besparelsen (10 mio. kr.) til initiativer, der skal nedbringe sygefraværet i vuggestuer, børnehaver, fritidshjem og klubber. Dette dels for at sikre at der lokalt arbejdes aktivt på at nedbringe sygefraværet, så målet nås - dels for at forvaltningen opleves som en attraktiv arbejdsplads med et højt serviceniveau. Der er jf. budget 2007 afsat 10 mio. kr. pr. år til og med 2009.

 

Denne indstilling giver anvisning på, hvordan forvaltningens instit utioner lokalt kan anvende midlerne. Det anbefales, at midlerne i 2007 fordeles på alle forvaltningens institutioner.

 

SAGSBESKRIVELSE

Forvaltningen beskriver i denne indstilling en plan for, hvordan 10 mio. kr. kan anvendes til indsatser i 2007 for at nedbringe sygefraværet og øge trivslen i hele Børne- og Ungdomsforvaltningen. Ved udgangen af 2007 evalueres om indsatsen har haft en effekt, eller om der skal ske justeringer i indsatsen for 2008 og 2009.

 

Det er forvaltningens holdning, at nedbringelse af sygefravær og arbejdet med at forbedre arbejdsmiljøet kræver tæt styring og anvendelse af følgende tre konkrete styringsredskaber:

1.      Fraværsstatistik

2.      Fraværssamtaler

3.      Trivselsundersøgelser

Udover styringsredskaberne kræver arbejdet med trivsel og sygefravær:

§        Lokalt fokus og handling (leder, tillids- og sikkerhedsrepræsentant som drivkraft)

§        Evaluering årligt

 

Hele Børne- og Ungdomsforvaltningen skal arbejde med at nedbringe sygefraværet. Distrikterne skal sikre, at der lokalt arbejdes aktivt med at nedbringe sygefraværet. Hver institution i Børne- og Ungdomsforvaltningen vil modtage sin del af 10 mio.-kroners-puljen og kan selv råde over denne. Institutionen beslutter selv, hvordan man vil undersøge fravær og trivsel, arbejde med det og følge op på sine resultater.

 

Når midlerne er lagt ud lokalt, kan institutionen fx selv beslutte at anvende midler til at betale tid til, at ledelse, tillids- og sikkerhedsrepræsentant er frontløbere i indsatsen for at forbedre arbejdsmiljøet. Ud fra sit lokalkendskab vurderer distriktet, om den enkelte institutions strategi for arbejdet med nedbringelse af sygefraværet gør det muligt at nå målet (nedbringelse af sygefraværet med 2 dage).

 

Tidsplan for indsatsen i 2007:

 

1. kvartal	2. kvartal	3. kvartal	4. kvartal
Institutionens fraværsstatistisk gennemgås	Fraværsstatistik følges løbende
Fraværssamtaler gennemføres løbende
Trivselsmåling iværksættes	Resultater fra trivselsmåling drøftes og handleplan skrives	Indsats som opfølgning på trivselsmåling iværksættes	Indsatsen fortsættes, følges og evalueres

 

Forvaltningen deltager i efteråret 2006 i Økonomiforvaltningens: "Projekt lavere sygefravær for ansatte i Københavns Kommune". Projektet ser i forhold til Børne- og Ungdomsforvaltningen især på lærernes sygefravær, idet de sammenlignet med 6-byerne har et særligt højt sygefravær (afvigelse 2,9 dage i perioden 2002-2005). Projektet gennemfører bl.a. en analyse af sygefraværet på forskellige kommunale institutioner med henblik på at identificere mulige strategier til at reducere sygefraværet blandt kommunens medarbejdere. De gode historier fra institutioner, som er lykkedes med at nedbringe deres sygefravær mærkbart, skal bringes videre til alle kommunens ledere. Forvaltningen vil sammen med øvrige forvaltninger kunne få glæde af projektgruppens idéer til arbejdet med at reducere sygefraværet, når rapporten udgives i november 2006.

 

1. Fraværsstatistik

For at kunne vurdere sygefraværet skal lederen sikre sig, at arbejdspladsen har en ordentlig fraværsstatistik. En god statistik over sygefraværet er et nødvendigt redskab, som viser, hvornår der skal afholdes fraværssamtaler.

Lederen skal til hver en tid kunne svare på, om det korte sygefravær er stort og/eller stigende. Er der mange langtidssyge og er der mange arbejdsskader?

Arbejdspladsens fraværstal skal give så detaljerede oplysninger som muligt og hjælpe lederen til at identificere tyngdepunkterne i fraværet samt begrunde indkaldelse til fraværssamtaler.

 

2. Fraværssamtaler

Jf. forvaltningens nye personalepolitik er ansvaret for fravær lagt ud til den enkelte arbejdsplads, som skal beslutte, hvordan sygefraværssamtaler afholdes, hvordan procedurerne for sygemelding skal være, og hvordan arbejdspladsen skal inddrages i opfølgningen på sygefraværsstatistikker.

 

Der henvises i øvrigt til forvaltningens Vejledning om sygefraværssamtaler. Vejledningen sikrer ens vilkår for alle ansatte og det er vigtigt, at alle ansatte kender den. Lederens adfærd skal afspejle, at fraværssamtalerne tages alvorligt.

 

Lederen skal føre statistik over, hvor mange fraværssamtaler, der afholdes og hvor mange personer, der deltager i fraværssamtaler. Er det typisk de samme personer, der indkaldes til samtale og føres samtalerne oftest med personer, der i løbet af et år har nået 5 fraværsperioder eller mere eller med personer, der har 15 fraværsdage eller mere. Disse kriterier for afholdelse af fraværssamtaler er opstillet af forvaltningen.

 

Såfremt ledelsen har behov for opkvalificering i forhold til arbejdet med sygefraværet fx i forhold til træning i den vanskelige fraværssamtale og vejledning om personalejura kan man lokalt beslutte at anvende sine midler til dette.

 

 

3. Trivselsundersøgelser

Fraværsstatistikken kan ikke angive årsager og løsningsmuligheder, hvorfor arbejdet med fravær også bør understøttes af en analyse af årsager vha. trivselsundersøgelser, APV, kulturundersøgelser el.lign.

 

Københavns Kommune har sit eget værktøj til trivselsmåling, der udgør den psykiske del af en arbejdspladsvurdering. Værktøjet er et spørgeskema, om: Trivsel generelt, arbejdsmiljø, værdsættelse, social støtte, belønning, effektivitet, indflydelse, mening, krav, forudsigelighed, samarbejde, mangfoldighed og udvikling. Alle kommunens institutioner kan gratis få gennemført en trivselsmåling med bistand fra Økonomiforvaltningen eller Arbejdsmiljø København.

 

Udover kommunens eget spørgeskema, findes masser af valide spørgeskemaer. Er der tale om mindre arbejdspladser med under 20 medarbejdere, kan man anvende interview frem for den kvantitative spørgeskemametode. Fx kan tillids- eller sikkerhedsrepræsentant foretage interview med ansatte på arbejdspladsen og herefter præsentere sine indtryk på et fællesmøde. På mødet reflekterer man sammen over det, der er udledt af interviewene og bliver enige om de handlinger, som man vil foretage. Arbejdspladserne kan frit vælge mellem de forskellige værktøjer og bruge den metode, der passer bedst til arbejdspladsens kultur.

 

Det skal nævnes, at Borgerrepræsentationen den 31. august 2006 har godkendt Økonomiudvalgets anbefalede forslag af den 20. juni 2006 om, at alle forvaltningerne skal sikre, at der på alle arbejdspladser mindst hvert andet år gennemføres obligatoriske trivselsmålinger, som skal udmunde i konkrete handleplaner (ØU 246/2006). Som det nævnes i tidsplanen vil Børne- og Ungdomsforvaltningen sørge for, at institutionerne anvender trivselsmålinger (inkl. APV) som styringsredskab i arbejdet med at nedbringe sygefraværet og øge trivslen. Centralforvaltningen vil ultimo 2007 anmode distrikterne om at fremsende en status på gennemførte trivselsmålinger.

 

Trivselsundersøgelser fjerner fokus fra den enkelte medarbejders fravær til at se på hele arbejdspladsens mulige kilder til sygefravær. Når der gennemføres trivselsmålinger, er det vigtigt, at medarbejderne er inddraget i hele processen, idet deres opbakning og involvering er en forudsætning for at arbejdet med at nedbringe fraværet og øge trivslen får en positiv effekt. Men som drivkraft anbefales det, at der satses på ledelsen, tillids- og sikkerhedsrepræsentanten i kraft af deres placeringer i sikkerhedsgruppe og Samarbejdsudvalg og deres kompetencer i forhold til at sætte fravær på dagsorden.

 

Lokal forankring

Det er lokalt på arbejdspladsen, at arbejdet med at reducere fraværet skal foregå. Derfor lægger forvaltningen stor vægt på, at der lokalt gives tid til, at ledelse samt tillids- og sikkerhedsrepræsentant sammen kan arbejde med trivselsundersøgelser og fraværsstatistik. Da både Økonomiforvaltningen og Arbejdsmiljø København er gratis til rådighed for bistand i forbindelse med at undersøge arbejdsmiljø og trivsel, kan ledelsen og tillids- og sikkerhedsrepræsentanten med fordel anvende tid til at sætte arbejdsmiljøarbejdet i system og løbende følge op på den lokale indsats.

 

Forvaltningen er bekendt med, at LFS i perioden fra november 2006 til marts 2007 træner sine ledere, tillids- og sikkerhedsrepræsentant i at arbejde med psykisk arbejdsmiljø og sygefravær. Forvaltningen synes, at opkvalificering af denne trio, er en god idé, men ved ikke, om andre organisationer har lignende planer.

 

I projekt Offensiv Strategi er der foretaget mange arbejdspladsvurderinger på københavnske skoler og erfaringen viser, at der oftest er behov for tiltag i forhold til:

§        Forbedring af den interne kommunikation og dialog (herunder konfliktløsning)

§        Bedre møder og teamsamarbejde

§        Uddelegering af ansvar, større indflydelse

§        Afklaring af forventninger til ledelse og udvikling af lederrollen

§        Behov for (kompetence)udvikling og efteruddannelse

§        Forbedringer af det fysiske arbejdsmiljø

 

Ovennævnte tiltag er næsten alle forhold, som arbejdspladsen selv kan arbejde med at forbedre. I indstillingen lægges derfor op til, at arbejdspladsen selv beslutter, om man bruger midler til fagligt at klæde ledelse, tillids- og sikkerhedsrepræsentant på til arbejdet, giver dem timer til løbende at holde fokus på at forbedre arbejdsmiljøet eller om man fx vil bruge sin del af 10 mio.-kroners-puljen til en oplægsholder til en fællespersonaledag, indkøb af materialer eller andet. Arbejdsmiljø Københavns konsulenter kan altid tilkaldes til gratis at give støtte til udarbejdelse af en handlingsplan, implementering af konkrete aktiviteter og som oplægsholdere og proceskonsulenter.

 

Modtagelsen af midlerne forpligter den enkelte institution til at reducere sit sygefravær. Indsatsen med at nedbringe sygefraværet skal skrives i en handleplan og mål og handlinger skal jævnligt drøftes og evalueres på fællesmøder. På dialogmøder og andre møder med institutionerne skal distriktet fastholde fokus på indsatsen med at reducere sygefraværet ved at drøfte og følge op på resultaterne.

 

Evaluering af indsatsen

Hvert distrikt skal ved udgangen af 2007 til centralforvaltningen redegøre for institutionernes indsats og succes med at nedbringe fraværet – gerne suppleret med fraværstallene. I en indstilling til udvalget ultimo 2007 vil forvaltningen beskrive resultater og evaluere effekten af indsatsen i 2007 og på den baggrund anbefale, hvordan midlerne skal anvendes i 2008.

 

 

Økonomi

Sygefraværsbesparelsen i budget 2007 udmøntes på de enkelte områder som en fast andel af de budgetterede lønudgifter.

Der er afsat 10 mio. kr. hvert år i 2007, 2008 og 2009 til at nedbringe sygefraværet og øge trivslen i alle Børne- og Ungdomsforvaltningens institutioner. Børne- og Ungdomsforvaltningen foreslår et valg mellem to modeller.

 

Enten at midlerne for 2007:

§        lægges ud til alle institutioner ca. 840 (inkl. selvejende). I givet fald vil hver institution i 2007 få 11.900 kr. til sin lokale indsats eller

§        fordeles efter institutionens størrelse beregnet ud fra personalebudgettet

 

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Børne- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Høring

Ingen bemærkninger

 

 

BILAG VEDLAGT

Ingen

 

 

 

                                             Else Sommer   

                                                                                              Marie Thun