B-sag: Revisionsberetning vedrørende årsregnskabet 2025

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU),

1. at forvaltningens handleplan vedr. godkendelse af indkøb og varemodtagelse godkendes.

Problemstilling

Regnskabet for 2025 blev godkendt af BUU på mødet den 11. marts 2026. Efter behandlingen i udvalgene er kommunens samlede regnskab blevet sendt til kommunens eksterne revisor EY, for at blive gennemgået. Revisionens opgave er at vurdere, om regnskabet er retvisende, samt om der er nogle risici i forbindelse med regnskabsprocesserne i forvaltningen.

EY har nu fremlagt den samlede revisionsberetning for 2025, jf. bilag 1. EY har godkendt regnskabet uden forbehold og har i revisionsberetningen afgivet sine bemærkninger til regnskabet. Med beretningen har EY givet 5 revisionsbemærkninger til kommunens regnskab. Der er 1 bemærkning til BUF, der vedrører godkendelse af indkøb og varemodtagelse.

EY bemærker, at BUF har en afvigende arbejdsgang for indkøb og varemodtagelse, hvor varemodtagelsen, som led i AF’s understøttelse af enhederne, ofte udføres af en stedfortræder i stedet for indkøberen på indkøb under 10.000 kr. I forvaltningens seneste opgørelse var der ca. 280.000 fakturaer under 10.000 kr., som indebar f.eks. småkøb i supermarkeder eller materialer som kuglepenne.

Formålet med BUF’s arbejdsgang har været at have en effektiv understøttelse af kreditorbehandlingen på de decentrale enheder med en kompenserende kontrol gennem funktionsadskillelse og bagudrettet kontrol. I praksis betyder dette, at en administrativ medarbejder godkender indkøb på vegne af decentrale institutioner i stedet for den decentrale leder.

Revisionen bemærker, at det er i strid med kommunens nuværende regler i ”Forretningscirkulære Indkøb”, der foreskriver, at kontrollen som hovedregel skal udføres af en person med tilstrækkelig viden om indkøbet, hvilket typisk vil være indkøberen/bestilleren. AF vurderes ikke som at have tilstrækkelig viden om indkøbet, medmindre de ringer ud til den decentrale leder uanset beløbsstørrelsen eller type af indkøb.

Løsning

Udvalget godkendte på mødet den 17. september 2025 en midlertidig handleplan for at imødekomme revisionsbemærkningen. Forvaltningen gjorde i indstillingen opmærksom på, at den mest optimale håndtering af varemodtagelse på under 10.000 kr. er en ændring af de nuværende regler i ”Forretningscirkulære Indkøb”, og at forvaltningen ville indgå i dialog med ØKF om dette. Dette arbejde pågår stadig.

Det er fortsat forvaltningens vurdering, at man ved at ændre kommunens regler og i stedet foretage en væsentlighedsbaseret kontrol af indkøb frem for 100 % varemodtagelse af indkøberen kan få bedre kontrol uden at bruge ekstra midler og samtidig friholde decentrale ledere og fagpersonale for unødigt administrativt arbejde. Dette er også praksis i andre kommuner, hvor automatiseret fakturagodkendelse, datascreening og ledelsestilsyn supplerer kontroller på højrisikoområder. Erfaringerne herfra viser, at denne model reducerer administrativt arbejde uden at øge risikoen væsentligt.

En ændring af kommunens regler for varemodtagelse fra 100 % varemodtagelse til væsentlighedsbaseret kontrol af indkøb vil medføre færre administrative opgaver, dermed sparer kommunen penge på administration, og der frigives samtidig mere tid til kerneopgaven for de decentrale ledere og fagpersonale, der med de nuværende regler skal godkende alle fakturaer på køb under 10.000 kr.

Indtil en evt. ændring af reglerne, er BUF forpligtet til at leve op til kommunens nuværende regler for varemodtagelse og indkøb. Dette vil forvaltningen gøre med den opdaterede handleplan i bilag 2. For at styrke kontrol og proces har forvaltningen igangsat flere initiativer:

• Varemodtagelse af indkøb på under 10.000 kr. flyttes fra AF til de decentrale enheder.
• For at understøtte den decentrale varemodtagelse implementerer forvaltningen varemodtagelse i Kvantum, hvor modtagne fakturaer sendes manuelt til indkøberens EAN-nummer. Det kræver dog en ændring af EAN-strukturen, da en kommunal institution ikke har sit eget nummer, men er knyttet op til en klynges EAN-nummer.
• Desuden udrulles en række anbefalinger på processen indkøb til betaling gennem Brugervenligheds- og procesoptimeringsprogrammet (BP-programmet), som implementeres på tværs af kommunen fra Koncernservice og har til formål at understøtte forvaltningerne med bedre processer, automatisk fakturabehandling, uddannelsesmateriale og forandringsledelse. Det vil forbedre brugeroplevelsen, realisere et potentiale ift. automatisk fakturabehandling og styrke den generelle procesunderstøttelse på indkøbsområdet. Programmet implementeres samtidigt i alle forvaltninger og kan hverken udskydes eller tilpasses lokalt. Implementeringen starter ultimo 2026, men kører intensivt fra 2027.

For at gennemføre handleplanen og leve op til kommunens nuværende regler om fuld decentral varemodtagelse er der en varig ekstraudgift på ca. 7,0 mio. kr. årligt, som primært er til kompensation for den øgede tid, som de decentrale enheder skal bruge på opgaven. Denne udfordring kan på sigt blive mindre, afhængigt af, hvor langt BP-programmet lykkes med at automatisere fakturabehandlingen. Et potentiale forvaltningen lige nu afdækker med ØKF.

Udgifterne til at gennemføre initiativerne er en af BUF’s specifikke udfordringer til Budget 2027.

Politisk handlerum

Der er mulighed for at bede om ændringer til handleplanen.

Økonomi

Handleplanen medfører årlige merudgifter på ca. 7 mio. kr. fra 2027 og frem. Hvis merudgifterne ikke finansieres i forbindelse med forhandlingerne om Budget 2027, skal Børne- og Ungdomsudvalget selv finansiere merudgifterne.

Videre proces

Den samlede handleplan for kommunen med alle forvaltningers bidrag fremlægges for Økonomiudvalget den 25. august 2026. Økonomiudvalget forelægges herefter opfølgning på handleplanen ultimo 2026.

Tobias Børner Stax                                Sti Andreas Garde