Borgerrådgiverens beretning 2020

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

1. at Borgerrådgiverens ”Beretning 2020” tages til efterretning.

2. at forvaltningens initiativer - herunder at forvaltningen via klageenheden / konfliktmæglingsfunktionen viderefører dialogen med Borgerrådgiveren om Borgerrådgiverens bud på mulige yderligere initiativer til at forbedre forvaltningens sagsbehandling og borgerbetjening - tages til efterretning.

Problemstilling

Den 12. maj 2021 har Borgerrådgiveren offentliggjort sin beretning for 2020, jf. bilag 1.

Borgerrådgiveren anfører som sin hovedkonklusion vedr. Børne- og Ungdomsforvaltningen, at forvaltningen over en årrække er sakket bagud i forhold til borgernes retssikkerhed i sammenligning med kommunens øvrige forvaltninger.

Borgerrådgiveren henviser til, at han blandt andet har afdækket forholdene via en undersøgelse om Børne- og Ungdomsforvaltningens kapacitet til at varetage forvaltningsretlige krav mv. (2013), en større undersøgelse af klagesagsbehandling, koordinering og læring på skoleområdet (2016) og via den generelle FOKUS-evaluering (2013, 2015 og 2017) og løbende sager. 

Borgerrådgiveren finder det konstruktivt, at Børne- og Ungdomsudvalget i forbindelse med behandlingen af Intern Revisions og Borgerrådgiverens undersøgelser af de fire institutioner i klynge C i område Valby/Vesterbro/Kgs. Enghave (VVK) besluttede, at der skal oprettes en central klageenhed for skriftlige klager på dagtilbuds- og skoleområdet, og at der skal etableres en central konfliktmæglerenhed i forvaltningen.

Borgerrådgiveren anbefaler, at Børne- og Ungdomsudvalget fortsat følger Børne- og Ungdomsforvaltningens arbejde for at styrke den oplevede borgerservice, retssikkerheden, inddragelsen og evnen til at løse konflikter med borgerne samt prioriteringen af en kontinuerlig læring af klager.

Løsning

1. Baggrund

Børne- og Ungdomsforvaltningen arbejder kontinuerligt via ledelsesstrengen på at sikre og udvikle kvaliteten i sagsbehandlingen og organisatorisk læring på tværs af forvaltningen.

Forvaltningen har således konstant fokus på kvalitetssikring af sagshandlingen for at sikre, at alle børn, unge og forældre, der er i kontakt med forvaltningen, får tilgodeset deres rettigheder og bliver mødt med værdighed, respekt og dialog.

Forvaltningen har løbende forelagt alle undersøgelser og evalueringer, som Borgerrådgiveren har henvist til, for Børne- og Ungdomsudvalget med forvaltningens opfølgning, jf. bilag 3. De har dermed alle været undergivet politisk behandling og stillingtagen i udvalget.

2. Opfølgning

Forvaltningen har gennemgået Borgerrådgiverens beretning og søgt afklaring af oplevede uklarheder. Dialogen er pågået hen over sommeren og afsluttet ved, at Borgerrådgiveren den 16. august 2021 har sendt forvaltningen sit endelige bud på begrundelsen for beretningens konklusion og anbefaling. På den baggrund anbefaler forvaltningen et videre samarbejde mellem Borgerrådgiveren og den centrale klageenhed / konfliktmæglerfunktionen.

Borgerrådgiveren har i beretningen for 2020 - hvor Børne- og Ungdomsudvalget netop satte gang i et arbejde, der potentielt kan løfte kvaliteten generelt - anbefalet, at udvalget fastholder sin opmærksomhed på forvaltningens arbejde i denne henseende.

Børne- og Ungdomsforvaltningen har senest i 2020 og 2021 iværksat en række initiativer for at forbedre sagsbehandlingen, blandt andet for at imødegå Intern Revisions og Borgerrådgiverens anbefalinger på baggrund af undersøgelsen af klynge VVK C. Derfor er forvaltningen i øjeblikket i gang med følgende indsatser:

• Etablering af klageenhed
• Kompetenceudvikling af medarbejdere i 'Styrket forældrekontakt'
• Juridisk netværk
• Implementering af en ny klagesagsregistrering i områderne
• Whistleblower-sager 
• Kvalitetssikring og videndeling
• Centralisering af aktindsigtsbehandling
• Aktindsigtskurser
• Journaliseringsprojekt
• Kurser i forvaltningsret for ledere og administrative medarbejdere i skoler og dagtilbud
• Legal Compliance på GDPR-området. Alle medarbejdere, der arbejder med personoplysninger, skal modtage undervisning i datasikkerhed
• Den kommunale klageinstans mod mobning.

Indsatserne er nærmere beskrevet i bilag 2, som er en opdateret version af det notat, som den 19. maj 2021 blev fremlagt for udvalget sammen med indstillingen om status på indsatsen for bedre sagsbehandling 2021, som udvalget tog til efterretning.

Forvaltningen ønsker at fortsætte dialogen med Borgerrådgiveren ved at klageenheden / konfliktmæglingsfunktionen sammen med Borgerrådgiveren får Borgerrådgiverens bud på mulige yderligere initiativer til at forbedre forvaltningens sagsbehandling og borgerbetjening.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningens klageenhed / konfliktmæglingsfunktionen inviterer Borgerrådgiveren til dialog om Borgerrådgiverens bud på mulige yderligere initiativer til at forbedre forvaltningens sagsbehandling og borgerbetjening.