B-sag: Særlig undersøgelse - risikobaseret ledelsestilsyn

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU),

1. at forvaltningens handleplan vedrørende det risikobaserede ledelsestilsyn 2026 godkendes.

Problemstilling

Den uafhængige kontrol- og rådgivningsfunktion Intern Revision gennemfører årligt særlige undersøgelser af udvalgte områder for at sikre efterlevelse af gældende regler og principper for god offentlig økonomistyring. Undersøgelserne og evt. handleplaner skal forelægges fagudvalget.

En af disse undersøgelser omhandler forvaltningernes risikobaserede ledelsestilsyn af væsentlige finansielle processer, som har til formål at vurdere, om der er tilstrækkelige forretningsgange, interne kontroller og ledelsesmæssig opfølgning på områder med væsentlig økonomisk eller forvaltningsmæssig risiko. Forvaltningerne tilrettelægger selv det dokumenterede risikobaserede ledelsestilsyn på baggrund af en dialog med Den uafhængige kontrol- og rådgivningsfunktion Intern Revision.

Løsning

Ledelsestilsynet bygger på en vurdering af forvaltningens væsentlige finansielle processer, herunder risici, forretningsgange og interne kontroller. Vurderingen er gennemført af forvaltningen og valideret af Den uafhængige kontrol- og rådgivningsfunktion Intern Revision.

I 2026 har BUF identificeret 27 væsentlige finansielle processer, som indgår i ledelsestilsynet. Hovedparten af processerne er understøttet af tilfredsstillende forretningsgange og kontroller.

Sidste år omfattede revisionsbemærkningen 5 procesområder, som skulle genbesøges. Ét af disse områder er siden blevet gennemført i forhold til kortlægning af processen. Der resterer således nu 4 procesområder, der vurderes fortsat behov for at styrke forretningsgange, dokumentation eller interne kontroller. Det drejer sig om:

• Mellemkommunale takster og refusioner
• Tilskudsadministration
• Registrering af let omsættelige aktiver
• Indtægtsbevillinger

For tilskudsadministration og indtægtsbevillinger er løsningerne allerede afdækket og formaliseret, og det er således alene implementeringen, der mangler.

1. Mellemkommunale takster og refusioner

   Området vedrører beregning af mellemkommunale takster samt opkrævning af refusioner mellem kommuner i forbindelse med borgeres brug af kommunale tilbud. Det omfatter bl.a. beregning af betalingsgrundlag og korrekt opkrævning.

    

   Forvaltningen vurderer, at området er sårbart, da opgaven i høj grad udføres af nøglemedarbejdere og er afhængig af personbåren viden. Dette medfører risiko for manglende kontinuitet ved fravær eller personaleudskift. Der skal dermed udarbejdes endelige og formaliserede procesbeskrivelser, så denne opgave kan løftes bredt. Dette indebærer, at risici i højere grad beskrives og en beskrivelse af, hvordan disse imødegås af de kontroller, der allerede er implementeret i forvaltningen. Der eksisterer allerede overordnede beskrivelser af områderne i forvaltningen, men der er behov for at udarbejde en mere formaliseret forretningsgang, der lever op til kommunens kvalitetsstandard på området.

    

   Forvaltningen afventer den endelige tilbagemelding fra revisionens undersøgelse på det mellem kommunale område, da denne tilbagemelding vil danne grundlag for at etablere et afstemt kontrolmiljø. Implementeringen forventes afsluttet i 2. kvartal 2027.

    

2. Tilskudsadministration

   Området vedrører administration og dokumentation af eksterne tilskudsmidler, herunder ansøgning, anvendelse og afrapportering til tilskudsgivere.

    

   Forvaltningen har vurderet, at utilstrækkelige eller uensartet arbejdsgange kan medføre risiko for mangelfuld dokumentation og manglende overholdelse af krav fra tilskudsgivere. Dette kan skabe usikkerhed om korrekt anvendelse af midlerne og indebære risiko for tilbagebetaling af tilskud.

    

   Processen har haft et  længere forløb, da forvaltningen har prioriteret at skrive en forretningsgang, der omfatter alle de forskellige tilskud, forvaltningen modtager og samtidig sikrer overholdelse af de gældende krav på området. Der er nu udarbejdet en ny forretningsgang for administration af tilskud som gør, at forvaltningen kan overholde krav fra tilskudsgivere. Den implementeres i 3. kvartal 2026.

    

3. Registrering af let omsættelige aktiver

   Området vedrører registrering og kontrol af let omsættelige aktiver, herunder udstyr og inventar til en indkøbspris på under 100.000 kr.

    

   Forvaltningen har vurderet, at den nuværende manglende registrering medfører risiko for, at aktiver ikke kan identificeres, dokumenters eller kontrolleres i tilfælde af tyveri eller bortkomst.

    

   Processen har været længere undervejs, da forvaltningen har været i dialog med de øvrige forvaltninger for at afdække og inddrage deres arbejdsgange og erfaringer på området. Der forelægger nu et aktuelt arbejde med at kortlægge og indsamle relevante data til brug for registreringen af let omsættelige aktiver, så dette kan danne grundlag for en fremadrettet kontrol og forretningsgangsbeskrivelse. Implementeringen forventes afsluttet i 2. kvartal 2027.

1. Indtægtsbevillinger

Området vedrører modtagelse og administration af eksternt finansierede midler, herunder bevillinger fra fonde, puljer og tilskudsgivere.

Forvaltningen har vurderet, at tidligere mindre formaliserede processer har medført risiko for uensartet håndtering af indtægtsbevillinger og utilstrækkelig dokumentation for, hvordan midlerne administreres. Ligesom i punkt 2 kan dette skabe usikkerhed om, hvorvidt krav fra bevillingsgivere og fældende økonomiske retningslinjer overholdes.

På samme måde som med tilskudsadministration har forvaltningen prioriteret at sikre, at forretningsgangen både lever op til de gældende krav på området og omfatter alle de tilskud, som forvaltningen søger. Forvaltningen implementerer en ny forretningsgang for ansøgning og håndtering af eksternt finansierede midler med henblik på at sikre korrekt håndtering af indtægtsbevillinger. Implementering forventes i 3. kvartal 2026.

Den uafhængige kontrol- og rådgivningsfunktion Intern Revision vurderer, at de ovenstående risici kan håndteres hensigtsmæssigt, hvis handleplanerne gennemføres som forudsat.

Politisk handlerum

Udvalget kan vælge at tage sagen til efterretning eller anmode forvaltningen om yderligere opfølgning på de identificerede risikoområder.

Økonomi

Intet yderligere.

Videre proces

Indstillingen behandles i Økonomiudvalget sammen med de øvrige forvaltningers handleplaner i august.