Økonomisk genopretning - månedlig afrapportering November

Børne- og Ungdomsudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde onsdag den 5. december 2007

 

 

3.      Økonomisk genopretning - månedlig afrapportering November  J.nr. 2006-3866

 

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Månedlig statusrapport om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets (BUU) økonomi til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget, jf. BR 678/06.

INDSTILLING OG Beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget beslutter, 1.      at tage statusrapporten til efterretning, idet udvalgene finder det utilfredsstillende, at BUF ikke har valideret budget 2008, som besluttet i sidste statusrapport. Udvalgene indskærper, at valideringen af budgettet senest skal indgå i statusrapporten pr. februar 2008. 2.      at BUF sammen med Deloitte gennemgår økonomistyringen på en række konkrete skoler og institutioner som led i de igangværende aktiviteter om forbedring af den decentrale økonomistyring.  Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i mødet den 5. december 2007 Indstillingen blev godkendt. Majbritt Mamsen (C2) og Louise Frevert (D) ønskede følgende tilført til beslutningsprotokollen: "C2 og D følger gerne forvaltningens opfordring og skal gerne udtale en alvorlig kritik over forvaltningens prioritering af opgaverne, en prioritering, der indebærer, at det i realiteten ikke er muligt at danne sig et retvisende billede af det for to måneder siden vedtagne budget for 2008. Det eksterne revisionsfirma anvender flere gange bemærkningen: budgettet for 2008 synes på en række områder ikke retvisende i forhold til det forventede forbrug. Det nævnes bla., at der er et underbudgetteret lønbudget på kommunale fritidshjem og integrerede institutioner. Bekymrende er også et forventet merforbrug på 30 mio. kr. på administrationsområdet. Og endnu mere bekymrende, at forvaltningen oplyser, at der løbende vil blive tilført midler fra andre funktioner til administration. Udvalget er tidligere blevet kritiseret for ikke at have foretaget den fornødne opfølgning på forvaltningens økonomiske dispositioner og beslutninger. Men hvordan kan man forvente, at udvalget skal kunne gennemføre dette, når forvaltningens budgetoplæg ikke er gennemskueligt for selv et revisionsfirmas eksperter. Set i lyset af de sidste års negative hændelser i forvaltningen, ser vi det nødvendigt at være dækket ind som udvalgsmedlem, så det ikke på noget tidspunkt vil fremstå som om vi ikke har spurgt ind til, at der evt. kunne opstå problemer i fremtiden, der kunne være forudset p.t."

 

Problemstilling

Borgerrepræsentationen godkendte genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) den 14. december 2006, herunder at Økonomiudvalget skal have en månedlig statusrapportering. Statusrapporten pr. november 2007 gives her.

Løsning

Under ØUs behandling af statusrapport pr. oktober den 20. november 2007 blev der afgivet en protokolbemærkning, der anmoder Økonomiforvaltningen (ØKF) om at være behjælpelig med hurtigst muligt at fremlægge forslag, som sikrer, at der ved næste afrapportering er fremdrift på alle indsatsområder.

Forvaltningerne bemærker i den forbindelse, at BUF inden for de givne rammer skal sikre fremdriften i den økonomiske genopretning herunder gennemføre løbende prioriteringer af indsatsen. Det har inden for de seneste to rapporteringer været nødvendigt at ændre på milepælene i 8 ud af 15 indsatsområder. Dette er gjort for at gøre genopretningsplanen realistisk, men har samtidig mindsket den direkte sammenlignelighed og muligheden for at vurdere projekternes fremdrift.

Som en del af Økonomiforvaltningens (ØKF) opgaver har forvaltningen i forbindelse med BUF's udarbejdelse af budgetmodel for skoler og institutioner været i dialog med BUF herom, ligesom forvaltningen fremadrettet vil være behjælpelig med at vurdere Deloittes forslag til modeller for gældssanering af decentrale skoler og institutioner.

Forvaltningerne bemærker endvidere, at genopretningen af økonomistyringen skrider frem, selvom enkelte områder kræver en forstærket indsats. Særligt vedrørende den decentrale økonomistyring. Endelig bemærkes det, at BUF ikke har lavet den validering af budget 2008, som det blev besluttet i sidste statusrapportering. Første afrapportering forventes dermed at finde sted i forbindelse med statusrapporten for februar 2008.

Revisionsfirmaet Deloitte har i deres statusrapport for november vurderet 2 emner i relation til genopretningsplanen for BUFs økonomi (bilag 1), der gennemgås nedenfor.

Genopretningsplanen (økonomistyring)

Deloitte vurderer, at 7 ud af 15 indsatsområder udviser en tilfredsstillende fremdrift, mens de resterende 8 indsatsområder vurderes at have en mindre tilfredsstillende fremdrift.

Samlet set må fremdriften i genopretningsplanen – sammenlignet med oktober måneds rapportering – siges at være tilfredsstillende under de givne forudsætninger. Den samlede status fremgår af bilag 2, hvor de enkelte indsatsområder uddybes og kommenteres.

Fremdriften i indsatsområderne skal ses i lyset af ændrede forudsætninger i vurderingen af indsatsområderne. BUF har i forbindelse med oktober-rapporteringen korrigeret 5 milepæle, jf. rapporteringen herom til BUU og ØU i den seneste rapportering, mens de i forbindelse med denne måneds rapportering har korrigeret yderligere 3 milepæle.

Med de nuværende milepæle fremhæver Deloitte en række områder, hvor der har været en mindre tilfredsstillende fremdrift. Det drejer sig om bl.a. om oprydning i statusposter, hvor der trods en samlet fremdrift i projektet fortsat er forsinkelser i afstemningen, kvalitetssikringen og en endelig stillingstagen til de resterende statuskonti. Dertil kommer implementering og forankring af plads- og kapacitetsstyringen, hvor det er Deloittes vurdering, at fremdriften i projektet har været væsentligt forsinket.

Økonomisk balance

Overholdelse af budget 2007

Deloitte har ikke ændret vurdering af de enkelte punkters gennemførelse siden sidste statusrapport. Der udestår heller ikke dokumentation i forhold til implementeringen af besparelserne. 

Såfremt det forventede resultat holder frem til regnskabet, vil det betyde, at de besparelser, som blev vedtaget i forbindelse med budget 2007, samlet set realiseres. Det indebærer, at besparelserne på ca. 50 mio. kr. inden for eksempelvis bevillingsområderne Fritidshjem og klubber samt Undervisning udmøntes på andre bevillingsområder, så der sker en samlet rammeoverholdelse. Der er igangsat analyser på de områder, hvor man ikke har overholdt de oprindelige besparelseskrav.

Det forventede resultat for 2007 er ifølge Deloitte fortsat et mindreforbrug på i alt 57 mio. kr. med en risikomargin, der falder inden for et forventet mindreforbrug på mellem 6 og 76 mio. kr. Heraf skal tilbagebetalingen til andre udvalg trækkes fra.

Overholdelse af budget 2008

Deloitte har i samarbejde med BUF påbegyndt en analyse af budget 2008, jf. budgetvedtagelsen den 11. oktober 2007. Formålet er at validere budgettets forudsætninger, bl.a. aktivitetsniveauet. Dermed skal analysen udgøre grundlaget for de fremtidige vurderinger af "økonomisk balance".

Det er Deloittes generelle opfattelse, at BUF grundet ressourcesituationen på økonomiområdet samt andre tungtvejende opgaver ikke fuldt ud har været i stand til at dedikere de nødvendige ressourcer til budgetanalysen. Det har betydet, at analysen mod forventning endnu ikke er færdig, som det blev stillet i udsigt i seneste statusrapport. BUF har oplyst, at analysen vil være færdig til statusrapporten i februar måned 2008.

Deloittes foreløbige gennemgan g har vist, at der på bevillingsområdet Administration er en ubalance på 30 mio. kr. BUF har hertil oplyst, at administrationsrammen vil balancere, når de tekniske korrektioner er gennemført. På Fritidshjem og Klubber vil der i 2008 være et større finansieringsbehov, hvis forbruget i 2007 fortsætter uændret. På bevillingsområderne Specialundervisning og Undervisning er der en række forhold, som må afklares, før Deloitte kan drage en endelig konklusion. På Undervisningsområdet skal BUF således foretage en række budgetomplaceringer, før Deloitte kan validere budget 2008.

Samlet set vurderer Deloitte, at der endnu ikke kan foretages en samlet vurdering af budget 2008. Den foreløbige konklusion på analysen er, at for at Børne- og Ungdomsudvalgets budget 2008 på de analyserede bevillingsområder kan holde, forudsætter det, at BUF ændrer de nuværende aktivitets- og forbrugsmønstre samt at der i budget 2008 tages højde for de varige ændringer i 2007.

Økonomi

-

 

Videre proces

Denne indstilling behandles i Børne- og Ungdomsudvalget den 5. december og i Økonomiudvalget den 11. december 2007.

Den næste statusrapport skal behandles i Børne- og Ungdomsudvalget den 30. januar 2008 og i Økonomiudvalget den 5. februar 2008.

Bilag

1.      Statusrapportering for november 2007 vedrørende Genopretningsplan for "Økonomistyring" og "Økonomisk Balance"

2.      Status på arbejdet med økonomisk genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen pr. 22. november 2007

 

 

         Else Sommer                                  /                                          Claus Juhl