Opfølgning på Revisionsprotokollat 12/2005 - redegørelse

Børne- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 13. december 2006

 

 

14.      Opfølgning på Revisionsprotokollat 12/2005 - redegørelse

  J.nr. 311422

 

 

INDSTILLING

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget

 

at      udvalget tager den ajourførte redegørelse om forholdene beskrevet i Revisionsprotokollat 12/2005 om revision af årsregnskabet 2005 til efterretning

 

 

RESUME

Børne- og Ungdomsudvalget tiltrådte på sit møde den 16. august 2006 forvaltningens forslag til besvarelse vedrørende sagen om Revisionsprotokollat 12/2005 om revision af årsregnskab for 2005 (J.nr. 311422).

 

Af besvarelsen fremgår blandt andet, at forvaltningen vil følge op med ajourførte redegørelser i december 2006 i forhold til de punkter i revisionsprotokollatet, som ikke var afklaret inden udvalgsmødet den 16. august 2006, hvor revisionsprotokollatet blev behandlet.

 

De ajourførte redegørelser om forholdene i revisionsprotokollatet om årsregnskabet 2005 fremlægges hermed for udvalget. 

 

SAGSBESKRIVELSE

I Børne- og Ungdomsudvalgets besvarelse til Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat 12/2005 om revision af årsregnskabet (J.nr. 311422) anføres, at opfølgningen i december 2006 vil omhandle enkelte punkter (punkterne henviser til det enkelte punkt i revisionsprotokollatet.) Uddrag fra sagsfremstillingen er anført i kursiv:

 

Pkt. 2.1.2 Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet

 

Forvaltningen vil tage initiativ til at ajourføre forretningsgangskonceptet i løbet af efteråret 2006 på grundlag af den bebudede afklaring af kommunens plan for etablering af koncernservicefællesskaber inden for økonomi og IT.

 

Tidsplan for igangsætning af det fælles Koncernservice er udskudt til 1. april 2007 og aftaler om snitflader mellem Koncernservice og forvaltningerne er endnu ikke udarbejdet. På denne baggrund har det ikke været muligt at udarbejde reviderede forretningsgange.

 

Pkt. 2.5.1 Det omkostningsbaserede regnskab

 

Forvaltningen vil umiddelbart tage initiativ til at rette de konstaterede fejl i anlægskartoteket og i det omkostningsbaserede regnskab.

 

I forbindelse med denne sag har Børne- og Ungdomsforvaltningen den 30. november 2006 fra Socialforvaltningen (SOF) har fået oplysning om, at det i revisionsprotokollatet for regnskab 2005 for Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen (FAF) fremgår, at revisionen har foretaget stikprøver af registreringerne i anlægskartoteket i FAF.

 

Stikprøverne viste, at der var fejl i 80 pct. af registreringerne, og at flere af de konstaterede fejl vedrører de ca. 600 daginstitutioner, der pr. 1. januar 2006 overgik fra FAF til BUF.

 

Børne- og Ungdomsforvaltningen arbejder på, at få rettet op på alle fejlene inden lukning af regnskabet for 2006.

 

Pkt. 2.5.2 Den finansielle status – opfølgning af tidligere omtalte forhold

 

Forvaltningen anerkender, at der for 2 projekters vedkommende i regnskab 2004 ikke blev driftsbogført projektudgifter.

 

Forvaltningen har taget Revisionsdirektoratets henstillinger og indskærpelse af præmisserne for anvendelse af statuskonti og registrering af gældsposter på forskudskonti til efterretning og har indskærpet dette for de budgetansvarlige enheder i forvaltningen.

 

Forvaltningen har fortsat oprydningen af statusposter og vil i fornødent omfang gøre brug af ekstern konsulentbistand for at sikre fremdrift i opgaveløsningen.

 

I forbindelse med arbejdet med genopretning af forvaltningens økonomi er reglerne for afstemning og specifikation af statuskonti blevet indskærpet overfor de budgetansvarlige enheder. Derudover har Revisionsdirektoratet i brev af 29. september, der vedlægges om bilag, anmodet om redegørelse for en række spørgsmål, herunder hvorvidt alle statuskonti var afstemt pr. 30. september 2006.

 

Forvaltningens redegørelse som svar på henvendelsen vedlægges ligeledes.

 

Det fremgår af redegørelsen, at ikke alle konti var afstemt pr. 30. september. Forvaltningen har derfor endnu en gang indskærpet reglerne overfor de budgetansvarlige enheder.

 

I forbindelse med afstemningerne er der endvidere konstateret statusposter, der ikke er udtryk for reelle tilgodehavender. Det drejer sig om enkelte af de statusposter som forvaltningen har overtaget i forbindelse med tidligere ressortomlægninger fx nedlæggelse af forsøgsbydelene. Disse saldi er altså ikke udtryk for aktivitet i Børne- og Ungdomsforvaltningen, og der er i den forbindelse skrevet til Økonomiforvaltningen om tilladelse til at afskrive statusposterne.

 

Pkt. 2.5.2 Den finansielle status – Revision 2005

 

Forvaltningen anerkender, at der ikke i fuldt omfang har fundet afstemning sted af forvaltningens statuskonti. Blandt andet som følge af at der fra Accentures side er foretaget posteringer såvel i 2004 som i 2005 uden fornøden dokumentation.

 

Arbejdet med debitorer samt øvrig oprydning fra de mange lønproblemstillinger har betydet, at ressourcerne er kanaliseret til dette formål.

 

Arbejdet med at tilvejebringe de manglende statusspecifikationer er sat i gang. Det er forvaltningens opfattelse, at en række statuskonti bør afstemmes af Accenture.

 

Der er fortsat udeståender omkring statuskonti vedr. løn. Oprydningsprojektet i forbindelse med Accenture (i Økonomiforvaltningens regi) har endnu ikke afsluttet bogføring og afregning vedr. skyldige feriepenge, der derfor stadig har indflydelse på forvaltningens statuskonti.

 

Pkt. 5.1 Udgifter i forbindelse med aktiveringstilbud og uddannelsesaktiviteter

 

Forvaltningen er ikke enig med Revisionsdirektoratet i, at opgørelsesmetoden ikke har fulgt regelsættet.

Området er overført til Beskæftigelses- og Integrationsudvalget pr. 1. januar 2006.

Forvaltningen forventer, at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen tager initiativ til at afklare spørgsmålet med Revisionsdirektoratet og underrette forvaltningen om resultatet heraf.

 

Ingen yderligere bemærkninger.

 

 

Økonomi

Ingen yderligere bemærkninger.

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Børne- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Høring

Ingen bemærkninger

 

BILAG VEDLAGT

·        Bilag 1: Brev fra Revisionsdirektoratet af 29. september 2006.

·        Bilag 2: Forvaltningens redegørelse til Revisionsdirektoratet af 15. november 2006

 

 

 

 

Else Sommer                                    

 Kurt G. Jensen